本站原创[关 键 词 ]专门档案；管理；规则
专门档案是人们通过创造性劳动选取并保存下来以备查考的各种专门文件有机体系的总称.专门文件是指机关、企业、事业单位及其他社会组织,在从事某些专业性活动中,为了实现相关的职能目标而制作和使用的,具有比较稳定的文种和记录目的的各种载体类型的数据、信息记录.专门档案是档案家族中的一大门类,它有专门的形成领域,比较稳定的文件名称、格式、各自独立的整理和管理方法,专门档案的形成规律不同于普通档案.
专门档案管理是人们为了有效地收集、加工和利用专门档案数据和信息而进行的一种社会活动.专门档案管理的一般规则,是以档案工作基本原则为指导,充分考虑专门档案的形成规律和特点以及专门档案信息用户的需要等方面的因素来设计的.我们社会的各个行业都有自己的“游戏规则 ”这个规则可以有效地约束和规范相关行为人从事某项工作活动的思想和行为,从而保证组织目标或系统目标的实现.
一、、前端控制规则
专门档案是一种现实性很强的专业管理工具.它是有关专业管理系统建设与运行的生命线.没有专门档案就没有这些管理系统.为了建立一个良好的现代化的专业信息系统,我们不仅要充分利用各种现代信息技术和正确的开发方法,同时还要注意做好专门档案的管理工作.
专门档案的前端控制规则,是一种有效解决专门档案质量问题,保证其工具意义的必要思想和行为准则.它要求做好以下几方面的工作：
第一,参与专门文件和记录的标准化、规范化管理.专门档案的管理主体必须积极参与有关专业系统开发前的论证和设计工作,帮助系统的设计与开发人员选择和制定符合专门档案管理要求的规范和标准.
第二,参与专门文件和记录的维护管理.专门档案的管理主体必须积极参与专门文件和记录的维护管理工作,监督有关人员做好专门文件和记录的修改工作,以便保证它们的质量和利用价值,防止给日后的专业性活动造成混乱和损失.
第三,参与专门文件和记录的跟踪管理活动.我们应当把专门档案的结果管理模式转变为过程管理模式,注意利用现代信息技术手段,监控专门文件和记录的形成过程、平时的存储保存和加工整序过程、鉴选归档过程.
第四,参与专门文件和记录的管理制度建设.一套专门文件和记录的管理制度是有效实施专门档案管理前端控制规则的必要保证,否则,前端控制活动就会流于形式.
二、连续性和整体性规则
专门档案的管理是一个以实现特定的目标而进行的连续性整体活动过程.从事专门档案管理必须要坚持连续性和整体性原则.
首先,根据本单位专门档案的管理目标设计连续性的整体工作方案.在专门档案的管理实践中,有关社会主体要根据自身的专门档案的具体管理目标,制定出相应的专门文档的管理方案,以便保证整个管理工作有序进行,并保证专门档案整体管理目标的实现.但是,我们也在实践中发现,一些单位的专门档案管理却选择了相反的工作步骤,即先派一些专门档案管理人员去学习有关单位的先进的管理经验,然后再照搬过来,开展本单位的专门档案管理方案的设计工作.诚然,学习其他单位的先进管理经验和管理方案是无可厚非的,但是学习者应当知道所学到的那些专门档案管理方案是有关单位根据自己的专门档案管理目标而设计的,而不是根据学习者所在的单位的管理目标设计的.
其次,根据本单位专门档案管理目标的变动情况修正专门档案的管理方案.专门档案管理的连续性和整体性规则就是要求专门档案的管理者根据管理目标的变化情况,及时对专门档案的管理方案作出相应的调整和变革.
三、 安全性和效益性规则
专门档案管理的安全性规则要求专门档案的管理主体必须保证专门档案的实体安全,保证专门档案数据和信息的可存取性,保证专门档案内容的安全.保证专门档案的实体安全是安全性规则的最基本要求.专门档案的实体安全主要有两个方面的含义,一是专门档案的数量应当齐全完整,二是专门档案应当是一个由专门文件和记录构成的有机体系.保证专门档案数据和信息的可存取性,也是专门档案管理安全性规则的一项重要要求.如果专门档案的内容数据和信息无法正常存取,那么它的可据性和可靠性就无法保证,所以在专门档案的管理实践中,必须采取相应的措施,避免无法存取的“死文档”的出现,保证专门档案的内容安全,主要涉及两个方面的基本要求：一是保证需要控制使用的专门档案内容数据和信息不被非法查阅或访问,确保专门档案的内容不失密、不泄密：二是保证专门档案的内容不含有病毒.
专门档案管理的效益性规则要求专门档案的管理主体不要压制专门档案合理作用的发挥,不要使专门档案这种宝贵资源闲置,同时要使投入和效益成正比,否则将会造成这种管理活动的效益低下.如果专门档案的管理主体通过不适当的管理制度和管理方式,限制和阻碍了专门档案信息价值的实现,影响了其积极作用的发挥,那么就必然会造成专门档案管理效益的低下,甚至无效益而言,并最终使这项管理活动失去存在的基础和前提.
专门档案的管理必须讲求效益,档案工作者应当通过创造性的劳动和智慧,为专门档案价值的实现提供更为优质的服务条件.专门档案管理还要注意投入和效益之间的关系,一旦发现我们的某种管理理念、管理方式、管理方法和手段的经济投入(包括人、财、物等方面的投入)不能达到预期的良好的管理效益时,就应及时诊断,找出症结,并采取切实的政改措施.那种追求时髦、不问效果的管理理念和管理方式,必须得到及时纠正,否则就会给国家、集体造成更大的损失.
四、继承性和创新性规则
专门档案管理的继承性规则,要求专门档案的管理主体必须注意总结管理活动的成功的经验和失败、失误的教训,不要一味地否认传统,而应采取辩证的工作方式,汲取传统的专门档案管理工作的精华.那种在目前的专门档案管理实践中出现的,认为实现了专门档案的电子化和管理活动电子化就可以解决所有专门档案管理难题的思想和行为,是非常天真幼稚的.
但是,我们强调专门档案管理的继承性规则,并不是否认发展和创新的必要性,相反,在现代社会条件下,专门档案管理还必须注意遵守创新性规则.对于我国目前的专门档案管理来讲,同样也面临着新的发展问题.专门档案管理的创新性规则就是要求我们根据正在变化的环境条件,及时变革专门档案管理的一些过时的管理理念、管理模式和行为方式,以便适应社会的总体发展需要.过去的辉煌注定会成为历史的陈迹.专门档案的管理如果还是全盘沿用过去的管理行为方式,那么这项社会管理活动就会像一些抱残守缺的行业一样,日渐衰老、虚弱,并最终步入自己挖掘的坟墓.□
（编辑/穆杨）