信息技术在国际承包工程中的应用

目前,国际承包工程中信息技术的开发应用已经进入了一个全新的阶段,我国的国际承包工程信息技术开发应用也随着对外承包工程业务的发展不断有所提高.但在这方面,我国的国际工程承包公司既不能完全将自己在国内的做法搬到国外,也不能照抄国外工程承包公司的做法,而应当学习国际承包公司的管理方式,与国际模式接轨,同时体现我国国际承包工程管理信息化的特点.为此本文从国际承包工程信息技术应用的需求和特点、国际承包工程信息技术开发应用的范围和内容、国际承包工程信息技术开发应用中的问题等方面进行研讨,希望能为我国的工程承包商在进行国际承包工程管理信息化建设和应用方面提供参考.

国际承包工程信息技术应用的需求和特点

国际承包工程的经营管理方式中因其自身的工程环境条件、社会条件、技术条件等多方面的特点,决定了国际承包工程信息技术的开发应用也必然有其不同于国内承包工程的需求.

从国际承包工程信息技术的应用需求看,一般分为改变或提升生产方式的单项信息技术,改造或加强管理方式的综合管理信息技术等两类,对于改变生产方式的单项信息技术的应用,由于大多采用第三方产品或二次开发,且主要应用在复杂或大型具有特别技术要求的工程中,应用不具有普遍性,因此我们不做具体需求特点讨论,只在应用范围中列出其重点单项技术内容.

一、国际承包工程投标报价信息技术应用的需求和特点

如同国内工程的计算机应用首先从工程预算开始研究应用一样,国际承包工程在数据处理方面的信息技术应用最初也是从工程投标报价的需求开始的.

1.国际承包工程投标报价的数据资料依据

国际承包工程的招标一般是提供书面标书和部分提供电子标书的形式进行招标,国外各国或地区基本都没有统一的工程预算定额,但一般会有政府或行业制订的供工程建设使用的规范化的工程计算规则与计算方法,这种方法规范与国内近年新实行的工程量清单方式也不完全相同,因此国际承包商在进行国际工程投标报价时,不可能象在国内一样按不同省市或地区的定额做报价,或者用工程量清单套不同地区的定额,国际承包商只能按市场情况和本公司的掌握的数据资料做报价方案.

2.国际承包工程投标报价的信息化软件

由于国际承包工程投标报价的资料依据和环境都不同,决定了国际承包工程在采用计算机辅助报价时不可能依赖每一个承包商都可以使用的工程报价数据库和相应的软件.面对这种情况,国际承包工程公司只能在采用通用表格处理计算软件进行工程报价处理的情况下,积累自己的工程报价资料以逐步建设形成自己的投标报价数据库基础,待条件成熟后再租用、自主开发或购买其他公司使用的工程报价软件,将自己的数据库按要求转入并在应用中不断扩充,最终形成公司自己的国际承包工程投标报价数据库和报价软件系统.

3.国际承包工程标书中对工程所需要的信息技术设备要求

通常情况下,国际承包工程的招标书中会对工程所需要的信息化系统设备配置、软件配置给出具体的要求,有的甚至会指定某一个信息技术产品的名称牌子和供应商.

对于标书中有关信息技术配置的要求和说明,做报价时一定要仔细阅读领会并理解,否则容易发生理解错误导致报价差别很大.比如在标书中,有关工程资料管理系统的项目,标书的项目说明中可能只简单说明是要求提供工程资料管理软件而并未详细说明要进行哪些资料处理,如果投标方阅读标书时理解成只是为了进行一般的文字资料处理而采用OFFICE报价就可以了,这样的理解大多是不符合标书编写者所要求进行资料处理和管理的原意的.由于国际工程的管理各方对工程实施中的各类文件非常重视,特别是对承包商来说,工程文件将是工程款申请或工程索赔的不可缺少的依据,因此,通常在国际工程中要求的工程资料管理系统是面向整个工程各方使用的综合资料管理系统,除了工具化的OFFICE软件外,报价时还要考虑是否需要提供专用的网络化资料管理系统并且要考虑所需要的用户数量,否则报价可能会相差10至100倍而发生报价错误并影响工程成本.另外部分国际工程招标文件中的指标项目文字说明用的是其他类似工程的或者是几年以前写的标书项目说明的拷贝,这与飞速发展的信息技术产品的性能会存在很大的不同,如果发现标书中有已经落后的信息技术产品的项目就要考虑应否改用新的产品或咨询确认,发现不合理的地方不进行核实而简单地按标书说明的内容报价就很容易发生报价错误.

