本站原创[摘 要]作者针对以往遇到的实际企业,分析了小型民营企业财务管理不完善的原因,通过对原因的分析,论述了小型民营企业加强财务管理的途径,通过不断进行制度建设、落实、聘请具有专业胜任能力的财务人员、治理层加强管理技能学习、完善、落实内部控制制度以及聘请外部专业机构对企业财务进行审计来加强企业财务管理.案例所述的企业是较为典型的一例,不代表所有的企业,本文仅以此企业为例进行分析.
[关 键 词 ]小型民营企业 财务管理 内部控制
随着我国市场经济的发展和繁荣,民营企业在促进我国经济增长中的地位越来越重要,在经济体制改革的大背景下,一大批民营企业应运而生,其经营方式灵活、信息传输速度快、管理层次少、效率高,在促进商品流通、改善民生、技术革新、促进生产力快速发展中起到了推波助澜的作用.在民营企业的诸多优点得到充分肯定的同时,我们也注意到,民营企业仍存在很大问题, 民营企业很难发展为大型企业, 中小企业的平均寿命过短等.这些问题的出现固然有外部竞争环境的原因, 但中小企业经营管理不完善、不到位是其根本原因[1].这些企业往往重业务不重管理, 尤其财务管理水平低下[2].因此,民营企业经历了经济体制改革初期的快速发展之后,随着市场竞争的日益激烈,优胜劣汰成为摆在企业生存和发展面前的严峻考验.竞争加剧要求企业必须加强管理,如何提高财务管理能力则是管理中的难点.下面用作者以往遇到的小型民营企业甲企业为例,揭示小型民营企业普遍存在的财务管理现象.
一、甲小型民营企业财务运行中的现象
甲民营企业,从事IT行业的商品流通,企业注册资金500万元,设有财务部、销售部、工程部.未设行政部,有专职内勤兼任简单的行政工作.财务部一人,出纳兼会计.企业为一般纳税人,年销售额1000万左右,年度企业增值税税负率约为16%左右.在与该企业负责人的交谈中得知,其不懂财务,财务上的工作全部由财务部一人完成,出纳来到企业工作时刚刚大学毕业,经验不多,独自承担会计及出纳的工作,这样的状态已维持5年左右.查看企业账簿,总账与明细账无法核对相符,银行日记账与银行对账单余额不等,没有银行存款余额调节表,库存商品、固定资产余额为负数,经进一步与供货商、企业客户对账发现,往来账账面余额与实际不符,账务处理中,存在无原始凭证即编制记账凭证情况,缺乏相应的授权审批,费用报销及付款随意,空白支票与印鉴均由出纳保管,未定期进行库存商品盘点,无库存商品明细账及盘点表,采购随意,付款先于,企业需要付出很多时间和人力向供货商催要.检查出纳办公桌,有大量票据未入账,散落在办公桌的各个角落,其中包括进项增值税专用.
通过对甲企业以上情况的了解,分析该企业在财务管理中存在问题.
二、甲企业在财务管理方面存在的主要问题
甲企业财务管理不完善是比较典型的,通过分析,该企业在财务管理方面主要存在以下问题.
1.企业内控缺失
(1)财务管理制度体系缺失
由于甲企业没有建立财务管理制度,未制定日常经营的各项规定、管理办法等,所以无法对企业日常财务活动进行规范和约束,企业的财务管理是未加约束、缺少监督的松散管理,没有授权审批制度.
对采购的管理过于放松,没有审批和监督,多数付款先于购货,购货拖延时间较长,导致企业在与供货商的谈判中处于被动,同时这也是导致企业增值税税负率较高的原因之一.
(2)缺乏相应的授权审批
在对甲企业的财务检查中发现,企业的付款、报销、采购等均没有经过必要的授权审批过程,付款随意,采购由采购人员自行决定,缺少什么就购入什么,甚至由于人为损坏、管理不当造成丢失的采购也无人监控,造成企业成本增加.
(3)不相容岗位未加分离
企业财务部门只有一位工作人员,出纳和会计由一人担任,这有利于企业节约人力成本,但违背了企业会计制度中不相容岗位相互分离的规定,给财务舞弊制造了机会.与舞弊带来的危害和损失相比,节省的人力成本是微不足道的.
2.管理者管理水平有限,对财务的重要性认识不够,财务管理知识欠缺
由于小型民营企业多为出资人自己负责管理企业,企业所有权与经营权统一,基于大量存在的这种情况,本文管理者就是指企业的出资人,不包括两权分离情况下的职业经理人.
从企业的年销售额可以看出,企业管理层业务素质良好,在与管理者的沟通中了解到,他们把大部分精力用在了销售业务当中.这也正是我们通常遇到的情况,企业管理者多数为技术出身,业务方面比较专业,但是遇到企业的内部管理,则束手无策,不知如何是好.甲企业管理者就是这种情况,在创业初期,为了维持企业的生存,将注意力集中在企业业务发展上,忽视了企业的内部管理,尤其是财务管理.随着企业发展,当管理者意识到财务管理存在问题时,却不知问题产生的根源是什么,如何解决.究其原因,主要是由于多数企业管理者并不是财务专业人员,不清楚财务运行和内部控制,不能对各个控制点实施有效的监督.
