本站原创中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1007-0745（2013）08-0034-01
摘 要 ：评价建筑工程的总体质量时,不可仅仅关注工程实际的性能和相关硬件条件,还要看有关的工程档案是否真实、准确和完整.本文立足于目前我国工程档案管理中的现状分析,并基于笔者多年从事园林项目工程档案管理经验,提出了有积极意义的工程档案管理新模式.
关 键 词 ：工程档案管理 项目管理 现状分析 对策
一、传统工程档案管理模式的特点
（一）重视保管工作,忽视档案的重要价值,园林知识薄弱.档案的管理人员主要以工程文件、实体档案保管为重点,且具有较强的封闭性,无法发挥档案管理对工程项目监管的重要价值,也没有体现利用工程文件和档案为工程项目建设提供有效的服务的理念.有些园林档案管理者对园林知识缺乏认识,只是凭借一些常规的理解去收集资料和档案,一直以来收集的档案不齐全,更谈不上完整和系统.所收集的绿化工程档案不能真实、全面、客观地反映园林绿化建设种植的主要活动过程,直接影响了绿化工程档案的整体质量和价值.
（二）大多是事后控制,缺乏全局性的控制.档案管理工作在单位管理运行中处于“鸡肋”的地位,档案管理人员往往身兼数职,缺乏工作积极性.在文件的收集方面,档案管理人员一般不会提前介入工程文件的管理,缺乏全局性管理的理念.同时,大多企事业有关部门“各自为政”,这就造成文件收集的不完整和档案信息的极为分散,利用也极其不便.
（三）单方面追求经济效益而忽视档案管理.目前,工程项目管理相关部门忽视工程文件的收集、整理、保管、利用.企、事业单位通常将经济效益放在日常工作的首位,但是,这种倾向使企、事业单位忽视了对工程文件和档案的全面管理,不利于企、事业单位的健康有序发展.
二、基于项目管理的工程档案管理模式的特色
园林绿化档案作为园林绿化科技,生产活动的记录,是在各项城市园林工作中所形成的的档案与其他档案相比,具有较强的专业性.一般会运用基于项目管理的工程档案管理模式.其是指在有限的时间和资源条件下,以项目管理的理念和原则为理论指导,将工程文件、档案管理和工程项目建设的程序和流程进行有机地结合起来,运用相关管理技术、方法使工程文件、档案管理与工程项目管理之间相互推动.这主要包括以下三个方面：
（一）高效完成工程文件和档案的管理职责.基于项目管理的工程档案管理模式是一种高效的行动,也正是园林绿化工程文件、档案和工程建设的基本要求.园林档案管理人员应在一项工程开展之前就要了解工程文件和工程档案的全部信息,并进行及时地汇总和归档.这项工作可以顺利地保证工程文件和工程档案的完整性,有助于有效完成工程文件、档案的收集和归档等工作,并为下一步工作做好铺垫.
（二）规范完成工程项目建设活动流程及各项业务.绿化效果的最佳状态不是在建成之时,而是在日后.所以园林工程档案人员要充当工程建设活动的“监察员”.工程文件和档案管理人员能够利用工程文件和档案的流程来控制工程项目的有效运行.这是因为工程文件和档案的各项工作要经过档案管理人员的审阅和批准,而工程文件的生成、流转和利用分别指导着工程项目建设过程中不同工作环节的具体工作的施行.当一项工程建设的基本工作结束后,工程文件和档案管理人员应及时督促相关工作人员提交合格的工程文件的信息和数据,若文件未及时整合,整个工程建设是无法进入下一个阶段的.
（三）为档案管理工作及工程项目建设出谋划策,提供多项渠道.园林绿化档案的载体不仅有纸质、感光材料、磁性材料等制成的档案,还有一些实物,奖杯,图片,光盘之类的需要存档的资料,这给档案管理增加了难度,这需要园林档案管理人员创新自己的工作方式和为本工作出谋策划,提高本职工作以及工程项目建设的效率.这种特性是工程文件和工程档案最大价值的体现,也是档案管理工作的最终目标.在“基于项目管理的工程档案管理模式”下,工程文件和工程档案管理人员应进一步挖掘工程文件和档案内在价值,并将相关工程文件在适宜的时间提供给需要的单位或个人,以实现有效地配置和优化工程文件和工程档案信息资源.
三、构建基于项目管理的工程档案管理模式的对策
(一)建立标准的工程档案
有效进行和开展工程档案管理工作,必须建立标准的工程档案.其一,在填写相关工程档案时,档案管理人员应依照标准化的内容进行填写,明确提交工程文件方的责任,保证工程档案中的信息和数据的完整性和真实度；其二,改革工程档案的管理制度.项目管理建设时,是一项复杂而庞大的工程.必须制定有效的管理制度,日常规范工程档案管理工作,不断促进工程档案管理的标准化进程.
(二)建立项目管理的组织文化
1、明确工作目标.为确保工程档案管理工作能够顺利开展,档案管理工作人员首先应全面分析工程档案的意义和作用,并明确制定管理的目标和方向,然后分工协作来完成档案管理工作的任务,通过管理人员工作上的沟通与交流,有利于创造良好的工作氛围,有助于不断创新管理方式,进而提高档案管理工作的效率.
2、 建立健全相关奖励机制,提高管理人员的专业知识.相关企业和部门应建立奖励机制,以提升管理人员的工作热情,使他们能够更加重视档案工作的重要性,最大程度刺激管理人员发挥他们的创造力,优化管理方式和工作流程.而且要加强对档案管理人员专业知识的培养,特别是对园林、绿化方面的知识,促使从事档案管理的工作者能够清楚的了解本行业的相关运作流程,更利于做好本职工作
3、增强责任意识,构建和谐的企业文化.档案管理工作不仅是档案部门的工作,也是全体工作人员都应该参与的工作,增强部门之间沟通与交流,增强他们对档案管理工作的责任意识,有利于不断完善档案管理部门的工作,为工程建设的开展提出有效地建议.总之,项目管理是一项任重而道远地系统工程,必须从易到难、有顺序地开展.