本站原创[摘 要]在企业信息系统中,文书档案管理是非常重要的组成部分,在企业信息建设方面也是非常重要的.现在,企业在发展过程中应用了先进的科技技术,这样就使得现代企业发展过程中,自动化和智能化在不断的发展.企业在发展过程中,文件的形式已经发生了很大的变化,电子文件逐渐取代了纸质文件,这样也使得档案管理中出现了很大的变化.现代的档案管理要利用计算机技术和网络技术来完成信息收集和整理,这样就慢慢形成了档案,对提高档案管理的效率是非常好的.
[关 键 词]企业文书；档案
中图分类号：G275.2文献标识码：A文章编号：1009-914X（2014）45-0206-01
在企业信息系统中,文书档案管理是非常重要的组成部分,在企业信息建设方面也是非常重要的.现在,企业在发展过程中应用了先进的科技技术,这样就使得现代企业发展过程中,自动化和智能化在不断的发展.企业在发展过程中,文件的形式已经发生了很大的变化,电子文件逐渐取代了纸质文件,这样也使得档案管理中出现了很大的变化.现代的档案管理要利用计算机技术和网络技术来完成信息收集和整理,这样就慢慢形成了档案,对提高档案管理的效率是非常好的.为了更好的进行档案管理,要建立起来一体化的计算机管理系统,在这个系统中要将文件处理和档案管理结合在一起,这样在进行工作的时候能够取得更好的效果.虽然,企业在文书档案管理中已经取得了一定的发展,但是在管理上还是存在着一定问题的,因此,要更好的规范管理工作.
1企业档案管理存在的问题.企业为了更好的发展在体制和结构方面的不断改革,因此企业档案工作者在工作的时候要积极开展工作,这样才能取得更好的成绩,与此同时,对档案管理中出现的问题要进行更好的解决.一些企业在发展过程中,存在着档案意识单薄的情况,在档案管理方面存在着开发力度不够的情况,而且,企业中很多人对电力档案管理工作的认识也是存在着一定的偏差的,因此,就使得档案管理人员队伍经常存在着不稳定的情况,企业档案管理人员在进行管理的时候经常会出现无法顾及到所有工作的情况,因此会导致档案编研中出现一些问题,使得档案在企业发展中无法得到充分的利用.档案管理人员在自身素质方面也是存在着一定的问题的,一些档案管理人员通常都是企业中其他岗位工作人员的,这样就使得很多的人员在工作中无法对档案知识进行更好的学习,使得企业档案管理工作无法更好的适应企业的发展.企业在进行档案管理的时候一定要改变原有的工作思路,要采用心得方法和技术进行档案管理.
2企业档案管理现代化的运用.档案管理利用现代的科学方面和手段对企业发展过程中形成的档案进行有效的管理,这样能够更好的保证企业在发展过程中提高工作效率和经济效益.档案管理的目的就是为了更好地在以后利用档案进行企业发展,在最大程度上保护档案,延长档案的寿命,这样更好的为企业提供服务.企业档案在发展过程中不仅是为了更好的满足社会发展的需要,同时也是企业档案自身发展的选择.
2.1建立和健全各项档案管理制度.建立和健全档案管理制度,能够更好的将档案编制成册,这样能够实现档案管理科学性,为企业日后的发展提供可靠的保证.在进行档案管理的时候,工作人员要按照相关的要求来进行管理,这样才能更好的发挥管理职能作用.
2.2依法建档.在进行档案管理的时候,按照相关的规范来进行工作,这样能够更好的强化档案法制教育,这样能够更好的提高档案工作人员的法制观念,在进行档案管理的时候要自觉依法进行档案的建立,档案管理人员在工作中按照相关的法规来对自己的工作行为进行约束,同时也要接受相关部门的监督.
2.3提高现代化管理水平.要运用现代化管理方法,实现档案管理的科学化、高效化和系统化.为领导决策、生产经营和科学研究提供准确、有效的服务.计算机的使用是实现企业档案现代化管理的必由之路.由于档案管理人员的计算机操作水平不一,其不规范的操作将给检索、查询带来极大的困难.所以,应该加大企业档案现代化管理的投入,包括购置先进的计算机,同时要加强岗位培训,给档案管理人员提供学习深造的机会,鼓励他们利用业余时间边工作、边学习计算机知识.
2.4提高档案管理人员的业务素质.在档案管理现代化的进程中.档案管理人员不仅应具备吃苦耐劳、甘于奉献的优良品质,还要具备做好现有工作所需的知识结构及现代化管理能力,必须掌握处理电子文件、电子档案的技术,才能适应档案现代化管理的需要.作为档案管理工作者,不仅要学习档案学专业知识,还要掌握计算机应用等各项技能,要重视专业知识的学习与更新,把学习作为生活的第一需要,通过学习,不断拓宽视野,了解工作所涉及领域的现状及发展动态,运用档案学的新理论、新技术来指导和改进档案工作,努力实现由单一专业型向多样复合型转变.
2.5电子文书档案管理与纸质档案管理的有机结合.在现行条件下,电子文书档案还不具备法律效力,电子文档仍然代替不了纸质文档,必须保证电子文书档案管理与纸质档案管理的有机结合,保证法律效力的同时,通过电子文书档案管理,实现管理的电子化和自动化,方便查询和借阅.纸质文档仍然需要精心保管,妥善维护纸质档案的管理方法应该在电子档案的管理方法中得到充分的体现,电子档案的管理方法应该尽量的减少手工管理档案的工作量.其次,系统管理主要目的是保证文书档案管理系统的稳定、正常运行,减轻系统维护人员的工作负担,提高工作效率；实时掌握各级节点系统资源的利用情况.
2.6档案工作人员要树立信息服务的理念.档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感,要经常动脑筋、想办法去收集信息,调查了解系统用户潜在的需求,有针对性的策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式,有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工,并转化、制作成信息产品,提供服务.要充分考虑用户对信息利用的需求,提供面向用户的信息利用平台.
企业经济实力的不断提高,使得企业档案管理工作发展过程中对档案工作更加的重视,才能更好的实现企业的可持续发展.企业档案管理工作投入不断增大,人员素质不断提高,能够更好的实现档案管理的目标,同时也能更好的促进企业档案管理向更好的方向发展.