二、国际承包工程施工管理信息技术应用的需求和特点

由于国际承包工程环境、工期、人力、设备、物资等条件的限制,与国内承包工程相比,国际承包工程施工管理信息技术的应用需求更为重要.

1.国际承包工程进度和网络计划管理对信息技术应用的要求

由于业主和承包商施工管理的需要,国际承包工程的网络计划信息化管理是必不可少的.很多情况下,招标书中都规定了要为业主工程师配备正版的网络计划软件系统,使工程师可以在电脑网络中直接操作工程网络计划,这就促使承包商也必然要为工程项目管理人员配置相应的网络计划软件以适应向工程师报送相同格式的网络进度资料的要求.

除了适应工程师的要求外,承包商自己对工程的管理也需要配备网络计划软件.因为国际承包工程所在国家或地区一般都限制承包商进入工程所在国人员的数量,这就排除了国内工程为解决工期紧张采用集中人力的“人海战术”突击赶工的做法,国际承包工程基本采用工程分包的方法,一项工程可能会有数百个分包合同上百个分包商,工程高峰时可能发生上百个分包商同时交叉施工,这时靠传统的手工调配很难适应,为此国际承包工程的承包商应当充分利用信息技术的优势,在做施工组织方案时借助网络计划处理软件模拟计算出工程实施的合理资源配置、工序和和时间控制.

2.国际承包工程工程质量管理对信息技术应用的要求

国际承包工程的工程质量控制方式与国内工程的质量管理方法有所不同,施工单位的质量控制和现场工程师的检查是必要的程序,国际承包工程质量的保障还是通过设计、施工、材料、验收、保修等各个环节责任共同并自然实现的,特别是按ISO9000质量保证体系运作的国际工程项目,由于其信息化管理程序清晰、文件记录完整,质量控制在程序的执行中就完成了,并且具有质量管理资料的追溯功能.

在信息化的国际承包工程质量管理程序中,除了施工质量管理和施工技术对质量的影响外,材料进场使用管理的信息化是工程质量控制的重要因素.信息化的物资材料管理系统记录了材料订货、进场、验收、检验、加工、使用部位、剩余处理等完整信息,这为工程质量管理和追溯提供了可靠依据.

3.国际承包工程安全和环保管理对信息技术应用的需求

在政府投资的国际承包工程的实施中,由于政府对于工程安全、工伤及环保的管理要求非常严格,承包商必须配备的专职安全员、防止安全工伤发生必须采取的措施、为环保施工增加的现场管理措施等使工程的管理成本大大增加,为了做好这些工作,采用计算机来辅助进行国际承包工程的安全和环保管理非常重要,甚至有些发达国家和地区的当地建设主管部门会指定工程必须使用哪个软件进行现场安全环保资料记录,以便政府监管部门进行信息化安全环保管理检查或数据采集.

有实力或有远见的国际承包商一般都会配合政府的监管自行开发或购买相应的软件系统对工程安全环保工作进行信息化管理,信息化的管理给监管人员带了工程管理规范化、现代化和认真负责的印象,有利于提高国际承包商的影响和工程的顺利进行.承包商应当将这种工程安全和环保信息化管理的手段用于其他类投资工程的施工中.

4.国际承包工程资料管理对信息技术应用的需求

在国际承包工程中,从投标报价开始到项目中标和工程实施并最终验收结算,以至延伸到工程的维修期,承包商和业主、设计师、政府监管部门、分包商、供应商甚至一些环保等社会组织之间会有大量的与工程有关的书信、传真、电子邮件、图纸、电子存储介质、照片等资料的来往,这些资料对工程的施工、验收、结算、索赔、维护具有重要的作用,靠传统手工方式进行这些工程资料的管理已经远远不能适应国际承包工程成功实施的要求,工程资料的管理信息化是国际承包工程必须实行的重要工作之一,目前大多数国际承包商都是在工程协同管理信息化平台上实现工程文件资料的管理.

