本站原创摘 要：随着知识经济时代的到来,信息与知识逐渐成为了企业需要管理好的重要资源,企业知识和信息是否与时俱进、各部门之间的信息传递和沟通是否快速,直接关系到企业的创造力和效益.协同管理平台的应用方便了各部门的信息共享和沟通,可以逐渐完善企业的统一的计算机终端信息管理,有助于构建企业的知识管理系统.
关 键 词 ：协同管理平台；企业知识管理系统
引言：
企业知识管理系统以管理信息系统为基础,通过知识的获取、存储、共享与应用使得隐形知识显性化,并提高知识的使用率及复用率.企业的每个生产创造的环节包含的信息都是一个个孤立的信息岛,但是各个部门各个环节的信息都会相互影响最终影响企业的生产力和效益,企业的某个业务部门往往无法掌握全局的业务信息,不同部门使用不同的软件进行信息沟通不利于最终达成统一的目标.协同管理平台把每个信息联系到一起,组成一个可以各部门紧密联系并进行统筹管理的信息网,大大方便了企业的信息知识管理.
一、先进的管理理念、设计思想和实施手段是成功应用的关键
企业要实现有效的知识管理,建立协同管理平台是基础设施,在协同管理平台的基础上拓展更多的知识管理模块,最终可以形成完善的知识管理系统.企业协同管理平台为知识信息提供了具象化的空间,操作平台和处理引擎,可以有效地实现知识的公共处理和开发共享.要成功地应用协同管理平台来构建企业知识管理系统,先进的管理理念、平台设计和实施手段都是必不可少的因素.
构建知识管理系统首先需要把各部门个人的知识转化为公共知识,然后实现公共知识的信息化以便企业管理.协同管理平台实现了知识的采集、存储、显示、下载和统计等一体化的知识使用流程.用户可以上传知识,并对自己的知识进行管理；用户可以分享知识,业务需求分析经过审批人审批后,可以将自己的知识分享到相应栏目中；知识管理系统的知识可以由平台的管理人员进行审核和审批管理,控制知识上传的流程,保证数据真实、及时和准确的反应出各单位知识的情况；知识管理系统有很严格的权限控制,包括检索、浏览、下载和管理等功能都有统一的权限管理,保证了知识的安全性.i WIN就是一个协同管理平台的例子.
1.i WIN是企业信息沟通和共享的一体化解决方案
i WIN把企业内部每个部门、每项业务紧密捆绑起来,外部业务关系也可以得到部分共享信息,使企业把自身业务和渠道、顾客、外联单位、供应商捆绑实现真正的一体化,把外部的关系和内部的处理紧密的结合起来,以最低的应用成本获取最高的效益.
2.如何控制机构内部各式各样的数据流及工作流
针对这一根本目的, i WIN系统专门集成了强大的通讯技术和工作流技术,i WIN使用的顺序工作流的机制,可以更好的控制多个工作流之间的交互,当通过单据启动一个流程,都会生成一个流程对应于该单据的流程实例,每个实力都是相互独立的,这时更改流程模版将不会影响到这些实例的原始运行轨迹,如需改变单据的流程运行轨迹,可以直接对实例进行修改.它的信息流多为文档是上下文关联的信息,面向于企业的日常运作,管理以及外部关系的管理,同时提供强大数据的数据库管理功能,以记录机构的具体业务数据和指标.而企业的信息系统（MIS 、ERP等）多处与相对专业的数据集合,结合两者的优势使机构的信息进行集成和有效地共享,让这些信息能被所有需要信息的管理者和员工及时、有效的获取和应用,充分发挥这些信息的作用,支持企业的运作管理,提高企业的生产效率和反应能力.
二、系统数据的核心保障,系统的优异的安全特性
协同管理平台的安全性也是必须在技术上得到保证的一点,系统的安全才能确保企业信息、知识的安全.有的知识具有一定范围内的保密性,在系统设计中应该得到体现.
1.防止攻击
首先要保证系统整体的安全,配备专业的安全防火墙,对内网外网采取不同程度的防护,预防攻击,进而保证知识储存安全.
2.数据存储安全保障
其次要保证信息在平台内存储的安全性,利用技术防护,对平台上的数据进行备份等,都可以保障数据的存储安全.
3.系统应用权限
权限系统是任何系统都必不可少的一部分.在知识管理中权限就意味着正确的人在正确的地点获取正确的信息.对于财务系统等具有高度机密性的信息,采用外网不可访问的方式、或者采用只能由管理员身份登录的人员可以访问的形式等等方式来维护机密信息.对于所有的包括普通的知识信息,全部采取赋予不同用户组不同的权限的方式,并且这些权限都细化到能否查看能否修改能否删除能否等等知识管理涉及的每个方面.利用系统权限来维护知识管理平台的正常运行.
三、办公自动化系统的核心基础,具备完善的融合通信平台的优势
协同管理平台具有相当的灵活性和拓展性,既可以贴近机构的当前管理制度和业务模式,又可以解决机构随之发展和变化所引起的对于信息系统的变化要求,i WIN就是这样一个完全可以模拟机构任何管理制度,业务流程,业务表现形式的软件平台.并且协同管理平台具有相当的兼容性,可以再平台上加入其它的模块将它拓展为一个包括协同工作平台、网站发布平台、视频会议系统、电子政务管理、公文管理系统、人力资源管理系统、进销存管理系统、客户关系管理系统、项目管理系统的综合性的信息管理系统,充分利用电子信息的流畅和便捷性,实现办公信息化和自动化.
协同管理平台不仅可以实现电脑端的知识信息管理,还可以在手机等其它移动平台上开发用户端,一些较为频繁用到的功能,便于用户随时随地进行信息的更新和沟通.例如实现移动批阅文件、公文流转、公文签发、电子邮件,实时查阅会议通知、内部公告、灵活快捷,提高企业自身反应能力,大大有利于企业在当今高速发展的知识爆炸时代提高企业内部管理效率,增强竞争力.
四、强大的适应性和灵活性是系统在不同机构得到有效应用的基本保障
协同管理平台具有强大的适应性和灵活性,能作为信息接入管理的平台,运用其内部的工作流,模拟处理机构的所有管理过程,具有很强的兼容性和扩展性,可以把所有信息流、业务流、财务流、管理流等功能模块以“软插件”形式接入,根据客户的业务发展需要,灵活地实施机构信息化建设.不同的企业机构可以根据自身的企业制度、管理模式、业务流程,使协同管理平台向自身经营习惯靠拢,而不是造成不同企业的管理模式被一个僵化的平台规划统一,这样的模式才能让平台在构建丰富的过程中与企业的管理融为一体,企业能有效地利用协同管理平台构建适合自身情况的知识管理系统,提高竞争力.
五、结束语
当今信息时代,企业构建一个完备的知识管理系统是必经之路.基于协同管理平台来拓展并最终构建企业知识管理系统具有十分可行性.协同管理平台能够实现企业信息知识的沟通和共享,与企业的管理一体化.让用户在安全的网络环境下,访问平台信息、传输信息,使分散的业务信息紧密成网协同运作,结合结构化数据与非结构化数据,让知识管理系统可以在这个平台更好的获得相关信息,生成知识或形成知识的再创新,实现业务流程的信息化和自动化,从而为企业带来更高的价值.