本站原创摘 要：在认识我国企业档案管理存在的自我发展动力缺乏,档案管理思维僵化,档案管理模式单一的状况与不足基础上,探讨了新时期企业档案管理体制模式创新：企业档案管理市场化、社会化、自主化,信息一体化管理,文件档案一体化管理,标准化管理,实施分布式集中管理模式.
关 键 词 ：档案；管理；模式
一、我国企业档案管理状况与不足
我国现阶段企业档案管理体制是在企业自主按照企业管理体制实行二级或管理.国家各级档案行政管理部门对所属区域企业档案工作进行指导和监督.这种体制模式存在许多不足.
(一)自我发展动力不足
我国企业档案工作发展过程中存在的普遍问题是依靠行政力量的推动而自我发展动力不足.党和政府颁发了一系列文件,推动企业档案工作,自上而下通过行政手段贯彻这些文件成为推动企业档案工作的外在推力.市场经济下,政府职能发生了转变,不再直接干预企业,企业是自主经营的主体.政府的外力推动作用在建立现代企业档案工作运行机制中逐渐弱化.企业在也不再重视档案工作,档案工作缺乏发展动力.
(二)档案管理思维僵化
现代企业档案工作运行机制要求建立与现代企业制度相适应的灵活、多元的现代企业档案管理模式.传统企业档案管理模式过于僵化,体现不出先进管理理念,外包的管理方式不能被传统档案部门接受.在不涉及政治等问题下,企业科技档案部分完全可以面向社会化管理.
(三)单一的档案管理模式
传统企业档案工作基本上是采取单一档案管理模式,企业对档案实行集中统一管理、分级管理、综合管理等.企业的形态在建立现代企业制度中已发生了重大变化,单一的档案管理模式己不适用,而且,大型企业集团对整个集团档案实体实行集中统一管理既不现实,也无必要.在符合法律要求的框架下企业档案保管属企业自主行为.
二、新时期企业档案管理体制模式创新
(一)市场化是企业档案管理的改革方向
市场化是各项改革改革趋势和方向,我国企业档案管理市场化就是把原由政府承担的档案管理事业交由市场调节.档案资源作为企业自己的信息资源是管理不可缺少的基础.企业的需求就是市场,档案信息开发要不断提高才能满足日益增长的信息需求.档案管理要服务于企业的经济建设.
(二)社会化是企业档案管理的发展方向
企业档案自主管理是不可逆转的方向,企业档案管理工作受社会组织的监督.在我国服务型政府转化后,政府的行政管理能力将减弱,这就需要社会化的协会来参与管理.企业档案管理工作应充分利用社会资源,需要档案机构为企业档案管理工作提供外包服务,为企业提供档案专业服务.这将是企业档案管理的新需求方向.
(三)企业自主管理体制发展的目标
企业自主不是完全的自由,必须接受法律法规的约束.企业自主管理应适应社会主义市场经济的规律,既依法管理又注重提供服务,把二者有机地结合起来.把档案行政管理与行业协会管理结合起来,发挥档案行政管理部门和行业协会监控作用,防止国有企业档案在产权变动过程中流失,依法对非国有企业的档案工作进行严格管理.行业协会制定行业标准,指导档案管理.
(四)分布式集中管理模式
企业档案管理形式采取形式上集中,事实上分散的形式,即分布式集中管理.形式上集中是指企业档案管理由企业一级管理层总负责,制定企业档案管理制度,完善档案管理流程,但一级管理层并不参与企业档案具体管理事务.事实上分散的形式指企业档案管理具体事务都在企业档案形成部门进行具体管理,即企业各职能部门负责企业档案的制定,保存,利用.
(五)信息一体化管理
企业的档案工作、情报工作、图书工作是在适应现代科学技术飞速发展需要的过程中逐步形成的三个平行的信息管理专业领域,它们虽有各自的理论方法,但根本的工作目的是相同的.实行三者一体化管理,有利于信息的综合利用,有利于各个信息管理部门的专业协作和全方位服务、节约成本.在机构设置上需要建立信息中心等综合性的信息管理机构.
(六)文件档案一体化管理
文件档案一体化以文件生命周期理论为基础,利用计算机技术,对文件和档案工作进行统筹规划和管理,实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理,使之实现系统化和规范化,从而发挥总体最大效能,有利于开发文件和档案信息资源,这是文件管理与档案管理内在联系的必然结果,是机关文件与档案工作改革的重要方向.信息技术是文件档案一体化管理的技术保障.
(七)标准化管理
档案工作标准化是提高档案工作水平必由之路.档案工作实现标准化,是档案管理工作的发展方向,通过标准化、规范化,可以给档案工作提供新的先进的管理技术和管理方法,加速档案工作的发展.档案标准化是档案质量的准绳.实现企业档案工作标准化管理的意义在于：便于采用计算机为核心的现代技术,便于迅速、准确、系统地满足人们对各类、信息的需要.企业档案标准化管理有利于依法治档工作的进行,有利于提高企业档案工作的质量,有利于促进企业档案管理的现代化,有利于档案信息的开发利用和档案学理论的研究和发展.