本站原创【摘 要】随着各项制度的改革,人事制度改革也日益深入.人事档案管理工作如何主动顺应时展的要求,更新人事档案管理的内容、范围,档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象等,是我们人事档案管理者需要面对和认真思考的问题.长期以来,相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区,认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作,不是单位的主要工作,不能给单位创造经济效益,只要"守好摊",不丢失,不泄密,能应付外调、查档就行了.这表明一些人对档案工作缺乏了解,忽视档案工作,这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求.
【关 键 词 】档案、管理、科学
在档案管理手段上,没有单独的计算机和档案管理软件,查阅人事档案信息仍采用手工查找.档案的存储依旧使用古老的铁皮柜,占地面积大,使用空间也不能完全合理应用.而且,档案管理人员大多不是专职的,所以在离岗或调动工作时,移交档案、手续不按程序,该检查的不检查,该清理的不清理,该签字的不签字,导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清.使得人事档案交接工作前后脱节,出现人事档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象.现就人事档案管理现状、存在的问题和解决办法进行分析.
一、档案管理存在的问题
大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求,档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解,档案收集意识淡薄.而且大多数档案管理人员身兼数职,对档案工作精力投入不足.一些归档的材料还不够真实准确,归档材料未能及时、准确地得到补充,使存档的材料不能真实地反映本人现实情况,导致人事档案的不完整.另外,档案管理人员对人事档案重要性认识不足.认为只要有一份好工作就行了,档案可有可无.对个人档案采取忽视的态度,有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚,甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位,而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档.这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失.并且档案管理人员对档案的重要性宣传不到位.一是档案管理人员对人事档案的重要性未进行广泛宣传,使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是人事档案管理基本上是兼管,属于非专业人员管理.由于受专业和时间限制,档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术.
二、档案科学管理的方法
人事档案是对个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实际等内容的真实记载和反映,所以,只有加强人事档案的管理,充分发挥其利用价值,才能更好地为党组织、人事部门提供工作参考,为人民服务.针对以上存在的问题,就干部人事档案管理工作提出以下几点思考及对策.1.严格按程序交接.人事档案交接是一项认真细致、手续严密、责任重大的工作,应按程序.2.强化档案管理意识,严格档案管理程序.强化领导干部的档案管理意识,完善档案管理硬件设备,增加档案库房,购买空调、除湿机、档案密集架和电脑.引进计算机管理软件,建立人事档案的信息存储和检索系统.此外,还应建立健全档案管理制度,努力做到档案收集齐全完整、内容真实可靠.3.健全档案管理制度.建立档案工作制度必须要体现合理性、科学性.建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际,以适应单位档案管理的需要.4.建章立制,有章可循,规范操作.积极主动做好档案收集工作,做到制度上墙,操作人员有章可循.我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤,及时追补和补充新的资料,真正起到人事档案的依据作用.
三、加快档案信息化进程,提高工作效率
如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索,进而实现网络化管理,已经成为人事档案管理工作的重要课题.这就要求尽快建立人事档案数据库,使人事档案的管理实现信息化、网络化.同时,在规定相应使用权限的情况下,部分信息对部门和个人开放,建立公开、透明的人事档案管理机制.如此一来,不仅能使大家增强档案意识,增加人事档案管理工作的透明度,还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础.在此基础上,积极做好宣传工作,对收集的材料要认真核实,把真实可靠的材料收入人事档案,把好质量关.在档案鉴别过程中,档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整,充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性,不断改进工作方式、工作方法,创新工作模式,提高工作效率,提高业务素质.在鉴别过程中,能明辨是非,坚决把那些虚假的资料拒之门外,维护人事档案的真实性、可靠性、完整性.提高人民群众对档案材料重要性的认识.
总之,要使档案工作有新的进展和突破,就要抓住当前有利时机,加强学习、不断改革创新,冲破原有的思路、模式,形成一整套新的档案思想、档案观念.利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识,使其认识到,人事档案并不是可有可无的,它对本人今后工作有着重要的影响.才能适应档案事业的发展,并为实现档案管理的科学化、规范化、现代化作出应有的贡献.