5.国际承包工程劳动力资源管理信息化的需求和特点

国际承包工程劳动力资源管理信息化主要体现在承包商总部或地区公司（经理部）对国际承包工程人力资源的综合信息化管理、工程现场的劳动力资源调配信息化管理两方面.

承包商或地区总部对国际承包工程人力资源的信息化管理在于在建立公司内外的人力资源数据库的基础上,借助信息化手段作好工程人力资源需求的跟踪、招聘、考核、选拔、培训、派遣、调配等服务工作,工程现场的劳动力资源管理信息化主要是结合工程实施的进展,借助信息化手段进行科学合理的劳动力调配使用和日常管理.在工程和劳务分包为主要管理方式的工程中,由于总包方并不了解所有分包人员的状况,因此对分包商采用信息化手段进行考核管理也显得更为重要.

6.国际承包工程财务成本管理信息技术应用的需求和特点

工程承包商经营管理的目标是追求利润的最大化,这也是国际承包工程经营管理的最重要目标,工程的投标报价、计划进度、设备、物资材料、质量、安全、环保、资料等方面的信息化管理聚焦目标还在于为工程的财务成本效益服务,因此财务成本管理的信息化是国际承包工程信息化管理的核心需求.

国际承包工程财务成本信息技术应用的特点或难点：一是工程地点远离承包商总部,总部必须考虑采用什么方式对工程财务成本进行管理控制；二是工程所在地没有统一的财务管理信息化科目划分要求,采用什么科目方式进行工程成本信息化管理较为适宜；三是工程实施使用大量的分包商时,采用什么方法对工程的收入支出进行管理控制.由于工程进度质量是影响工程财务成本的关键因素之一,通常情况下,国际承包商总是期望对工程的实施特别是工程的财务成本和质量进度能进行实际的了解或控制,但由于国际工程的项目地点大多远离承包商总部,国际承包商对工程的财务资金和进度质量的管理控制采用信息技术手段是必然的需求.

7.国际承包工程物资材料供应管理对信息技术应用的要求

由于国际承包工程物资材料的采购是国际化的,即使主要材料都是在工程所在国采购或能通过国际承包带动国际承包商所属国家国内物资材料的出口,其操作管理方式也必须符合国际化的运行模式,国际化的材料采购模式就是集约化管理的集中采购供应模式,即使国际承包商在工程所在国家或地区只有一个工程,承包商也不能对工程物资材料采购的操作放任不管,也应当通过管理制度、操作程序来规范管理,以防止或堵塞可能发生的漏洞.在工程特别是国际工程地点分散的情况下,因为承包商总部远离工程现场,物资材料采购的管理规范是国际承包商工程管理的重大课题,也是采用信息化手段最容易产生效果的工作.国际承包工程物资材料采购的信息化管理主要是控制采购合同、材料进场使用、材料付款等关键环节和流程,这些信息化管理控制手段不但不会影响工程的进展,还会有利于工程的进行.

国际承包工程信息技术应用的实施范围和内容

通过对国际承包工程信息技术应用的需求和特点初步分析,可以将其主要应用需求范围划分为管理类信息技术、生产方式类信息技术应用两大类,本节将对国际承包工程应用这两大类信息技术的主要内容进行论述.

一、国际承包工程生产方式类信息技术

国际承包工程生产方式类信息技术是指通过计算机技术的开发应用能够起到改变传统国际承包工程生产方式方法、提升施工生产力水平的信息技术,这类信息技术通常以单项软件系统产品方式向用户提供,其强大功能体现在软件产品上,但与之配套的必要的系统设备是保证应用效果的基础.

在国际承包工程中可以应用的这类信息技术主要有：

1.工程计算机辅助设计系统

工程计算机辅助设计技术的应用已经实现了工程设计工作甩掉图版实现全面计算机出图的目标.在国际承包工程中,不管是工程总承包工程还是施工总承包或专业承包工程,工程前期和施工中设计的变更是经常发生的,应用计算机辅助设计技术进行远程图纸的会商和传送、进行电子图档的及时修改确认,可以为国际承包工程设计工作效率的提升和工程施工的正常进展提供保障.

