本站原创作为档案众多门类中的房产档案,是企业房产管理部门在房屋产权转移、房屋变更等管理工作中形成的有保存价值的房产历史记录,是房产管理工作的真实记载和重要依据.随着计算机在企业管理中的普遍应用,如何将现代信息处理技术与房产档案管理相结合,提高房产档案的利用价值,已经成为目前迫切需要解决的问题.
1在企业建立房产档案信息化管理的困难
1.1领导重视不足.许多企业管理人员对企业档案管理信息化的重要性认识不足,许多档案资料其实只是处于长期堆放的状态,没有及时整理归档,更谈不上利用.一些领导管理观念陈旧,而工作人员也并不习惯于在网上了解信息,不接受网络办公的方法,习惯用传统的手工操作方式处理房产档案信息.
1.2技术手段落后.目前,很多企业房产档案管理部门的电脑应用仍然停留在文字处理、财务管理等数据处理上,无论信息化基础设施建设、应用水平,还是对互联网的认知度、参与度等都远低于其他行业.大多数企业的房产管理部门管理介质仍为纸质档案,光盘技术和机读方式运用十分有限,数据库的建设与当今信息传输的技术要求相差甚远,档案应发挥的作用远远未能有效挖掘出来.
1.3档案管理人员专业素质不高.目前,企业的档案管理人员专业素质水平差异比较大,缺乏协作精神.采用网络化办公以后,管理部门之间需要相互提供有用信息,才能达到方便、快捷的办公目的.
2如何建立房产档案管理的信息化建设
2.1提高对档案管理信息化建设的认识.要建立完善的档案信息化管理,首先,要充分认识加快房产档案管理信息化建设的重要意义.科学技术不断发展,档案内容多样化,档案载体发生了很大的变化,随着计算机、多媒体、光盘以及缩微技术等的广泛应用,传统的管理模式和管理手段已不适应时代的变革,运用现代信息处理技术手段来开发房产档案信息资源,必将极大地提高档案资源的开发能力和利用效率,使房产档案管理的各个方面发生深刻变化,促进房产档案管理整体水平明显提高.
2.2完善房产档案信息归集、检索系统.为了全面、准确地收集信息,一方面,房产档案信息系统与房产交易系统有机地结合,将房屋产权信息自动归入房产档案信息系统,形成文本信息；另一方面,要利用扫描仪、数码相机等先进设备,将有关资料以图像信息方式归入房产档案信息系统.由于房产产权频繁异动的特点,房产档案的更新速度很快,因此,档案数据库的更新、管理、维护上要实现实时控制,保证房产档案信息与房产产权状况的同步变动,这是房产档案管理的核心所在.由于房屋租赁、房产交易等不同业务的特点不同,对房产档案信息要求也不相同,因此,必须建立一个多角度的档案检索系统.要充分利用计算机强大的检索功能,将房屋坐落、产权人姓名、房屋面积、产权状况等房屋产权管理中的每一要素都作为检索点,编制各种检索工具,形成计算机检索与手工检索互补的档案信息检索体系,实现万能检索,从而提供高效、便捷的查询服务.
2.3建立准确的房地产档案数据分析系统.房产档案信息不仅要满足产权人产权交易的需要,而且,也应该为企业职能部门进行宏观调控提供科学的决策依据.通过数据分析系统,对房地产市场的现状和发展趋势作出准确的判断,以便相关职能部门能够及时运用相关调控手段,使企业房产需求保持基本平衡、结构基本合理,达到科学决策,回避风险的目的.
2.4提高管理人员的综合素质.档案信息化管理的日趋完善,要靠掌握现代化技术和管理方法的档案专业人员来实现.档案工作者不能满足于现状,应正视自己的业务水平,积极推广使用新归档方法,减轻档案工作量和劳动强度,提高工作质量和工作效率.管理人员要充分利用计算机与档案管理软件,提高档案的存储和处理能力,为相关部门提供方便、快捷、及时、准确的参考信息,充分发挥档案的信息服务功能.
房产档案管理信息化是先进科学技术手段和科学管理方法与传统的档案管理方式的有机结合,是新形势下房地产业发展的必然趋势.
（作者单位：中平能化集团机械制造有限公司来稿日期：2011-08-11）