本站原创摘 要:本文从分析高职院校外语系学生在撰写商务英语信函中存在的问题入手,论证了在教学中加大信息输入量的必要性和可能性,提供了有效的商务英语信函写作教学策略,为改进商务信函写作教学提供了借鉴.
关 键 词:商务英语信函,输入,教学策略
商务英语书信是国际贸易,日常商务活动中最重要的沟通和交流的工具,注重语言的交际性,信息传达的有效性和准确性.商务英语写作课程教授学生如何在商务环境中通过电子邮件,传真,信函等方式进行沟通和交流.商务信函的写作目的为建立贸易关系,洽谈业务,解决纷争等,因此同其他应用文写作相比并不注重华丽的辞藻,修辞,却倡导简朴文雅的写作文风,强调正面要点,淡化负面影响,态度冷静客观,不受情绪主导.商务信函显示了独特的风格和语言特色.
高职学生在商务英语信函写作中存在着无法回避的问题:那就是撰写人普遍缺乏良好的写作能力.一位指导商业书信写作的专家指出:日常商务往来信函之中,有八成英文写作水平低下,不能够有效准确的传达信息,办事效率较低,工作效果较差.改进商务信函写作教学,已经迫在眉睫,刻不容缓.
一、高职学生在商务英语信函写作中的问题分析
笔者曾经教授过商务英语写作课程,授课对象为所在高职院校外语系三届共207名学生.笔者还走访了两所兄弟院校,与同行教师进行了交谈.在整理修改学生作业,进行走访,问卷调研等过程中发现学生在商务信函写作中存在下述问题:除了格式语法错误,许多文书简短而平淡无味,呆滞冷漠,有些充满讽刺,咄咄逼人,甚至颐指气使,有些信函存在太多古旧过时的语言,拖沓冗长,充满繁文赘语,还有些(投诉信)内容受情绪主导,充满了消极的情绪等等.
商务英语写作应遵循的原则可以概括为5C原则:正确(correctness),语气主动自然,亲切礼貌(courtesy),信息准确(clarity),完整(pleteness),语言简明(concise).
正确原则不仅指语法,标点,拼写无误,还指信函文本的整个布局美观,采用带有开放式标点的完全平头式布局,称呼恰当,段落与段落之间留出空白行等.用地道的商务语言写出结构恰当的文书是有效交流的核心.学生在写作中最容易出现的错误表现为词性词组误用,句型结构混乱,主动态与被动态混淆,中式英语,主谓搭配不一致等等.
礼貌原则指写作应站在读者的角度考虑问题(you-oriented),尊重读者的感受.即使拒绝对方的要求,也不会扼杀今后合作的希望,也不致伤害友谊.讲礼貌还意味着:机智应对,尽量不要冒犯对方,如果你对有些说法不认可,要克制自己,礼貌作答.高职学生在写作中存在表述不恰当,语气强硬,态度粗鲁无礼的问题,违背了礼貌原则.
准确清楚原则指为对方提供所需要的详细信息,使用明确的日期,数字,时间,地点,贸易术语,而不是使用概括性,模糊性的词句,务必使对方清楚你的要求,答询等,而不是要收信人再花费时间查询相关事项.这一原则体现的是解决问题或传达信息的高效性.完整原则指信函需涵盖所有必要信息,和所有相关细节.简明原则指不使用繁文赘语,阐述不嗦不拖沓,而是开门见山,一语中的,简明扼要.提倡使用简洁明快的语言进行写作.因为意识淡薄,有些信函提供的信息不够明确具体,一些古旧过时嗦的句子仍在使用,表述过于嗦等等.
二、商务信函写作中加大信息输入量的必要性和可能性
以上是高职院系英语写作过程中存在的问题.归纳起来的原因是:商务英语词汇量不够,大脑没有存储足够的相应的组织文章结构,另外即使对词汇有记忆,但是由于语言运用欠缺,表述过程出现偏差,有时语法句子结构正确,但语言语气却使用不当,等等.究其深层次原因是:输入的商务信函信息量不够大,在大脑中没有形成完整的图示和知识架构,因此谈不上内容输出,表现是违背写作原则.