2.工程测量计算机处理系统

工程测量的计算机处理在一些大型国际承包工程特别是土木工程中得到广泛应用.功能强大的计算机处理测量系统能够实现陆地、空中、水面、水下、地下等的移动动态控制测量数据采集和集中快速处理,工程测量的信息化技术应用改变了传统的工程测量生产方式,为保证工程的质量、进度、环境提供了有力的技术手段.

计算机控制激光测量技术也可以用于超高层及高耸构筑物施工中建筑物的垂直度偏、扭监测的计算机激光定位,以保证工程质量和施工安全.

3.工程计划进度管理系统

工程计划进度管理信息技术是国内外工程中应用计算机技术最早、最成熟、最有成效的信息技术之一.在国际承包工程中,工程投标时连同施工组织设计方案一起提交整个工程的网络进度计划是必不可少的,工程进行中也必须按月向业主或驻地工程师提交月度进度计划,许多国际承包工程还要求承包商必须按业主或驻地工程师要求的数据格式或认可的软件提交计算机处理出的工程进度计划（横道图或网络图）资料.为了有效地管理工程的计划进度和工程成本,工程承包商自己充分利用网络计划软件进行工程管理也是非常重要的.

4.工程现场监控及远程验收系统

工程现场监控及远程验收系统是视频信息处理技术、网络数据通信技术、工程施工现场管理技术的集成应用系统,在视频多点控制系统的控制下,通过工程现场设置的多个视频摄象机,工程管理者可以实现对工程现场进行远程监控,也可以通过视频摄象机对工程的进展和特别部位进行定位或动态观察配合数据传输得到的工程资料实现工程师对工程施工质量、进度的远程监控或远程工程验收.

5.虚拟现实及GPS信息化施工技术

虚拟（可视化）施工及GPS建筑施工技术：运用虚拟现实为基础的仿真技术,对多种施工方案的全过程进行实时、交互三维可视化模拟、验证和优化,为建筑施工技术的发展以及业主、项目管理者评估项目风险提供有价值的手段和资料,达到在工程未进行时就能评估出整个施工过程,工程进行中调整、优化施工过程,全面保证施工工期和工程质量.研究并应用采用GPS技术进行建筑工程施工测量和结构日照变形、风振的观测,为建筑工程测量提供了快速、精确、自动化程度高、全天候适应能力的新方法.

6.钢筋工程计算机辅助施工技术

钢筋工程计算机辅助施工系统包括钢筋大样计算、钢筋计划、原材进料、钢筋加工、安装绑扎、原材追溯、工程算量等钢筋工程的各个阶段.工程施工中的钢筋计算工作繁琐,容易造成材料浪费,采用计算机辅助处理系统,可以按计算机处理出的计划进料,按计算机算出的加工指示选择不同的原材料直接进行加工,可以最大限度的节省材料、提高工作精确度和工作效率.

国际承包工程管理类信息技术是指用来改变传统工程管理模式理念和方式、促进承包商实现现代化工程管理的管理信息系统系列软件和相应的系统设备.

国际承包工程管理类信息技术的应用主要是软件的开发应用,实施国际承包工程管理信息化的途径是,用系统工程的方法对工程的管理方式和业务处理方法进行分析总结,确定符合现代化工程管理的模式,归纳出科学合理而规范化的管理和业务处理流程,确定管理和业务处理岗位角色及权限,最终以自主开发、购买引进、合作开发或购置出的方法形成符合工程管理需求的系列软件并进行使用.

国内外工程建设企业和行业软件科技公司在工程管理信息化软件的研究开发和应用上经历过一段从积极的制造“信息孤岛”到艰难的打破“信息孤岛”的过程.

