本站原创摘 要：企业档案是企业经营过程中所涉及的经营档案、员工档案、活动档案和财务档案等,档案的建设能够为企业的生产经营提供有价值的数据参考.本文从企业档案的形成入手,分析企业档案的特点,并对目前企业档案价值的挖掘与利用方面出现的问题进行研究,进而讨论企业档案利用价值的途径.
关 键 词：企业档案档案价值开发利用
一、企业档案的形成
企业档案是对企业经营活动中,所涉及的具有保存价值的相关记录和信息.其中包括经营档案、员工档案、活动档案和财务档案等.企业档案的概念是由国家档案局与国家经委、国家计委于1987年联合发布的《国营企业档案管理暂行规定》中提出的,企业档案包含企业各项活动信息,通过文字、图像、影像等形式建档保存,方便企业或者国家对企业经营历史进行查阅、参考.
二、企业档案的特点
企业档案的存在形式可以是纸张文件、影像资料、音像文件、电子文档或者是具体实物等.其内容包含了企业的荣誉、会议记录、签署合同、重大事件、会计档案、员工档案、行政档案等.企业档案能够体现出企业历史经营过程中某一阶段的经营状况、财务状况、人员配置情况和重大决策等.企业档案的特点有以下几个方面：
1.信息来源
企业档案信息的来源主要是通过企业经营中日积月累而形成的重要资料结合,企业建立档案的真实目的就是为了记录企业的发展历程,在企业经营中发生的各种事件、各种会议记录、各种决定、财务状况等均保证内容的真实性.
2.档案内容
企业档案建立过程中对企业事件的经过按照企业档案立档标准进行建立,档案标准中对于涉及到的时间、人物、事件名称、地点、数据等要素均有分类记载,这对于日后的查阅起到了引导作用.
3.有效性
企业档案的特点是具有有效的利用价值,对于一些档案随着时间的流逝,档案应用价值消失可对其进行销毁.如,合同、条约等.
4.完整程度
档案是反应企业历史经营事件的重要参考,因此在档案建设过程中就充分的对档案内容进行详细完整的描述,企业档案的利用价值也得以全面发挥.
三、企业档案挖掘与利用的问题
1.企业档案价值体现被动,不突出
企业档案室的存在是企业党政服务体制下的产物,建立初期的主要目的是对企业的政治资料、机要密件等进行妥善保管.随着市场经济的发展,企业档案室的职能并没有随着企业的发展发生变化,档案室管理内容上没有融入企业现代的管理经验,档案室过于形式化,利用价值低.在企业内部各个部门都发生重大改变的同时,档案室依旧没有发生变化,有些企业的档案室因无人问津变得落败.企业档案信息服务也不突出,一些企业的档案室专门保存的珍贵的档案记录,而仅仅在于保存,而不被利用.档案室信息加工能力薄弱,逐渐将被企业淘汰.
2.企业档案利用意识淡薄
企业管理者对于企业档案室的认识只停留在保存企业重要档案资料的地方,但是对于企业档案的利用没有形成强烈的意识.这使得企业档案如同企业历史翻过不再提起,企业管理者却忘记了温故而知新的成语.企业经营在遇到困难和问题的时候,企业经营者往往去参考国内外的资料,而忘记了自身企业的历史档案,由于企业间的具体差异,导致企业经营者判断错误给企业造成较大的损失,如果企业管理者能够意识到企业档案的重要性,根据企业发展中问题形成的原因加以分析解决,那么解决问题的据结果往往会更好.
3.档案资料价值低
企业档案资料价值低主要是因为企业对档案的重视度不高.企业档案资料的内容只注重记录企业的政治活动内容,而忽略了企业经济建设过程的内容；档案资料内容反应企业行政事务的内容往往多于反应企业技术革新与专业研究的内容；档案资料内容表现企业方针政策的内容大于反应企业自身特色的内容.这使得企业档案资料利用价值低.
四、企业档案利用价值的实现
1.配合企业发展主动提供有参考
在新的经济环境下,企业档案的利用要突出其建设性、技术性、特色性、信息性的特点,关注企业发展动态,积极主动引用企业历史档案内容,具有针对性的提供信息服务,提高企业档案利用价值.
2.提高企业档案利用在企业经营管理中的作用
目前,企业在经营管理中没有形成参考企业档案资料的意识,一些企业虽然建立了档案室但是档案利用率非常低.因此,要提高企业对档案的利用意识,完善企业档案信息内容,用档案资料作为参考解决企业经营管理中存在的问题.
3.完善档案管理工作,体现档案价值
档案管理工作的完善对于企业档案利用的实现具有非正常重要的意义.以现代化技术为基础,建立高效的档案利用管理体系,对档案资料分类归档,妥善保存,建立档案快速检索服务,针对档案性质、档案名称、档案归类时间等进行资料梳理,为使用者提供快速查找帮助.
五、结束语
企业档案是企业发展进程中重要的参考,因此,企业档案的建设与管理是每个企业都应加以重视的方面,企业档案对于企业的发展即具有引导左右,又具有警示作用,企业档案就是企业的历史通鉴,企业档案价值的实现要遵循时代的发展,只有识古方能访今,重视过去才能展望未来.