本站原创【摘 要 】随着我国经济的快速发展,信息技术已经深入到日常生活与工作的每一个角落,不可避免的为现今档案工作提出许多新的要求.其中殡仪馆的档案管理就是一个方面,在殡仪馆的档案管理中要充分的认识到信息时代给档案管理带来的巨大的影响,与时俱进,化各种挑战为机遇,积极推进殡仪馆的档案现代化管理进程.
【关键字】殡仪馆；档案；现代化；管理
中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)05-196-02
一、档案管理现代化的含义
所谓的现代化,就是随着时间的发展事务本身也不断发展到新的水平,并具备当时最具有创新性的系统、科研、理论、规范的统称.而档案管理的现代化就是指在档案管理的过程中,主要包括档案实体的管理、理论研究、档案信息查询和传递的过程当中运用光学扫描复制技术、文字自动处理和压缩技术、影像技术、磁性材料技术、磁盘与光盘保存技术、计算机高速查询技术、网络技术实现文字、图像、声音、录像的科学化管理.各行各业的档案管理过程中,都有自身的管理流程.其中殡仪馆可以说是一个比较特殊的部门,档案管理也有具有自身的特点.在殡仪馆的档案管理过程中要客观的反映出死亡人员的死亡时间、遗体运送情况、遗体保存信息、火化情况和骨灰存放的相关信息资料的档案管理.在这些管理过程中要充分运用档案现代化管理过程中的各个技术要求,为死亡人员的家属提供详细准确的依据,为殡仪馆的殡仪馆的建设、发展、改进、管理提供正确的数据支持,为高层管理人员决策提供参考.另外原始档案是重要的法律证据之一,它的保存完整度与企业的自身利益有着直接的联系.
二、目前殡仪馆档案现代化管理过程中存在问题
(一)对殡仪馆档案现代化管理重视程度不够
档案管理工作方式方法落后.主要表现在：一是一些殡仪馆档案管理领导在决策时,对殡仪馆档案现代化管理在业务流程中的地位认识不到位；二是殡仪馆档案管理工作科室工作人员只重视自身专业的工作,而忽视在各种档案材料的收集与归档.
(二)殡仪馆档案现代化管理工作缺乏统一的标准
许多殡仪馆档案管理工作人员多是,缺乏专业知识；而业务科室也没有专人对档案的收集和完善工作进行监管.现有的常规档案的管理模式也有时不适用于殡仪馆档案管理工作,并且国家和部门缺少这方面的标准,从而在一定程度上影响了档案完整性和系统性.
(三) 殡仪馆档案管理工作中归档的整理存在弊端
由于殡仪馆档案管理工作中档案管理人员多是,立卷的难度大,案卷的质量也较低.其中很多资料字迹模糊、纸业破损严重、残缺不齐.对于不归档的材料,如重份文件、草稿、统计表、登记表等,往往被忽视没有进行殡仪馆档案管理工作范畴,造成了文件的丢失.
(四) 在殡仪馆档案管理工作中对非纸质档案的管理重视程度不够,信息化不足
不少殡仪馆的档案管理,管理方式落后,还是保留在传统的手工操作阶段,远远不能满足实际工作的需求.对殡仪馆信息资源的有效开发缺乏力度.不能有效的按照相关的需求来索引信息资源.
三、推进殡仪馆档案现代化管理的重要性
推进殡仪馆档案管理的现代化进程,是充分利用现存档案,实现档案价值的内在需要.在殡仪馆的档案管理中由于档案管理人员专业水平较低.管理方式方法落后,导致最后在需要相关资料的查询过程中相当困难,检索效率低下,就算找到相关档案资料由于保持不当根本无法发挥档案的应有价值.因此推进殡仪馆档案管理的现代化显得非常重要,在殡仪馆档案管理的各个流程中运用计算机将纸制文字进行保存,运用拍照、录用、影像技术将现场资料进行还原,这样就在一定程度上提高了档案的保存质量.另外通过互联网技术将所有资料进行入库共享,在如果需要某一方面的资料就很容易检索.最大限度的发挥档案的应有价值.
