本站原创摘 要 ：该文从宁夏工商职业技术学院骨干高职建设项目进度管理过程中遇到的问题入手,阐释了project软件应用于骨干高职建设项目的必要性,并就中文版Project 2003软件应用于骨干高职建设项目进度管理中的实施方法进行了描述.
关 键 词 ：project软件；骨干高职项目；进度管理
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)21-5107-03
1国家骨干高职建设项目进度管理的特点
1.1国家骨干高职建设项目
为贯彻落实《国务院关于大力发展职业教育的决定》（国发[2005]35号）精神,2006年11月,教育部和财政部正式启动了“国家示范性高等职业院校建设计划”,国家在“十一五”期间重点支持100所高水平示范院校建设.4年的示范院校建设成效显著,引领了全国高职院校的改革与发展方向.鉴于此,教育部和财政部联合下发《教育部财政部关于进一步推进“国家示范性高等职业院校建设计划”实施工作的通知》（教高[2010]8号）文件,在原有基础上,新增100所左右国家骨干高职院校,分2010年、2011年、2012年共三批开展项目建设工作,并明确了遴选要求和建设目标.
1.2项目进度管理
在一个项目的实施过程中,由于主客观因素的影响,常常会出现实际进度与计划进度出现偏差的情况.进度管理就是比较实际状态和计划之间的差异,做出必要的调整,避免工期的延误.
1.3在骨干高职建设项目管理过程中进行人为的进度管理的缺陷
自教育部、财政部启动国家骨干高职院校建设项目以来,立项院校均按照各自的“国家示范性高等职业院校建设计划”项目骨干院校建设方案及任务书,积极开展项目建设工作,重点对项目的进度、质量、成本进行实时监控,确保按时、高效完成建设任务.
骨干高职项目建设是一项复杂的系统性工程,总体任务的顺利完成和各项建设资料的积累,不仅需要各个子项目团队的辛苦付出,更需要有关综合职能部门的协同作战.鉴于此原因,各院校纷纷根据任务书,结合各项目团队和有关综合职能部门的职责,将总体目标任务分解成一个一个的任务点进行落实.通过细化每个任务点的启动时间、完成时间,确保在规定时间内整体建设目标的实现.在此情形之下,对项目进度的管理就成为一项十分重要的日常性工作,由学院骨干高职建设项目管理办公室的人员承担.然而实际情况是,项目管理办公室有限的工作人员面对繁多的任务点,需要不断的开展以下A、B、C、D、E五项工作,而每项工作又容易出现很多问题,如表1所示.
对于以上情形的发生,都会导致在对任务点完成情况进行统计和跟进中出现失误,从而不能真实反映项目建设进展情况,影响下一步工作的开展.
2 project软件简介
Microsoft Project是一个国际上享有盛誉的通用的项目管理工具软件,凝集了许多成熟的项目管理现论和方法.使用Mi crosoft Project不仅可以快速、准确地创建项目计划,而且可以帮助项目经理实现项目进度、成本的控制、分析和预测,使项目工期大大缩短,资源得到有效利用,提高经济效益.
3 project软件应用于骨干高职建设项目进度管理的必要性
对于以上提到的人为进行项目进度管理常见的五种问题情形,这些看似繁杂的工作,完全可以通过project软件中的相应功能来实现,不仅操作简单,而且直观的界面也使管理人员对项目进展情况一目了然,可以有效提高进度计划实施情况的检查和更新的效率.因此,适时引入project软件进行骨干高职建设项目管理的进程控制就显得尤为重要.
具体说来,针对骨干高职建设项目管理的特点,用project软件其实可以考虑按照图1所示的流程实现骨干高职建设项目管理.
1）由子项目负责人完成项目计划的制定.其中,必须要有的数据是项目中所有任务点的任务编码、任务名称、开始时间、完成时间.其中,每个任务点的编码是唯一的,可以定义“WBS”来实现.这样可以更加方便的对照任务分解表核对任务点、跟踪项目信息.
2）项目办人员审核无误后,为项目保存比较基准信息.这样可以对原始比较基准计划和当前进度进行比较,从而分析项目的过程和实际执行情况.当保存比较基准之后,项目就开始执行了.
3）各具体任务点负责人,根据任务的实际开始时间、完成时间对任务点进行更新操作.除包含按原定计划开始和完成的任务点外,也包含在允许范围内进行时间变更的任务点,都是同样的操作处理办法,具体方法在下面内容中详细叙述.当然,这部分任务点在project软件中进行时间变更之前,必须经过子项目负责人与项目办沟通、确认.
4）项目办人员根据工作安排,利用project相应功能,及时掌握任务完成情况.
5）项目办人员还可以随时通过项目统计功能,了解项目进度是否按照计划进行.
实践发现,在骨干高职建设项目进度管理中引入project软件,通过五个步骤的简单操作,不仅大大节省了人力物力,还提高了工作质量和效率.特别是通过利用project软件中一些功能,使得项目统筹部门可以更加直观的管理项目进度,有更多的精力处理工作衔接、部门配合上的问题,使得整体项目推进更加通畅.
4 project软件在骨干高职建设项目进程管理中的实施方法
在project软件中,所谓进度管理,简单来说,包含四个方面主要的活动：跟踪——跟踪任务进度,实际了解分配的资源,什么时间可以完成任务；分析——检查原始计划与项目实际进展之间的偏差,并预测前面的问题；控制——采取必要的纠正行动,保证项目在完成期限和预算的约束下向前发展；报告——及时报告项目进展,保证项目进度控制有关人员及时得到项目信息.这恰恰是利用project软件解决上述人为进程管理五个工作常见问题的一般性操作步骤.