项目管理中的采购成本控制

摘 要：项目管理是当下比较热门的话题,对于我国经济发展的过程中起到了重要的作用,在项目管理中,采购成本控制是比较重要的一项,直接影响到项目的成功与否.文中对于项目管理中如何有效的控制采购成本,保证效益的最大化做出了阐述.

关 键 词：项目管理；采购；成本控制

中图分类号：F213.3文献标识码：A

1项目管理中采购过程中成本控制的方法

在项目管理中,比较重要的一项就是对于采购的成本控制,采购直接关系到项目的材料成本控制、项目的质量和安全等,所以要使用科学的管理方法,按照规定的程序进行采购管理.

1.1实施项目分类控制

在项目管理的过程中,要根据项目的性质不同,承包商的特点不同,采取不同的采购管理模式,从而可以有针对性的对项目进行管理,实现项目的成本控制.

1.2制定管理制度化

在项目管理过程中,采购成本的高低直接决定了项目的成本,所以要建立完善的采购成本管理制度,从采购的、方式和检验等方面逐渐的完善,制定出合理的程序标准,从而可以对采购成本进行科学合理的控制,进而控制整个项目成本.在采购的过程中,首先要进行比价采购,这是可以降低的最为有效的手段.其次,要进行严格的监督管理,在确保质量的前提下争取的最低化,以最低的获取最高质量的采购指标.采购程序是整个项目管理的重中之重,是项目管理中成本控制的基础,只有在采购上进行合理的成本控制,才能够保证项目后期的成本.

建立完善的采购制度,在采购过程中暗箱操作的非法行为时常发生,因此在对采购、方式、质量检验等方面做出具体的规定,这样就有效的规避了暗箱操作的行业,从而有效的降低采购成本.

比价采购的制定.在项目采购过程中,是十分重要的,因此在采购时要以进行比较,从而达到降低采购的目的.同时在比价采购中,力求在保证质量的前提下,实现对采购的全过程进行监测,从而有效的控制采购成本.比较有效的实现了采购过程中的公开化,对隐蔽的违规行为很难进行,从而有效的规避了项目管理中的漏洞,不仅达到控制采购成本的目的,同时也有效的保证了利益的最大化.比价购销是一种更为科学、规范的决策机制,与“货比三家”有本质上的区别,其操作方法和检验监督机制都更为健全.

把握费用的严格审批.在采购成本中采购经费和仓库经费也占有一定的比例,这二项费用如果不实施控制,也会导致采购成本的增加,因此在比价采购的条件下,尽可能的就近采购,这样采购过程中一些运杂费将会减少,同时仓库经费也会有所降低.

1.3严格按程序采购

控制材料成本的关键是采购过程,只有堵住材料采购过程的漏洞才能进一步降低采购成本.需要注重以下两点：

一是采购程序公开化.生产部门要制订详细的采购计划,根据计划进行采购,计划外的材料一律不许采购,这样从计划的制订上就实行严格的成本控制,有利的杜绝了采购成本的数量.同时根据生产用料的要求,供应部对供应商的选择要进行严格的调研,确保材料的合格率,对于不合格的材料不仅要追究采购人的责任,还要进行退货,从而保证材料的质量达到规定的标准.

二是采购过程参与人员多极化.对于采购的决策需要科长、计划员和采购员三个以上才可进行,决策完的采购计划即使采购员不在时,其他人也可进行,这样有利的保证了采购的程度化,同时对采购过程也有利于实现控制.

1.4加强采购材料会计核算工作

项目管理过程中应设置采购材料科,详细核算材料的计划价、实际价、材料差异、运杂费等采购成本,以加大材料采购的监控力度.由于市场经济体制的建立,材料市场根据市场供求关系的情况浮动较大,这样不同时间内的和计划就会有一定的差额,上升或是下降的幅度较大,因此通过计划的调整和材料采购核算工作的加强,不仅有效的降低了成本,同时也有利于对采购部门业绩的考核.

1.5信息多元化,利于掌握可降空间

在信息时代,竞争取胜还要靠及时准确的信息,项目管理中采购的成本控制也同样需要有及时准确的信息.通过网络,与信息传递,可第一时间了解并掌握更多供应商的报价、供货能力、质量、信誉及资金实力情况.

另一方面,对一些专用物资,通过各种方式掌握其制造成本,了解可降价的空间.通过现代化的这些信息准备,既为降低材料的谈判争取到主动权,又不至于在谈判中把供应商遇到赔钱的地步,使双方均能从中获利,加强了双方的友好合作.但是,在项目管理中不管采用怎样的方法控制物资采购成本,都必须注意：成本控制与项目中所有部门、员工都密切相关；要有完善的内部控制制度、适合项目自身的财务制度和薪资制度.

2制定采购预算与估计成本

制定预算的行为就是对组织内部各种工作进行稀缺资源的配置.预算不仅仅是计划活动的一个方面,也是组织政策的一种延伸,还是一种控制机制,起着一种比较标准的作用.

制定采购预算是在具体实施项目采购行为之前对项目采购成本的一种估计和预测,是对整个项目资金的一种理性的规划.它不单对项目采购资金进行了合理的配置和分发,还同时建立了一个资金的使用标准,以便对采购实施行为中的资金使用进行随时的检测与控制,确保项目资金的使用在一定的合理范围内浮动.有了采购预算的约束,能提高项目资金的使用效率,优化项目采购管理中资源的调配,供应商是项目采购管理中的一个重要组成部分,项目采购时应该本着“公平竞争”的原则,给所有符合条件的承包商提供均等的机会,一方面体现市场经济运行的规则,另一方面也能对采购成本有所控制,提高项目实施的质量.因此,在供应商的选择方面应注意两方面问题.

3针对全流程控制总成本

在探讨项目采购管理中降低成本的问题时,应该确立采购全流程成本的概念,应该关注的是整个项目采购流程中的成本降低,是对总成本的控制,而不是单一的针对采购货物或服务的.获得了低价的采购物品固然是成本的降低,但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益.同时,降低采购成本不仅指降低采购项目本身的成本,还要考虑相关方面的利益,单独降低某项成本而不顾及其它方面的反应,这种成本降低是不会体现在项目采购管理的利润之中的.

结语

项目管理中采购成本的控制,要贯穿于采购的全过程,同时对采购的全过程实施动态的监控,从而达到整个项目管理中总成本的控制和降低, 所以在项目管理过程中要建立全流程的成本概念,从而在采购过程中发掘无处不在的降低成本的机会.