四、推进殡仪馆档案现代化管理的具体方法
(一)殡仪馆档案管理理念的创新
当代科学的发展,各学科交叉并综合,技术与理论形成共生的关系,殡仪馆档案管理学理论也须依据这一规律, 在现有的基础上有一定的突破, 尽快的建立起核心理论体系, 从哲学的角度揭示殡仪馆档案管理的实质, 进行档案的定量化研究, 加快现代技术应用, 建立现代化的档案管理方法.
(二)提高档案管理的计算机技术应用水平
在殡仪馆档案管理过程当计算机的应用水平的高低决定了档案管理的现代化水平,在档案管理中应以计算机管理技术为主要依据,来观察和改革现在的档案管理工作.积极的将计算机技术运用到档案管理的各个流程当中,在殡仪馆的计算机操作流程中主要包括以下几个方面：
1.信息的输入：使用计算机联网系统采取单个用户和多个用户输入方法进行输入,在数据的输入过程中,对每一份数据可以进行多次的输入以保证数据的正确性.并定期对本单位的所有资料进行检查看是否有漏掉输入数据的现象,并将所有资料进行保存.
2.查询和检索：在殡仪馆档案管理中针对死亡人员档案资料的信息量不是很大,但是涉及的信息面却是很广的特点.在查询和管理的过程中应该做到不但能够按照姓名和骨灰存放证的编号可以直接查询死者的全部档案资料,而且还可以利用死亡人员的死亡时间、遗体寄存时间和续存时间、死亡人员的年龄大小、生前的住址和工作单位、寄存人的住址和工作单位、骨灰的取走时间、相关经办人等一方面的内容或是多个方面的内容组合进行检索.这样在一定程度上提高了检索的速度,提高了殡仪馆的服务水平.
3.汇总和统计：将计算机输入的档案资料进行全面的汇总并进行分类处理,并将相关资料根据需求打印成各类报表,满足殡仪馆日常管理的实际需求.并对殡仪馆内的所有计算机建立局域网,实现信息的共享.不但为查询提供方面,更为重要的是对殡仪馆的现阶段的档案数量有了直观正确的数据支持.为改进殡仪馆的其它工作提供依据.
(三)做好“三个方便”
推进殡仪馆档案管理的现代化进程,归根到底就是要给殡仪馆的档案管理带来实实在在的便利,因此应做好以下三个方面：
1.档案资料收集的方便
在殡仪馆的档案管理的记录过程中都是由寄存方提供相关死亡人员的档案资料,但是由于个人隐私原因有些档案寄存人一方不愿意或是不方便将相关资料交给殡仪馆,这样就会造成档案资料的不完整.而档案管理的现代化,可以将这些不方便告知的档案通过手工输入、扫描和识别等信息化处理技术进行处理,把纸制的资料转为数字资料,既方便了档案的收集有避免了寄存方不愿意提交资料而造成的档案缺陷.
2.档案资料的加工方便
在殡仪馆的档案管理中由于时间原因或是气候原因,传统的纸质档案材料在加工管理的过程中容易发生损坏现象.而采用信息技术只需要采用扫描设备对原始档案进行扫描就可以解决这一问题.
3.档案的保存方便
一般的纸质和实物档案材料,随时间的推移,会发生变化或损坏,因此对殡仪馆档案存放地点提出更高的要求,且占用较大的空间.而使用了现代化的管理方法之后将相关资料通过手工输入或是扫描拍照的形式进行处理,可以有效避免这一问题的发生,而且不需要较高的保存条件和空间.
随着我国经济的快速发展,殡葬行业在改革的过程中也获得了长足的进步和发展,但是殡仪馆的档案管理没有跟上时代的发展脚步,给殡仪馆的服务质量带来一定程度的影响.因此在管理过程中要更新传统档案管理理念、使用计算机技术管理等多种方法推进殡仪馆档案管理的现代化进程.只有这样,才能提高殡仪馆档案管理水平,推动我国殡葬事业的可持续稳定健康的发展.