本站原创【摘 要】近年来,我们本着“依法治档、强化基础、管理创优、利用创效”的档案工作目标,进一步强化管理机制,夯实工作基础,优化档案建设,使档案工作逐步达到了制度化、程序化、标准化、规范化、科学化.
【关 键 词 】电子档案；管理；利用
1.电子档案使用的主要途径
电子档案具有快捷、方便的特点,关于电子档案的利用,其途径主要有三种：提供拷贝、通信传输和直接利用.
1.1 提供拷贝
拷贝是电子档案使用的第一途径,目的是向使用者提供档案的原始状态,确保其使用过程中的权威性.当向利用者提供载体拷贝时,应将文件转换成通用标准文档存储格式,由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台.当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时,也可向这些用户提供打印件或缩微品.
1.2 通信传输
通信传输可以解决使用者无法到达档案所在地的难题,而且可以节省时间和财力,是电子档案在使用中的一个重要方式.所谓通信传输,即用网络传输电子档案,在不同的馆际之间,可以实现档案资源互相交流,以及向相对固定的查档单位提供档案资料,可以通过点对点转换数字通信或互联网络来实现.
1.3 直接利用
直接利用指的是利用档案部门或另一检索机构的电脑,在档案部门的网络上直接查询.直接利用的特点是可为利用者提供技术支持,也可使更多的读者同时利用同一份电子档案.这一方法的可能性,取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少.
2.加强电子档案管理的意义
2.1 加强电子档案管理,可以节省人力物力
为夯实档案基础管理,坚持严把“四关”：第一,严把资料形成关.认真规范公文处理、业务、行政执法等各项工作程序,严格按照档案管理的要求把关,严格程序控制,加强质量管理,从源头上保证归档材料质量的严肃性.第二,严把资料收集关.第三,严把档案整理关.对当年的档案资料,严格按照机关档案“三合一”制度,统一检查、指导、归档,确保档案整理的规范性.第四,严把档案管理关.档案室实行专人负责,专人管理,定期检查,形成记录.档案借阅实行台帐管理,严格实行保密规定,确保档案安全性.
2.2 加强电子档案管理,有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务,加强电子档案管理,资源信息实现电子化,有利于提高档案管理的服务质量.电子档案的特点是实物资料的信息化,大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中,通过互联网进行传播,这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选.加强电子档案的管理,为读者提高高质量的服务,要求我们必须拓宽知识面,努力学习新技术,增长技能,提高驾驭现代化技术的能力,使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益.
3.加强电子档案管理的重要意义
3.1 加强电子档案管理,有利于节省人力物力
为夯实档案基础管理,坚持严把“四关”：第一,严把资料形成关.认真规范公文处理、业务、行政执法等各项工作程序,严格按照档案管理的要求把关,严格程序控制,加强质量管理,从源头上保证归档材料质量的严肃性.第二,严把资料收集关.第三,严把档案整理关.对当年的档案资料,严格按照机关档案“三合一”制度,统一检查、指导、归档,确保档案整理的规范性.第四,严把档案管理关.档案室实行专人负责,专人管理,定期检查,形成记录.档案借阅实行台帐管理,严格实行保密规定,确保档案安全性.
3.2 加强电子档案管理,有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务,加强电子档案管理,资源信息实现电子化,有利于提高档案管理的服务质量.电子档案的特点是实物资料的信息化,大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中,通过互联网进行传播,这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选.加强电子档案的管理,为读者提高高质量的服务,要求我们必须拓宽知识面,努力学习新技术,增长技能,提高驾驭现代化技术的能力,使档案管理工作发挥出应有的社会效益和经济效益.
4.注重利用,强化服务保障
档案利用是档案管理的根本.我们坚持整理与利用相结合,利用与开发相结合,开发与效益相结合,环环相扣,推进档案管理建设,充分发挥档案服务全市经济社会的作用.一是服务科学跨越发展.二是服务工作.发挥档案史志性和信息量全的优势,充分利用档案.同时,我们着力推行“高效服务、优质服务”,查阅档案资料做到准确、快捷,人人争当“档案活字典”；对待查询客户做到热情、周到,把档案室打造“利用者之家”.
[责任编辑：汤静]