高校图书馆学科馆员制度下的图书两级采访

[摘 要 ]从临沂师范学院图书馆图书采访工作实践出发,介绍图书两级采访的含义、政策环境、经费管理及服务模式.重点探讨学科馆员制度下的图书两级采访,包括学科馆员的科学管理、团队保障、桥梁作用和角色转变等.对图书两级采访学科化服务的知识化、专业化和个性化进行深入研究.指出学科馆员制度下的图书两级采访使得高校图书馆的服务体系从建设到管理、从服务到效益变得更加完善,为高校图书馆提供一条学科化的图书两级采访服务模式.

[关 键 词 ]高校图书馆　学科馆员 图书采访学科化服务

[分类号]G250

近几年,随着学科化服务在高校图书馆的深入发展,学科馆员服务图书采访的尝试,成为高校图书馆学科化服务的新亮点.笔者所在的临沂师范学院图书馆经过十几年的图书两级采访等实践,从开始的教授推荐书目,到采访员提供书目教授圈划,再到“采访员－学科馆员－选书教授”三者协作的项目管理形式,总结出了一条优化的图书采访学科化服务工作模式.

1　图书两级采访

所谓图书两级采访,是指高等院校各学科指定的图书采访选书教授(以下简称“选书教授”),利用图书馆提供的网上图书采访系统,在网络终端上选择本学科的图书书目,形成最初订单,发至图书馆.图书馆采访人员根据各二级院系专业设置、学科建设以及图书经费比例,对选书教授选定的书目进行审核、确定复本,并在馆藏书目数据库中查重,形成最终订单,发至书商,由书商负责购买.这样一个由学科选书教授和图书馆图书采访人员共同完成的网上图书协作采访过程,我们称“图书两级采访”.

1.1图书两级采访的政策环境

对于图书两级采访项目,临沂师范学院图书馆经过大力宣传和争取,引起了学院领导的足够重视.学院每学年都由分管院长主持召开由各二级院系主要负责人和选书教授参加的图书采访会议.会议的主要议题就是总结与布署年度图书两级采访的工作情况及任务,对选书教授的工作予以评估,给予奖罚等.学校还多次下发文件,给予政策支持,使图书两级采访工作得以持续发展.

2005年学院以“临师院发[2005]30号”文件下发了“临沂师范学院关于印发《临沂师范学院文献资源建设与管理若干规定》的通知”,文件指出：“系(院)应坚持围绕课程建设和学生学习需求进行文献资源配置,要保证学校下拨购置经费的80％分解到课程,由任课教师根据课程需求选购文献资源”,“保证购入文献资源的使用效益”.文件明确规定了图书两级采访各自的权力与职责：

图书馆一级的职责是：①负责制定文献资源建设年度实施方案；②负责系(院)购置计划的审查、汇总工作；③落实文献资源采购和组织上架流通工作,并及时通报新书到馆和上架情况；④搞好资源配置使用效益的评估工作；⑤依据使用效益评估结果提出奖罚意见.

系(院)一级的职责是：①明确文献资源建设负责人(选书教授),建立相应工作制度；②根据年度分配经费额度,按照课程建设和学生学习需求,制定文献资源经费使用办法,落实购置计划,提出购置清单并报送图书馆；③指导学生有效利用文献资源；④做好本系(院)文献资源配置建设的评估工作.文件重点强调：“文献资源配置建设实行使用效益评估和责任奖罚制度”.

2007年学院又以“临师院发[2007]18号”文件下发了“临沂师范学院关于优化调整图书资源配置办法的意见”.文件从“增强教学资源配置的针对性和实效性”、“建立以课程要素建设为核心的资源配置机制”等方面对资源配置予以规范,文件特别指出“将图书经费纳入教学经费范畴”,“要把50％左右的图书经费直接分配到以创新和重点课程为重点的各门课程,由教授根据专业课程建设需要、教学和学生学习需要,列出采购书目,职能机构审核后列入年度采购计划”.“所有采购由图书馆按程序组织落实”.学院文件为图书馆图书两级采访的规范与发展,提供了必要的校级政策支持.

