本站原创[摘 要] 档案是反映历史面貌的真实记录,档案事业是党和国家各项事业的重要组成部分.档案工作是办好学校的重要基础工作,也是衡量学校管理工作水平高低的标志.建立和管理好学校档案,并促使学校档案工作纳入规范化、制度化、科学化管理的轨道,不断提高档案管理的整体水平,有着极为重要的意义和作用.
[关 键 词 ] 学校 档案管理
电视大学档案资料是学校各部门行使职权、处理工作所形成的各种文件和教学、科研等业务活动中积累的资料,通过对具有保存价值的各种载体的文件资料进行整理、组卷、编码和排列等工作,形成了可供查找利用的档案.电大的档案形成范围广,内容新旧混杂而丰富,种类繁多,他真实地反映了学校各个时期的面貌,对于学校编史修志,和行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工的利益,有着重要而特殊的参考、凭证、借鉴作用,目前,大部分电大已建立起了综合档案室或档案馆.但也存在一些问题,如领导的档案意识、形成档案部门的档案意识有待进一步强化,以提高档案综合管理的水平.同时,要注重做好电大档案信息资源的开发利用工作.
一、当前电视大学档案管理工作中存在的问题
1、某些学校领导对档案管理不够重视,其表现为：⑴对档案管理的意义认识不足.多年来,由于对“教育改革”的狭隘认识,导致档案事业建设降低到了教育改革的附属地位,经常以一种对当前教育改革是否有用的实用主义来衡量档案事业,而这一观念又恰恰违背了档案的价值属性,因为档案是历史的产物,不能产生直接的教改成绩或效果,档案往往是到检查评估利用的时候才显出它的价值.⑵依法归档的意识不强.基层的领导同志不能深入实际解决档案收集工作中存在的实际问题,档案收集方式仍然依靠档案管理部门主动索取,而依靠有关部门主动移交的可操作性不强,致使档案移交工作迟迟不能落到实处,甚至材料收集不齐全,直接影响收集工作的开展.
2、教职工对依法治档的观念淡薄.由于档案违法行为所产生的后果具有间接性、隐蔽性,这导致了人们忽视或轻视档案违法行为.因其后果不如刑事案件、行政案件、民事案件等所造成的后果那样,直接地明显地危及国家、人民的人身和财产安全,会给国家、人民带来直接的、明显的危害和损失.同时,学校对教职工的评价考核也没有把依法治档作为其中一个条件.把档案资料的收集、移交看成是一种负担,甚至不当一回事,学期或学年结束,该交的档案资料也没有整理移交,需档案管理人员的多番催促.
3、上级档案部门,对学校依法管理档案工作监督力度不够.一些档案行政管理部门对于学校存在的档案违法行为,往往只进行现场指导纠正,久而久之,执法检查变成了上门服务,上门帮助组卷、立卷,以指导替代执法、替代执罚.而对于法定破损档案、不及时归档、归档不全、利用不还、档案面临危险等档案违法行为不作重点深入检查和追究.
4、档案管理人员素质不高.改革者开放和社会主义市场经济体制的建立,对档案管理工作提出了新的要求.一名合格的档案管理人员应具备一定的理论水平和政治素养,熟悉党和国家关于档案方面的方针和政策,具备一定的历史知识,一定的语文知识以及文字表达能力.此外,随着校园网络建设和信息技术的普及,高校档案工作继续一批现代化信息管理方面的人才.但目前能达到上述要求的高校档案管理人员为数不多.
5、管理方式落后.高校档案传统上仅仅是以单一的纸质档案为主,由于经常查阅取放的自然磨损和纸张的老化变质,使介质档案保存期不长且存放不方便,占用面积大,同时不易复制,难以达到永久安全保存,因而给档案管理增加苦难.
二、目前电视大学档案工作应采取的措施
1、依法健全和完善档案收集管理制度.档案资料的收集、移交和整理、保管,是发挥档案工作整体功能的前提,也是做好档案业务工作的重点.要扎扎实实地做好这项基础工作,不仅要把学习贯彻《省档案管理办法》与学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》结合起来,加大宣传力度,努力营造浓厚的社会氛围,还要依法健全和完善档案收集制度.档案收集管理制度主要包括：
(1)登记制度.为了掌握收集工作情况,避免应归档材料的遗失、散落,应及时做好登记工作,形成必要的制度.
(2)时限制度.及时收集是确保归档文件材料齐全完整的关键.收集材料不能等到年底收集与整理,而应区分不同情况,明确收集与归档时限.因为有些文件材料在办文部门较长,遇上机构变化、人事变动、工作调整,很容易散失,造成归档不全或不完整.
(3)查对制度.档案管理部门要做到对所管档案材料心中有数,必须确定一个时间核对收集归档材料,对收集工作中发现的问题,如不全、短缺材料的,要及时向有关部门追要收集,对错装、错收的,材料要及时查清并予以纠正.
(4)移交制度.要根据具体情况,制定出具体档案材料的归档范围、时间与质量要求,使各单位、各部门形成的档案材料一般应及时处理完毕后,及时移交给档案管理部门归档保存,避免任何组织与个人以任何理由积压、滞留应归档材料的现象发生,保证档案材料的完整齐全,特别是人事档案更应注意及时移交.
(5)索要制度.对于未能及时移交到档案管理部门的归档材料,档案管理部门不能完全坐等有关单位或部门主动送交材料上门,对以上制度执行情况,可与工作评价结合起来,奖惩分明,如评优、评先、职务晋升等.
2、建立健全档案管理制度.电大档案部门要在上级主管部门及分管校长领导下,依据档案法结合本校实际,制定本校档案管理人员岗位目标责任制,把完整的系统的收集整理档案工作,纳入基层领导和档案管理人员的岗位责任制,并与考核,奖惩,挂钩.一次激发档案工作人员的积极性和创造性,发觉潜力,推动学校档案工作向前发展.
3、学校档案管理人员要努力提高自身素质.依法治档的关键是严格档案行政执法,法律是依靠人来贯彻执行的,法律秩序必须通过良好的执法来维护.再好的法律和制度,如果得不到严格的执行和遵守,也将形同虚设.依法治档更重要、更核心的是我们各级档案管理人员在法定权限内,按照法定程序,依法履行法定职责.树立坚定政治信念、公正清廉、业务精通、作风优良,能胜任新形势下工作需求,是保证依法治档真正落到实处的关键所在.
4．上级档案部门应加强对学校档案执法监督检查.首先,要强化档案执法监督检查的手段.在执法监督检查中要改变过去那种只听听汇报,看看材料,提提建议,发个通报等做法,真正严格按照《档案法》及有关规定的要求认真监督检查,对查出的问题,按照规定的程序认真处理,决不姑息迁就.其次,建立档案法制监督机制.各级档案行政管理部门,要制定有关规定、制度来规范档案执法监督检查机关和档案执法监督检查人员的行为.
参 考 文 献
[1]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京大学出版社,2008.
[2]卢慧军.浅谈数字化时代档案信息资源的开发与利用[J].宁波广播电视大学学报,2009.3.
[3]梁守英.关于高校档案工作创新的思考[J].广西右江民族师专学报,2007.6.