所谓制造“信息孤岛”就是各个业务环节的工程业务处理者为了解决重复繁琐的手工劳动而开发、购买的单个业务处理软件,如预算软件、会计软件、材料仓库管理软件、计划软件、人事软件、质量软件等,这些软件的优点是实际好用见效快,解放了手工劳动,但由于这些软件在设计时没有从工程管理的全方位和发展需求考虑,只是为了满足某一个业务部门的要求用计算机模仿手工工作,并没有考虑与其他业务的数据交流和共享,因此软件的大量开发和应用所带来的问题也是明显的,系统在一个小范围内封闭运行,数据封闭使用,大量相同的原始数据需要在不同的业务处理环节进行重复输入,不同的业务环节对同一个数据指标的汇总统计结果不同,管理决策者很难快速得到真实、准确的数据报表,这些软件明显不符合现代化管理的整体需求.

当现代化管理的工作处理和管理者需要高效、快速、准确、真实的数据时,发现以前的“信息孤岛”已经成为企业和工程管理进一步发展和提高效益的障碍,但这时打破“信息孤岛”哪怕是部分的打破也是十分困难的,企业为此将付出比制造“信息孤岛”时数倍的人力、才力等资源投入.但是,为适应国际市场的竞争需求,大多数国际承包企业已经意识到信息化管理是企业必不可少的手段,否则企业就没有持续发展的后劲,工程管理方法就无法与国际接轨,所以改善原有系统,发展新的符合集约化管理的工程管理信息系统是国际承包企业的重要课题.

适合现代化管理方式并需要在研究开发和使用中考虑数据共享、数据交流的国际承包工程管理信息技术应用需要开发建立的主要的管理信息系统应当包含以下内容：

1.国际承包工程管理信息系统通用工作平台

国际承包工程管理信息化发展到现在,为了解决各管理信息系统之间的数据沟通和使用操作的方便,必须把各个管理信息系统集成在一个综合平台上运行.管理信息系统通用平台除具有集成各个业务信息系统运行的功能外,还必须具备办公自动化的基本功能,管理信息系统通用平台是工程管理中信息化操作的所有人员都要使用的一个办公平台,系统会根据使用人员的职责权限和为其显示不同的操作功能界面.

国际承包工程管理信息系统通用工作平台一般不需要自己开发,市场上有功能近似但适应需求不同的这类软件系统可供选择.国际承包工程管理信息系统通用工作平台的主要数据是文件资料数据库、系统管理数据库等,该平台应实现能集中显示其他业务处理系统数据资料的功能,在没有发展到协同管理平台阶段,可以不进行与其他业务系统的直接数据交换.

对于管理比较规范的国际承包商,为适应工程外部协同管理的需求,其管理信息平台应能集成其他业务处理系统,达到工程管理内部协同的作用,进一步可以发展成适应工程管理的各方协同的作用.

2.国际承包工程资格预审信息处理系统

资格预审的信息化处理是国际承包工程信息化应用的基础系统,资格预审信息处理系统的数据库中应建立有大量企业承建的工程的简要说明、照片、工程特点等资料.成熟的资格预审信息处理系统一般应预先建立好类似工程资格预审资料模板,一旦有新的工程需要编制资格预审资料,可以以模板为范本从数据库中筛选资料形成崭新的资格预审报告书.

国际承包工程资格预审信息处理系统一般没有合适的商品软件可购买,大部分国际承包商都是自主开发或委托开发.国际承包工程资格预审信息处理系统需要建立的主要数据库有工程项目资料库、工程资格预审资料模板库等,该系统与其他管理信息系统需要进行的数据交换主要是工程资料库,即施工的工程完成后应将工程基本工程资料导入该系统数据库,并将工程典型照片转如该系统的数据库.

3.国际承包工程计算机辅助投标报价系统

由于大部分国际工程的投标都没有定额可供承包商套用,承包商必须依靠自己掌握的市场和公司内部工程资料的积累进行投标报价,国际承包工程计算机辅助投标报价系统是国际承包商的重要工具.国际承包工程计算机辅助投标报价系统的主要功能模块包括：标书手工输入、扫描输入、电子文件导入的输入和检查,工程分部分项的划分和对应,分部分项单价形成计算,人工材料机械的形成计算,管理费计算,指数和风险预测计算,按全部或部分分部分项进行单价、总价、升降率进行投标方案调整,制造打印标书等.