1.2图书两级采访的经费管理

临沂师范学院图书馆根据学院的文件精神,将学院下拨的文献资源建设经费进行了优化管理,即图书馆与各二级院系间文献购置经费的两级协作管理.图书馆将图书购置经费按学科分配到各二级院系,让选书教授根据经费多寡,有计划、有目的地选购本专业的图书,自主合理的配置本学科的图书资源.其主要内容包括：①图书馆对文献资源总经费施行总控制,进行科学的按学科细化分配,并进行严格的控制管理；②各二级院系对所属各学科文献购置经费进行使用管理,由选书教授按实用性和特色化的文献建设原则选择本学科的专业文献,并对学科文献购置经费施行计划管理,进行必要的预算、调配和决算；③在明确各自的权力和责任的基础上,图书馆与各二级院系之间建立密切的协作联系平台,通过文献购置经费的控制与使用,量化管理内容,构建二级定量管理体系；④图书馆对各二级院系各学科文献资源建设经费的使用情况进行论证、调研和评价,以不断提高学科文献购置经费使用的准确率.图书经费按学科分配到各二级院系,提高了选书教授参与图书采访的热情和积极性.

1.3图书两级采访的服务模式

临沂师范学院图书馆在图书采访项目上施行“采访员――学科馆员――选书教授”相结合的图书两级采访工作模式.该模式中选书教授选书是主要一级,图书馆采访服务是关键一级,选书与服务相互协调,相辅相成,共同推动图书馆文献资源建设的健康发展.

图书馆采访员从藏书建设整体规划和统筹角度出发,综合考虑选书教授与学科馆员的采购信息,最大限度的执行选书教授的选购指令.采用图书采访服务质量前端控制的原则,调研、核定整个图书采访工作流程,评估选书教授与学科馆员在图书采访中的工作绩效.

学科馆员在图书两级采访模式中起桥梁、纽带作用,其优势在于：①学科馆员利用学科背景提供更加优质的学科化服务；②学科馆员的服务对象和服务目的更加明确,服务手段和服务方式更加专业；③学科馆员将资源和服务进行有机的整合；④个性化服务.即根据各学科选书教授在书目获取、选择过程中的不同需求,进行有针对性的搜寻、组织、重组与提供,并随时进行灵活有序的协调与互动、交流与沟通.

基于选书教授对本学科的了解和对专业图书的甄别能力,所选图书与学科专业设置及科研方向相匹配,体现了本学科的发展动态和专业读者的图书需求,有较高的学术价值,专业性和针对性强,确保了馆藏图书的专业质量和藏书建设的良性发展.使馆藏结构更贴近学科结构,改善了图书的利用率,体现了文献资源利用效益的最大化.

选书教授与学科馆员参与的图书两级采访,逐渐形成为学科化的服务模式,该模式使得图书馆的服务体系从建设到管理、从服务到效益变得更加完善.

2　学科馆员制度下的图书两级采访

学科馆员制度是一种服务方式的变革,是对用户 需求和找寻服务的积极反映.是高校图书馆根据馆员的专业知识背景和实际能力,主动为对口院系开展全方位信息服务的一种学科化服务模式.临沂师范学院图书馆在学习和借鉴国内外图书馆实行学科馆员制度的基础上,积极引入和建立了“学科馆员制”,从学科馆员制度本身进行建设、实践与优化.

2.1学科馆员的科学管理

临沂师范学院图书馆通过深入调研读者的需求,重新认识和探讨学科馆员制度在高校图书馆的深入和发展,进行了相对统一的制度建设.在图书两级采访项目上,重点改革服务机制,并从组织结构、人员匹配、服务内容等方面进行了重组.

将图书两级采访列为学科馆员的重点工作之一,并实行企业客户经理式的经营服务制度,即采取承包系院、融入一体、服务一线,为师生提供随时随地的服务；通过职责绑定、服务绑定、考核绑定,使学科馆员成为服务学科化的第一责任人；利用多种形式推销自己、推销资源.

充分利用各种实用的方法和途径,努力树立学科馆员图书采访品牌,宣传推广学科化图书采访服务理念,逐步让各个院系的选书教授都形成“一切信息问学科馆员”的共识.

