本站原创[摘 要 ] 在繁忙的商务活动中,相关工作人员需要了解很多重要的有价值的商业信息,商务报告正是信息交流的有效手段.文章从商务报告的写作程序、语言风格、写作原则等几个方面入手,介绍如何成功撰写商务报告.
[关 键 词 ] 程序 风格 原则
商务报告是国际商务活动中对已经完成的工作向上司作的书面汇报,是公司中一种篇幅较长的、更深入的、有事实和观点的沟通方式,通常作为决策和行动的基础.写商务报告的目的在于通过对有关事情的调查研究、获取有用信息,并在此信息的基础上得出结论,同时还需要提出建议,以便为商务报告读者提出工作上的思路,为工作中的下一步决策提供可以参考的信息.因此,对于国际商务工作人员来说,学会成功撰写商务报告是必备的基本技能.
一、熟悉商务报告的写作程序
1.限定范围,确定报告内容.报告的写作者和要求写报告的一方必须就报告的范围达成一致.如果不限定范围,最后的报告可能就太宽泛,没有价值,或者包括了不相关的内容.如,关于新产品投放到市场的情况,或关于人力资源培训,或关于产品销售情况.
2.做研究计划并进行材料的收集.根据报告的内容,对此做细致的研究,进而计划出报告的深度、复杂程度和研究方法.这直接决定参与报告的人员,报告所涉及的资金和需要收集的材料.
在决定了做什么调查和做多少调查之后,就可以开始收集材料了.收集材料可以从公司内部着手,也可以从生产部门获取信息,还可以从一些政府部门,商业机构等处获取信息,再就是通过问卷调查,来往函电,新闻资料,因特网等途径获取有用信息.资料的收集必须全面,收集的信息必须认真辩别真伪,所收集到的信息必须尽可能地反映事实的真相.
3.编辑加工材料.所谓编辑加工材料是对所收集到的资料进行科学处理.首先要根据所撰写报告的主体,认真分析信息.接着按照所需,将资料分门别类.明确哪些资料重要,哪些资料次要,等等.加工资料是一个去伪存真,去粗取精的过程.
4.写一个详细的提纲和草稿.在将所收集到的资料加工完毕后,就开始初步拟订报告的提纲和草稿.拟订的过程中要注意条理性、逻辑性、按照事物,情况发展的先后顺序进行编序.
5.编辑草稿,确定最后信息,最终定稿.一旦要求你写报告的人同意了之前的草稿,就可以写正式报告了.
6.得出结论.结论的质量能充分反映报告撰写人的工作水平.写结论可以根据不同的内容列出项目,所得出的结论必须符合事实,令人可信.
7.提供建议.建议是写报告的目的之一.建议的根据就是报告的主体和结论.如果所提供的建议合情合理,有充分的事实依据,那就为公司在该方面的决策提供了良策,是对公司的一大贡献.
二、把握商务报告的语言风格
商务报告属于应用文体,文中体现比较正式的语体,不能使用艰涩,古板的词,不具有文学语言的夸张,渲染功能.一般来说应体现以下语言风格.
1.简单,多样化.简单是所有商务写作的基本原则,不管是正式的还是非正式的报告,都要遵循这个原则.多样化指根据报告的读者,报告的写作风格也可以有所变化,不要千篇一律.
2.不同句子长度.句子要多样化,这也是商务写作的原则之一.全部用太复杂的句子结构,令人费解,而太简单的句子用多了又显得不正式,所以要注意句子结构有变化,简单句和复合句搭配使用,力求生动.
3.用格式划分长文章.有时可以通过用一系列的数字把内容分成一些标题.比如：
(1)Introduction(介绍）
(2)Discussions(讨论）
a．Establishment of pany catering facilities
b．Arrangements of seating
(3)Conclusions(结论）
(4)Remendations(建议)
4.应用图表.借助表格、图表、照片等来缩短报告的篇幅,讲明报告内容,增强文章的可读性.报告中的图表会简化信息,增加视觉效果和趣味性.
三、遵循商务报告的写作原则
1.报告中所提供的信息尤其是数据必须准确无误.
2.报告必须完整、具体.作者必须陈述所有主要问题的各个方面,仔细得出结论,对建议提出详尽的支持.
3.清晰易懂.商务报告写作应尽可能使用常见的商务英语词汇,写报告的人必须要做到清楚地表达自己的意图,任何文字不严密,含糊不清的词句均应避免使用,不能让读者产生误解.当你确定了想要传达的内容之后,就应该用最朴实,简单的语句表达出来,而尽量避免使用具有不同含义,意思不确定的词语.同时也要注意句子的结构安排,使用必要的连词或短语使句子连贯起来,要选择简单的,直接的句式.应该注意恰当地划分段落,通常情况下,一个段落围绕一个主题.
4.简明扼要.商务文本的写作都讲究时间效益.不管是信函还是商务报告或商务建议书,或其它商务文本都需要简洁明了.不管是正式的商务报告还是非正式的商务报告都是如此.使用最简洁的语句表达最完整的意思.能使用单词的不使用短语,能使用短语的不使用句子,能用短句的不用长句.避免不必要的重复和过度的细节描述.但是简洁的原则是以不影响清楚为前提.
5.果断肯定.所谓果断肯定指写商务报告时对有些事实的描述和观点的阐述必须确定,语气果断,不能使读者感到所报告的内容难以决断.商务报告作者必须果断地表述自己的观点.
总之,尽管商务报告有不同的格式和风格,但都必须遵循商业写作的一些共同特点.报告作者还要对读者有较清楚的了解―了解他们的要求、需要、背景知识等.必须适合接受报告的人阅读,更要满足他们的阅读目的,并据此进行计划和交流.