国际承包工程计算机辅助投标报价系统在国际承包市场上有比较成熟的软件系统可供购买、租用,为了保障公司的资料安全,有实力的国际承包商采用自主或委托开发的方式建设自己的报价系统.在我国的对外承包企业中,中国建筑工程总公司在香港注册的控股企业中国海外集团有限公司早在1992年开始就自主研究开发了一套具有自主知识产权的国际承包工程投标报价软件系统,应用效果理想.

国际承包工程计算机辅助投标报价系统需要建立或依赖的主要数据库是工程分部分项指标数据库、劳动力资源库、机械设备库、物资材料库、典型工程库等.该系统所产生的投标数据库是工程中标后工程分包管理、工程财务成本管理、材料管理等业务管理的重要依据,如果在工程成本管理中需要进行成本还原处理以分析工程经营效果与投标报价的关系,投标报价结果数据库是重要的依据,投标报价结果数据库也是企业与工程项目经理签署工程施工责任书时计算制造成本的重要依据.

4.国际承包工程人力资源管理信息系统

国际承包工程人力资源管理信息系统与国内一般的企业人力资源管理需求有所不同,除正常的公司自由人员自然数据管理外,还有护照签证管理、居留工作证管理、不同国家税制的报税管理、保险管理等.对于大量外籍员工的聘用考核管理也与国内员工不同.

我国走出去的国际承包工程人力资源管理信息系统一般都是自己开发,很少能在国际市场上能买到适合使用的国际承包工程人力资源管理信息系统.国际承包工程人力资源管理信息系统要建立的数据库主要是人力资源数据库,该系统需要与工程投标报价、财务劳资管理、工程管理等系统进行数据交换.

5.国际承包工程财务资金及工程成本管理信息系统

工程财务资金及工程成本管理信息系统是国际承包工程管理信息化的核心系统,该系统的主要功能模块包括：各种工程保函管理、工程分包管理、工程款收入支出管理、工程成本管理、物资材料款支付管理、日常会计记帐与过帐、财务报表等.国际承包工程财务资金及工程成本管理信息系统与国内一般工程财务管理信息系统不同的是要考虑国际市场上的货币币种换算和汇率风险,还要考虑不同国家地区的会计核算管理制度.

国际承包工程财务资金及工程成本管理信息系统可以引进国际市场上成熟的财务管理软件和工程管理软件并要求开发商进行适合需求的改进.但我国的大多数走向国际的承包商都没有采用国际上知名的财务管理软件和工程管理软件,有的是把计算机当计算器使用进行财务手工管理,有的使用国内的财务软件,中国海外集团有限公司在国际工程中采用自主开发的适合国际模式的财务管理系统和工程动态管理系统,运行非常成功,效果显著.

财务管理信息系统需要建立的数据库很多,由于财务管理信息化是工程管理的核心,因此该系统有与人力资源、工程管理、物资材料管理等系统交换数据的需求.

在国际承包工程财务资金及工程成本管理信息系统的开发应用中,需要重点把握并注重以下问题：一是财务资金和工程成本管理的过程控制和预警,要求信息化管理的过程控制与计划相结合,系统中应设立不同类型的控制预警点,以便实施对工程财务成本的过程管理.二是工程成本管理的科目设置,财务管理对工程成本管理的科目设置可能与工程管理对工程成本科目的划分不同,信息化实施时应尽可能统一,以避免工程和财务不同管理部门对工程成本的统计数据的不一致,此时最好由财务管理业务制订统一的信息化工程成本科目表并建立数据库.三是工程分部分项指标的组合,为了适应工程成本管理科目的统一和工程成本管理过程的信息化处理规范化,在工程中标后的实施中,无论是企业依据标书计算制造成本、项目做预算成本、项目做计划成本、项目向业主申报工程款、向分包商核批工程款、企业审核工程款等工作流程中,都需要对工程的分部分项指标进行分解组合,工程中一般采用WBS分解技术,但是为了达到工程成本管理的统一和成本的还原计算,只有成本项目的分解并不够,还应当有成本项目的抽取组合,在信息化设计时形成成本项目的分解、抽取、组合、还原循环流程处理功能,这是国际承包工程财务成本管理信息化实施中需要特别注意的问题.