资源建设作为学科馆员的重要职责之一,细化了学科馆员的图书采访工作内容,职责变得更加明确.

学科馆员有针对性地搜集整理各相关学科的书目信息,督促选书教授完成对口学科的图书划订、采购建议；强调资源建设的整体性,防止各学科之间图书不必要的重复、漏订等,并提交书面工作实录.

学科馆员制度代表了图书馆由“资源主导型”转向“服务主导型”的发展方向,从学科馆员的职责内容上体现变被动服务为主动服务的特点.

2.2学科馆员的团队保障

在学科馆员的团队建设方面,临沂师范学院图书馆进行了创造性的探索.

一是要求学科馆员团队应具备：①完整的知识结构,丰富的图书采访经验；②敏锐的信息意识、较强的信息获取及组织能力；③熟悉馆藏模式结构和资源利用手段；④满足用户深层次需求,能充分发挥本身的特长优势.

二是为选书教授认识学科馆员的工作进行了积极努力.在学科馆员启动之初,为得到院系的理解和支持,图书馆馆长带领学科馆员分头深入到各院系宣传学科馆员在图书两级采访中的职责和任务,并请各院系指定选书教授协助学科馆员开展工作.

三是为学科馆员走入选书教授群体做了很多工作：①要求学科馆员创立自身的服务品牌,充分认识选书教授对学科馆员的第一印象将在很大程度上影响其未来的交流模式；②加强学科馆员与选书教授的面对面交流与服务；③图书馆定期对选书教授进行图书两级采访项目的集中培训,以不断提高其图书采访的专业能力和工作效率.从用户层面上,要求选书教授有足够的图书需求意识,并且要有意识地、主动地利用学科馆员这个桥梁为他们的图书采访工作提供帮助.

四是选书教授队伍也作为团队建设的条件之一.要求学科馆员与选书教授建立个人友谊,以其所建立的个人联系数量作为业绩指标之一,并建立专门选书教授档案库,以作为图书两级采访合作的基础资料.

五是学科馆员制度作为图书馆协调选书教授参与图书采访工作的长效机制.

2.3学科馆员的桥梁作用

学科馆员制度的推行,在图书馆与对口院系之间架起了一座信息沟通的桥梁,缩小了图书馆与各院系间的距离.据调查,大多数高校图书馆已经意识到了学科教授选书的重要性,但由于没有与之相对应的制度建设和专业人员的交流协调,致使选书教授在参与文献资源建设方面不能完全体现,教授选书不能坚持,有的流于形式,最终选书工作还是要采访员来完成.这样由于图书馆图书采访员的学科局限,导致馆藏质量和效益不能保证,馆藏结构也不尽合理.正是学科馆员制度的建立与维护以及学科馆员的学科化图书采访服务,才使得图书馆与各院系间在图书两级采访中的沟通与交流变得经常性和无障碍性.这种一对一、面对面的桥梁式交流,增强了图书采访信息传递的精确性,保证了选书教授兼做图书采访工作的时间和精力,提升了图书馆文献资源建设与管理的境界,实现了馆藏发展的最优控制.

2.4学科馆员的角色转变

学科馆员制度贯穿于整个图书两级采访的运作机制中,与图书馆工作完整地结合起来.学科馆员制度下,学科馆员的角色必将从单纯的提供通用资源服务,转为全面介入图书馆的资源建设；从单纯的知识提供者转为学科化资源建设的服务者与研究者；从单纯的传统服务向新型学科化服务转型.学科馆员的角色转变是其服务空间的拓展.

学科馆员在图书两级采访中的一个重要角色,就是服务与研究选书教授这个直接的协作个体.由于选书教授在协作交流中扮演着教学者、研究者、作者、读者等多重角色,并分别隶属于不同组织,学科馆员应从这几个角度与之协作,研究选书教授在不同环境与文化、不同知识背景、甚至是不同性格下的信息需求特性和习惯以及诉求信息,并在理解各专业教学目标和方向的基础上使图书采访服务深入下去,形成与选书教授图书采访沟通渠道的多样性和合作交流的网络性.实践证明,基于对图书两级采访工作目标的贡献,不管是选书教授还是学科馆员都对自己在图书采访中的角色,产生了积极的期望和认同感,营造了良好的图书采访协作氛围.