3. 财务人员专业水准缺失
如案例所述,该企业财务人员实践经验欠缺,从会计理论学习到实践运用,这是需要一段时期的经历和锻炼的.所以,首先,甲企业财务人员是不胜任的,从案例后面的情况也可以说明.账账相符、账证相符、账实相符这是会计记账起码的要求,但在甲企业却看到总账与明细账不符,固定资产和存货期末余额为负数,这显然不符合常理.经过询问和查账发现,负数的存货是由于在月末结转销货成本时一律按销售收入的90%结转,不管实际销售明细,如果认为该企业对存货采用的是计划成本核算方法,但随后又没有对成本差异进行调整.另外,五年来,该企业一直按一个固定的数字计提固定资产折旧,而固定资产原值却在不断增加.经过了解,该财务人员讲到她接手5年来一直按前任会计离开时最近几个月的计提数作为她计提固定资产折旧的数字,不知道新购入的固定资产从次月起要计提折旧,提足折旧的固定资产即使仍在使用也不再计提折旧,因此没有按照会计制度的规定进行账务处理.因此,我认为该企业的财务人员缺乏从事该工作应有的专业技术能力.
三、小型民营企业完善企业财务管理的途径
1.不断进行制度建设,抓好落实,加强管理
针对企业的财务管理,企业应当建立财务制度,从各方面规范企业内部的财务运行,明确清楚地告诉每一位工作人员,哪些可以做,应该怎么做,哪些不可以做.在制定财务制度的基础上,还应当针对具体的工作和业务制定具体工作规范、流程,如管理和使用规范、费用报销流程、银行账户管理办法、费用报销标准等,以及工作人员的岗位职责,以规范化要求最大限度降低财务舞弊的发生.由于企业不同,具体情况也不同,在制度建设上,企业应当认真分析自身特点,如组织结构、治理层管理理念、财务管理目标、人员状况等,为企业打造适合自己的财务管理制度,不能完全照搬其他企业的制度为自己所用.此外,还应当看到,企业制度的建设是长期的、发展的,不是静止的、一成不变的,在制度建设初期,为了尽快建立相关制度,可以借鉴其他企业的成功经验,在认真分析研究的基础上制定适合自己企业的管理办法,经过一段时间的运行,逐步修订.制度建设应当专人负责、全员参与,并具备自我完善机制,根据企业日常经营活动和发生的新情况、新问题,不断完善制度体系.
仅仅形成制度还不够,制度的目的是为了贯彻和落实,只有将制度落到实处,才能对企业的财务管理发挥作用.因此,企业应当定期组织员工学习制度,以丰富的实例将原则性强、比较乏味的制度变得生动、容易理解和接受.通过学习,也能促使员工与公司管理层的经营理念保持一致,这有利于企业文化的形成,便于对企业的管理.通过制度的落实,使遵守制度成为一种习惯,管理对员工而言不是一种强制行为,而是一种自我约束和遵从.
2.聘请合适的财务人员,进行持续的后续教育
人力资本是企业非常重要的财富,人员素质和综合能力的高低制约着企业的发展.财务人员在日常工作中与企业各部门、各方面都发生联系,在工作中就会了解到企业的资金、业务等商业秘密,掌握着企业的财务数据,这就要求财务工作者首先在思想道德上要品行端正、爱岗敬业,其次,在业务能力上要专业并不断学习、自我提高,在行为能力上要忠于职守、原则性强.业务能力高但职业道德败坏会给企业带来严重的威胁,职业道德高尚但业务能力不够又如同企业发展的短板.因此,合格的财务人员应当是业务与品德的良好结合.
另外,企业管理层也应当注意到,财务人员的后续教育是非常重要的.与企业相关的国家政策在不断推出和实施,特别是与企业息息相关的税收政策,如税收优惠政策,执行地好,会增加企业的竞争优势,如果对税收政策掌握不够,该享受的政策未享受,会给企业带来无形的损失,承担额外的税收负担.
3.管理者加强管理技能学习
在经历了创业初期的事无巨细之后,随着员工人数的增加、管理梯队的日益复杂,企业内部自然会形成分工协作的局面,企业管理者不再可能亲历亲为每一件事务.摆在管理者面前的是如何落实管理理念,保证企业整体的管理思想能够在每一个管理层次得到正确的传达和落实.由于企业的投资者多为技术出身,在自己专长的领域从事经营活动,企业管理知识缺乏和经验不足决定了企业自然经历一个管理不完善的过程,当然,并不是所有的企业都会遇到甲企业遇到的所有问题,但或多或少都会涉及.这就要求管理者一定要加强自身学习,积累经验,具有敏锐的观察能力,找到日常经营过程中的高风险领域,完善企业管理.
4.完善内部控制制度,抓好落实
为企业量身适合自身特点的内部控制制度是加强管理的必然要求.甲企业存在的上述问题能够发生,在很大程度上是由于企业缺乏基本的内部控制,缺乏相互的牵制、监督、管理层审批.因此,企业需要在经营活动中不断完善内部控制制度.如,对不相容岗位未分离的问题应通过增加合适的工作人员达到分离状态.
内部控制制度从无到有,会经历一个过程.首先,制度建设初期,管理层可以根据相关法律法规、企业基本情况和管理要求,制订一些符合法律法规规定和管理层要求的办法,然后,日常经营中出现什么问题就解决什么问题,将解决问题的办法形成制度、形成惯例,并专人负责归档和整理,久而久之,内部控制制度就形成于企业日常积累的点点滴滴.如果企业没有足够的能力完成内部控制制度的建设,必要时可以聘请有相关资质和能力的外部专业机构,如会计师事务所,为企业建立内部控制.
5.定期聘请外部专业机构对企业财务进行审计
在加强内部财务管理的基础上,有条件的企业可以定期聘请外部专业机构,如会计师事务所,对企业财务进行审计,这也是加强财务管理的有效办法.通过外部独立机构的审计,可以客观地评价企业内控,对企业是否能够遵守现行的会计准则、会计制度进行评价,发现企业财务运行中存在的问题,不断查漏补缺,提高财务管理水平.