6.国际承包工程设备及物资材料管理信息系统

无论是国内工程还是国际承包工程,物资材料的管理信息化都是决定工程成本效益的重点.按照传统的管理方式,由于国际工程距离远,根本无法进行有效控制,只能放权给项目自行采购.但是有了信息化手段,实现物资材料的集中管理就有了保障.物资材料管理信息化的主要处理模块有：物资材料供应商管理、品种管理、合同和供应管理、供应到现场管理、检验入库管理、使用管理、付款管理、盘库调配管理、代分包商购料管理、材料成本分析等.

国际承包工程设备及物资材料管理信息系统需要建立的主要数据库有供应商数据库、材料设备数据库、材料分类数据库、材料参考库、采购供应合同库等.该系统需要与财务资金管理系统等于工程成本管理系统、投标报价系统等进行数据交换.

7.国际承包工程资料文档管理系统

国际承包工程资料管理系统的办公自动化管理功能在管理信息通用平台中实现,工程资料管理系统主要是对工程的往来信函、工程图纸、质量资料、安全资料、环保资料、工程进度资料、工程技术资料、施工日志等进行信息化管理.这些功能有的可以通过管理信息通用平台进行设置,设置不能解决的可以开发或购置相应的软件系统,一些国际大承包公司开发或购买使用的工程管理系统都有齐全的工程资料管理功能.

8.国际承包工程合约管理系统

国际承包工程的合约管理与一般的文件资料管理既有相同的功能又有不同的要求.国际工程的合约管理包括总包合约、分包合约,其合约处理需要与成本、计划处理进行联动,因此不是简单的文件流程处理,而是要与其他系统互动的动态处理.工程实施中的设备和材料采购供应合约一般放在设备材料处理系统中进行,工程内部责任书也属于合约的范畴,通常放在成本管理中.

三、国际承包工程管理信息化实施中的问题

前面列出了国际承包工程中有关财务资金和工程成本管理、物资材料管理、计划进度管理、人力资源管理等信息化实施的内容,无论是采用类似ERP的集成管理信息系统还是采用单个运行的管理信息系统,都要注意以下问题：

1.国际承包工程管理信息化不是用计算机模仿手工管理

国内许多企业的信息技术应用都在让计算机模仿手工管理和业务处理工作,这样做的短期结果是解放了手工劳动,提高了工作效率,但是由于过分强调了让计算机迁就个人的要求,而在管理业务中,不同的人的管理方法和业务处理办法是不同的,因此简单的让计算机重复人的手工做法必然忽视了公司的整体要求,影响了规范化管理,为继续发展的现代化管理造成困难,阻碍了公司长期发展对现代技术应用的步伐,浪费了大量人员和资金.

计算机技术的应用从简单的代替并解放手工劳动发展到管理信息化是信息技术应用发展的重大突破,现在要求的是如何用信息技术改变传统的生产和管理方式,从而实现管理的现代化以增强生产单位的生产力,提高管理水平,提高经济与社会效益,这也是国际承包工程中信息技术应用的重大课题.所以,在国际承包工程信息技术的开发应用中,在开发、引进管理信息系统软件时,要充分考虑自己的企业是否有改变传统管理和业务处理方式的决心,哪怕是只改变一部分也要成为企业的共识,要考虑软件的功能是否适应长期应用发展的需求.

2.国际承包工程企业要充分认识信息技术应用的益处

对于国际承包工程来说,开展信息技术的应用还有一个最大的好处就是能够减少或基本消灭因工程管理人才流动带来的信息资料失效或丢失.当不用信息化管理时,即使人人有电脑,工程人员都在电脑中处理数据,但实际上公司的资料和数据还是在雇员个人手里,和以前记在个人的小本子上一样属于个人掌握,特别在工程投标报价数据的掌握上,投标报价数据是承包公司最重要的企业机密之一,在不使用投标报价管理信息系统的国际承包公司,公司最害怕报价师的流失,一旦报价师流失,该人负责的报价数据即使还存在其使用的电脑中别人也不能或不敢使用,一旦实施信息化管理,雇员在使用电脑时系统就自动进行了数据资料的储存保护,系统甚至不能让任何人拷贝走数据,这样就使公司的宝贵资料从个人掌握转化为公司掌握,多国际承包公司都从信息化管理中体会到了这一点的好处.