3.图书两级采访的学科化服务

图书两级采访的学科化服务是高校图书馆的一种新型服务模式,它以学科为基础,以学科馆员为服务主体,采用先进的信息技术和网络技术,为院系图书采访提供深层次、知识化、专业化、个性化的学科服务需求,最大程度地建立学科型图书采访服务体系.

3.1专业化服务

学科化服务的专业化就是以学科馆员的专业分工为基础,专业水平为依托,按照用户的不同需求,提供专业对口的信息需求服务.在图书两级采访服务中,就是向不同专业的选书教授提供集成的专业图书采访信息服务.包括提供更具针对性的特色书目信息服务,新书到馆信息服务,读者新书满意度信息服务,新书利用价值信息服务,图书采访评价信息服务等.使选书教授尽可能全面地了解和掌握所需专业信息,以便更好地参与图书采访工作.

学科馆员的服务结构是一种间接服务模式,即学科馆员通过选书教授来了解对口专业的需求而进行服务的一种模式.学科馆员在对选书教授这个“核心用户”的专业服务中,将提供专业资源利用渠道、推动专业信息交流畅通、创新专业服务品牌作为宗旨,凸现图书馆在图书采访环境中的主动性和开创性,明确提出希望通过沟通来分享彼此的专业教育理念.高校图书馆通过专业化智能服务平台,利用学科馆员的专业知识背景,以专业化服务为核心,以综合性服务为基础,以个性化服务为侧翼,构建高校图书馆整体学科化服务的新模式.

3.2知识化服务

学科化服务的知识化就是各种服务得以全面知识化的结果.包括：①服务形式的知识化.学科馆员的知识服务以创新作为首选,服务形式的知识化是其核心业务的增长点；②服务功能的知识化.学科馆员作为知识需求者和知识提供者之间的知识转化器和增值器,其学科服务功能的知识化是必然的.学科馆员迫切需要以其知识服务为核心、以服务结构优化为发展契机,以服务功能的创新为发展动力,向用户提供优质的知识化服务；③服务需求的知识化.学科化服务的价值观念决定了服务需求内涵的知识化和服务产品的知识化.学科馆员的核心业务就是将知识服务介入到用户的教学、科研、学习当中去,使图书馆真正起到“学术性服务机构”的作用.从图书两级采访服务中可以看出,选书教授发出的采购指令含有学科馆员的知识信息和劳动成果.

学科馆员有必要树立新的以院系服务为中心的知识服务理念,建立基础知识服务平台.在这个平台里,更好的完善学科化图书采访服务模式,积极开发系统的知识化处理功能,将所有知识化服务工作进行集成,建立全面、全程的知识化服务责任制和融洽、规范、互动的知识化服务关系.

3.3个性化服务

学科化服务的个性化不仅包括服务形式、服务内容、服务方式上的个性化,而且包括服务理念的更新.在图书采访活动中,最重要的是针对“核心用户的核心人物”,即选书教授,以其个人的专业和兴趣,建立个性化服务管理系统,有针对性的将与需求对应的个性服务嵌入到选书教授的信息环境中.特别是根据“用户需要什么,就提供什么”的服务原则,对各学科选书教授群进行个性化分类,以更好地跟踪选书教授的个性化需求.一方面,向核心人物提供全方位一对一的个性化服务,包括时空、方式、内容上的个性化服务；另一方面,在对用户进行个性化分类和系统服务的基础上,构建向用户目标群提供一对多的个性化经营服务模式,从而将最具针对性的图书采访信息以最快的速度和最便捷的方式传递给最需要的目标用户.

学科馆员学科服务的个性化,不仅要求对各种服务平台进行纵向整合,更重要的是从用户的需求及其兴趣偏好,对这些服务平台进行横向整合,积极构建个性化学科服务中服务资源的重组及面向用户、面向服务平台整合的学科化服务体系.