如何做好公路工程档案管理工作

【摘 要】本文就如何做好公路工程档案管理工作展开了较详细的相关论述,希望能对档案管理工作起到抛砖引玉的作用.

【关 键 词】公路工程；档案；管理；规范；验收

一、建章立制,规范档案管理

第一,要制定公路工程档案管理办法、归档范围及保管期限,统一公路工程档案管理工作标准,使整个公路系统的公路工程档案管理工作步入良性循环,达到制度化、规范化、标准化的要求.第二,要提高认识,加强管理.项目单位要将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序之中,采取有力措施,确保工程档案完整、准确；各有关部门要积极和档案部门协调配合,充分发挥自己的职能作用,重视和支持档案工作,努力形成条块结合、分工协作、齐抓共管的良好局面；加强监督指导,做到完成一个项目,验收一个项目,归档入库一个项目；项目档案工作与项目建设要同步进行,做到同计划、同实施、同验收.第三,要进一步规范工程建档工作.将工程竣工档案工作与工程建设同步进行,使档案管理工作达到全、准、严.即在工程档案内容齐全上下功夫,确保工程档案资料的归档率；严把准确关,确保工程档案资料的完整率；严把工程档案质量关,不合格的工程档案资料严禁进入档案室.

二、做好保管利用,实现效益最大化

第一,本着“谁主管、谁负责”的原则,做好保管工作.一是建立健全公路工程档案保管制度,制定档案借阅、移交等手续,避免档案的遗失.二是定期组织人员对档案保管情况、库房安全情况进行排查,确保档案的安全保管.三是坚持科学分类,保持档案管理的连续性和科学性.第二,本着“谁管理、谁开发”的原则,做好利用工作,要增强档案人员的服务意识、参与意识和效益意识,充分发挥其主观能动性,改变被动的服务方式,主动了解档案利用需求,提供档案信息.重视开发档案信息,编写不同种类的检索工具和档案编研材料,如各种专题目录、全宗指南、专题汇编,实现档案社会效益和经济效益的最大化.

三、运用现代化手段,提高档案管理水平

要提高公路工程档案管理水平,就必须充分运用现代化管理手段,积极开发公路工程专项档案信息化管理系统,信息档案库.充分利用数字摄像机、扫描仪、计算机等现代化设备,对公路建设和养护期间所保存的档案资源进行信息化,系统化的存储、整理、编目、检索,并建立一系列的数学模型.通过对公路工程档案的存储数据,对工程实现动态监控管理,对公路的运营能力和病害的发展趋势作出科学的预测,从而既节省时间,也节省人力、物力和财力,提高工作效率,降低工程成本.并通过计算机网络实现档案管理与办公自动化的有效联接,以达到有效资源的合理利用与共享.

四、严把验收关,使档案发挥凭证作用

工程建设、监理单位及档案管理部门要严格把好审查验收关,在档案的归档整理阶段,应加强规范化管理,重视并协调档案整理与公路档案规定标准的衔接问题,解决文件资料的积累管理程序与工程档案管理规定的要求一致性问题,同时针对平时档案整理的归档不到位、文件资料形成的质量差等问题进行全面补充、完善,使形成的档案资料规范、统一、有序.在项目验收阶段,应加强工程技术人员与档案部门的验收人员要密切配合、严格把关,按要求对移交来的各施工单位编制的竣工图、文字资料、施工报告要进行认真审查,着重检查隐蔽工程验收记录的真实性和工程设计变更单的落实情况,认真审查竣工图及文字资料是否完整、准确,签证是否完备,组卷排列是否合理等等,并指导资料编制人员正确整改,确保竣工档案的真实性和准确性,使其竣工档案资料在工程项目合同决算时,真正发挥凭证作用,达到收集整理档案的目的.

五、加强人才培养,提高管理人员素质

首先,培养新型档案管理人才.提高公路工程档案管理人员素质,必须适应公路工程档案专业人才培养规律的多层次性,进一步完善人才教育体系,加强人才队伍建设,综合考虑公路工程档案管理工作的需求,设计合理的人才培养层次结构,确立培养目标,优化专业结构,以有效拉近学习内容与实践操作之间的距离,建立与我国公路工程档案事业相适应的档案专业人才培养体系.其次,建立健全用人制度.实行竞争上岗的用人机制.对于新调入的档案管理人员,要坚决破除根深蒂固的“铁饭碗”意识,坚持学历与能力相结合并且以能力为主的用人原则,在职务晋升时则应建立公开、公正、公平的用人制度；逐步实行持证上岗制度,使职业资格证书成为公路工程档案工作从业的标准和依据.最后,应重视档案管理人员的继续教育,定期开展岗位培训和在职学习,针对公路工程档案工作的不同环节及岗位侧重安排培训内容.