本站原创摘 要:项目沟通管理在一个系统工程实施过程中逐渐起着越来越重要的作用,本论文重点对项目沟通管理在通信工程中的应用进行了分析探讨,在简单分析了沟通管理的含义及其重要意义的基础上,重点结合某公司网络改造的实例,给出了具体详细的项目沟通管理模式与方案,有效的提高整个过程实施的进度与管理效率,对于进一步提高项目沟通管理的实际应用具有一定借鉴意义.
关 键 词:项目沟通,通信工程,沟通管理
1.引言
在通信工程项目中,引入项目管理的模式和建立矩阵式组织结构,可以解决原职能化管理容易造成的部门间专业间信息不透明,目标不统一,配合松散,进度拖拉的痼疾,建立部门间专业间沟通协调机制,提高项目的有效性和工作效率,最终达到通过网络优化提高市场竞争力的目的.
本论文将重点探讨项目沟通管理在通信工程中的应用,以期从中找到有效可靠性的通信工程管理方法与模式,并以此和广大同行分享.
2.沟通管理概述
2.1沟通管理的含义
要正确研究和了解沟通管理,我们必须明确什么是项目管理,什么是沟通管理.所谓项目管理,就是项目的管理者,在有限的资源约束下,运用系统的观点、方法和理论,对项目涉及的全部工作进行有效地管理.即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价,以实现项目的目标,其中沟通管理是为了确保项目的信息的合理收集和传输所需要实施的一系列措施,它包括沟通规划,信息传输和进度报告等.
沟通是双向的,沟通必须能够符合接收者的利益,那样才有说服力.这就要求双方都要有良好的沟通方式,特别是良好的沟通又能达到双赢的目的,一致的沟通有助于组织促进项目更新.口头的沟通能力同时似乎又是职位提升的关键因素.
2.2项目沟通管理的重要性
(1)决策和计划的基础.项目班子要想做出正确的决策,必须以准确、完整、及时的信息作为基础.通过项目内、外部环境之间的信息沟通,就可以获得众多的变化的信息,从而为决策提供依据.
(2)组织和控制管理过程的依据和手段.在项目班子内部,没有好的信息沟通,情况不明,就无法实施科学的管理.只有通过信息沟通,掌握项目班子内的各方面情况,才能为科学管理提供依据,才能有效地提高项目班子的组织效能.
(3)建立和改善人际关系是必不可少的条件.信息沟通、意见交流,将许多独立的个人、团体、组织贯通起来,成为一个整体.信息沟通是人的一种重要的心理需要,是人们用以表达思想、感情与态度,寻求同情与友谊的重要手段.
(4)项目经理成功领导的重要手段.项目经理是通过各种途径将意图传递给下级人员并使下级人员理解和执行.如果沟通不畅,下级人员就不能正确理解和执行领导意图,项目就不能按经理的意图进行,最终导致项目混乱甚至项目失败.
3.项目沟通管理在通信工程中的应用探讨
本论文中,为了使项目沟通管理更具针对性,以某单位通信专网改造项目为实例进行分析探讨,由于该通信改造工程是一个时间要求紧迫的多点工程,整个工程涉及交换、传输、电源、线路等多个专业,且该项目的客户是一个特殊的大客户,为确保该项目万无一失,我们为这个项目设计了以下沟通管理模式:
(1)从项目启动开始,整个项目组和客户共同召开一个项目启动沟通会,在会上,双方互相协商、共同明确了项目目标、总体项目方案及时间规划.
召开了项目启动沟通会后,项目组印发了会议纪要,并向公司领导和相关职能部门领导作了专题汇报,同时将该会议纪要抄送客户单位.此举旨在使我们双方领导、职能部门经理及客户单位的上级领导了解整个项目的目标和规划,为整个项目后续的进展奠定必要的前提.
(2)项目组每周定期出一份“项目进展通报”,以电子邮件的方式发送给每一位项目组成员和客户单位相关人员,同时抄送公司领导和相关职能部门领导.
为了使整个项目组成员及时了解项目进展情况,及时协调项目进展过程中出现的问题,项目组每周定期出版一期“项目进展通报”,这种沟通方式是一种“参与制”的沟通方式,让项目相关人员每个人都认识到自己是这个组织中的一个成员,他不但努力做好自己的工作,还关心集体工作的成效、项目阶段性日标的完成情况,从而为总体目标的实现打下坚实的基础.
(3)每周召开例会,对项目过程中出现的问题进行协调处理.因该项目涉及交换、传输、电源、线路等多个专业的相互配合,为避免既往工程建设中各相关部门人员各自为战互不沟通互相推诱的现象,保证该项目在建设过程中所出现的问题能及时解决,项目组每周一定期召开例会,对上周项目建设作一个简单总结,并对己出现但未能解决的问题提出协调解决方案,并对本周工作做出要求.
(4)和客户方的项目负责人保持紧密的联络,确保实时知晓客户方对工程实施的意见.因整个工程建设主要在客户单位各个分部施工,整个施工场地需要客户现场协调很多相关的资源.为了保证工程如期进行,项目组的一名协调员每天都和客户单位通信处项目负责人保持联络,听取客户对工程进度的反馈和意见,协调一些需客户配合完成的事宜,同时,该协调员每周不定期和客户单位通信处负责人一起到客户单位各工程现场检查工程进度情况,检查工程进度是否和每周通报相吻合.
4.结语
项目沟通管理直接关系到团队的目标、功能和组织结构.对于通信工程来说,只有统一全体成员的思想意识,以客户满意度为导向,靠机制推动项目进展,靠文化营造良好的人际交往氛围,才能充分调动员工积极性、创造性,使他们为项目、为企业尽心尽力,最终打造优质的通信网络,为客户提供满意的服务,进而提升公司的品牌形象.