成功的语言习得者都普遍遵循特定的学习规律.语言习得是建立在足够量的可理解的语言输入的基础上的,可理解的语言输入越多,外语习得也越多,语言能力提高得越快.学生接触的范文越多,输入越多,受到的启迪越是深刻,大脑中原有图示,结构不断被激活进行重组,形成新的图示架构.不断地对这些图式架构进行加固,那么在运用这些图示时就会达到收放自如的效果,文本表征更清楚了,写作水平自然就会提高了.因此大量的信息输入是提高写作水平的必由之路.
笔者现教授09级大二生91人的商务英语写作课程.在授课中有意识的加大了信息输入量.通过将09级与之前的三界学生对比发现,由于通过更多的范文讲解,典型案例分析等方法授课,前者在商函写作中的能力明显高于后者:写作目标更明确,布局更清晰,对写作原则理解更加透彻,信息传递更准确,沟通效果好,工作效率高等等.实践证明:只要有了大量的信息输入,学生就可以避免至少是部分避免出现违背写作原则的错误.因此通过加大信息输入量改善教学提高商函写作水平完全是可能的.
三、改进意见
注重商务词汇句法结构储备,夯实写作基础.词汇是信息的载体.教师首先要指导学生在理解的基础上熟记一些常用的商函词汇和短语.商务英语词汇大多专业性较强.例如:询价,报价,还盘,投诉,贷记单,借记单等等.还有一些专业的贸易术语:到岸价,离岸价,工厂外交货,等等,涉及到付款方式的词汇:信用证,汇票,支票,转账,结算单等等.学生可以通过含有上述词汇的典型句子来记忆词汇,掌握词汇词义,使用的语境和用法.随着社会经济的发展,一些新的商务词汇不断涌现.随时提供词汇更新也是必要的.关于句法结构,教师须指导学生记忆典型的例句.
商务英语函电的语言比较规范,格式和套路也基本固定.因此教师可设定商函主体结构的总体原则:强调使用开放式标点的完全平头式进行布局.因此提供的范文都应该具备上述外观.印制精美的信笺,别样美观的结构,无不带来强烈的视觉美感.笔者一直要求学生使用A4的纸张进行写作.学生提交的信函作业前后对比显示:良好的写作习惯可以慢慢进行培养.书面交流有一个简单而实用的框架,即四点方案:简述(背景和基本信息),细节(事实和数据),回应或行动(结论),结尾(简单的一行).商函的开头方式大多为:愉快地告知对方已收信函,提及最近的一次会面,一次,或者告知消息来源,自我介绍等等.第二点简单明了讲述具体细节,提供数据和告知事实,可以分成段落.第三点说明自己已采取或者将采取的行动,或者指明希望收件人采取什么行动.第四点为结束语,是简短的问候,随时提供帮助的态度或者表示将来合作的愿望等.教授在提供的范文中需要讲解四点方案是如何运用的,让学生形成思维定式.商务信函的风格和语气有其独特性.教师应重点讲述商务信函写作原则.可以对正确的和错误的案例进行对比分析.
提供一笔典型交易所涉及的所有信函,单,票据,结算单等.详细分析这些信函的词汇,句型,格式,布局,开放式标点,风格,语气,四点方案等等.信函的真实性,案例的完整性会提高学生的学习兴趣,积极性,和主动性.布置写作任务,让学生摸仿范文进行大量写作,或者完成一次交易的所有信函写作.明确每封信需涵盖的要点.信函完成上交后,教师进行批改,批改包括改正内容、组织结构、措词,语法,语言,语气,风格等.最后要讲评.对于质量不高的文章,指出不足,提出相应的建议和要求,要学生进行重写.学习的过程就是不断犯错,纠错,改进的过程.
四、结束语
综上所述,高职院校英语专业商函写作教学存 有很大提升空间.如果能在加大信息输入上进行有益尝试,会极大促进整个商务英语专业教学改革的顺利进行,使职业技术教育更加健康地发展.