信息技术在国际承包工程中材料管理、财务成本管理中的应用益处是国际承包商最为关心也最能体现效果的问题.工程材料和财务成本的信息化管理不但能起到节省材料、成本降低费用、提高经济效益的目的,还能起到增强国际承包企业行业信誉、提高社会声誉的作用,还能起到堵塞管理漏洞、减少损失、防止腐败现象发生的作用.

3.企业业务处理系统的封闭使用是信息化应用发展的障碍

在我国的许多企业特别是工程承包企业中,在信息化建设中都存在某些专业系统特别是财务、人事管理信息系统封闭在自己部门使用的现象,这种现象也被我国的对外承包企业带到了国际承包工程中.从现代化管理的理论和实践看,在一个企业中有封闭的系统是不正常的现象,也不是现代企业管理的方法,更不适应信息化发展应用的需求,许多企业信息化建设的结果已经证明,如果企业不下决心或不愿意打破某些封闭的管理信息系统,这样的企业信息化建设是不会成功的,相应其工程的信息化应用也会存在无法解决的问题.

4.国际承包工程信息化应用的方式

国际承包工程的信息化应用方式一般为集中式和分散式两种,集中式就是只要工程所在地能解决通讯问题,工程项目就必须直接通过远程联网使用企业的信息化业务处理系统,这样企业可以对工程项目实施直接管理控制而不需要工程项目上报报表.分散式就是让工程项目自己决定采用什么样的工程管理软件或者自己决定用手工式的计算机辅助处理,这样企业只能通过工程项目报表（而不能有把握确认报表是否真实）来管理工程,而从许多国际承包工程应用计算机的实践过程看,大多数工程项目都不会将实际发生的数据填写到报表中而必然会进行必要的调整（这种调整有时是合理的、有时是有自我考虑的、有时是虚假的）后才上报.

由于国际承包工程并不是独立的而是属于工程承包企业直接经营的项目,因此其信息化应用不是工程项目自身的问题而是企业的问题,所以国际承包工程的信息化建设应用必须与工程承包企业的信息化建设应用综合考虑,事实上不管是国内工程还是国际工程,其信息化应用是企业的一部分,工程项目不能自己决定使用什么样的软件而必须按企业的统一规定购置安装使用,如果国际承包工程项目所在地通信条件较好,工程项目甚至不需要单独安装工程管理软件而可以直接使用企业的电脑网络进行业务处理和工程管理,这种现代化的工程管理方式在绝大部分国际承包商中已经得到广泛应用.

5.坚持应用是国际承包工程管理信息化的关键

国际承包工程信息化管理主要是各管理信息系统的运行使用,任何信息化软件系统在初期开始使用时,都会给人不习惯或麻烦的感觉,国际承包工程管理信息化的实施关键是要使用,只要坚持使用,就可以慢慢积累数据库中的数据,数据库中的数据积累越多,以后的使用就越方便快捷,不但是国际承包工程,信息技术在任何行业中的应用都存在一个循序渐进的过程,最后的结果一定是提高效率、提升效益.

6.不能简单地将国内工程管理信息系统照搬到国际工程中

我国的工程承包企业在走向国际市场的初期,由于其理念还处于国内传统的观念中,大都是按国内工程的管理方式进行手工式的工程管理,即使使用电脑也是简单的进行文字处理和表格计算处理,很少能建立并应用起完整的业务信息处理系统.随着经验的增加和现代化管理需求的提高,应用信息技术的需要也成为保持竞争力量的必然选择.在这种情况下,要根据企业的管理需求,充分考虑国际工程管理的特点及与国际惯例相适应的因素,选择合适的信息系统产品,不能简单地将国内版的工程管理软件照搬到国际工程管理中.即使是用于生产技术的软件系统,由于国际工程所在地的语言、法律、标准、规范、计量方法、生产参数的不同,也存在软件的修改完善问题.