本站原创笔者所在单位实施全面预算已经四年,推进和加强预算管理的过程中取得了一些成绩,但在实施过程中,始终存在以下问题,使得预算越来越像数字游戏,预算管理的价值无法真正体现.一是预算编制复杂而可操作性不强,对市场和运营的预期很随意,数据不准确,使预算变得没有意义.二是对预算管理的理解较为片面,认为全面预算只是财务部门的事情,其他职能部门只是消极地应付,甚至产生抵触情绪,三是执行过程中信息反馈慢,缺乏相应的分析方法,使得预算失去作为管理工具对运营实施过程控制的意义,四是公司预算考核评价制度不科学不合理,只注重结果,缺乏弹性.
从表象看实质,上述问题的存在主要不在技术层面,而在于认识上的偏差和制度、文化建设上的缺陷.由于全面预算管理需要一些专业技术和计算方法,从推行全面预算管理之初,财务部门理所当然的成为预算管理的编制者和实施者,预算管理过程无外乎财务部门组织编制并上报年度预算,年中对预算执行情况进行分析和预警,年末预算考核也是以财务指标为准.“用数字说话”使得财务成为预算管理的“主角”,但财务本身的局限性使得财务在推进预算管理的过程中容易忽视数字背后的东西,导致责任主体错位,预算管理的效果不明显,无法步入良性循环的轨道,最终使得预算管理流于形式,价值难以体现.本文试图通过对一些细节问题的分析,找到预算突围的方法.
一、预算编制
预算编制过程常常是各个业务部门上报预算,财务部门汇总预算,编制报表,报领导层审批,再经过几个来回的讨价还价和平衡,形成最终年度预算.在业务部门上报和财务部门汇总过程中,常见的问题是沟通不畅,业务部门不懂财务报表,而财务人员不懂业务,看似简单的一个数字,双方的理解完全不同,如果在预算编制过程中没有充分沟通,可能造成预算执行过程中的相互推诿.在有限时间内,如何提高沟通的效率和效果,是确保预算编制能够高效高质的前提.
笔者认为,解决这个问题需要财务人员能够跳出财务做预算,因为预算的实质是公司为实现既定目标的一个行动计划表,不过是以资产负债表、利润表、流量表等财务报表的形式表现.如果财务的精力集中于预算“电子表格”的数据收集、检查、审核汇总、上报、时间节点等,并试图通过越来越多的表格来提高预算管理水平,无异于合本逐末,在占用财务人员大量精力搞预算的同时,预算水平却无法真正提高,因为关注点始终在数字本身,而忽略了数字背后的东西.
以成本预算的编制为例,第一步是公司各部门根据具体的工作职责,上报本部门的成本费用预算,第二步是财务汇总、计算、编制预算报表.第三步是讨价还价和平衡,财务对数字是否合理的判别尺度一般是上年实际数、上年预算数,通过增减额、增减比率来反应变化,并据以判断变化的合理性.从财务的角度讲,这样的做法无可厚非,财务的本质就是用数字记录反映企业经营活动的历史,但通过历史预测未来的风险有时很大,历史数字是否合理无从考究,未来市场变化无法掌控,用无从考究的数字为依据调配企业资源以应对无法掌控的未来,预算的执行情况可想而知.
跳出财务做预算,首先是跳出“历史”,对历史数字的运用要有个清醒的认识和合理的使用；其次是跳出“数字”,数字是对目标或行动计划的一个定量化,在预算编制过程中,定量化不是最终目的,制定出能确保目标实现的行动计划才是目的.因此,财务在预算编制中的作用是翻译和桥梁,通过业务语言或自然语言与财务语言的转换,搭建目标与行动或工作计划之间的桥梁,建立以工作计划为纽带的预算编制体系,每个业务部门根据企业的战略目标制定全年的工作计划,具体到每个工作计划或任务的时间、方式和支出预算,并编制成表上报财务,财务人员将具体的行动计划与会计科目的链接关系梳理清楚,通过工作计划到会计科目的转换过程,业务部门上报预算时能够有的放矢,不必为不懂财务报表或会计专业术语而消极应付预算上报,财务人员能够在较短的时间内汇总预算,形成全面预算的初稿.公司各部门都将主要精力放在预算的内容――工作计划而不是形式――数字上,预算编制过程中的平衡过程也会注入更多理性.预算编制调整的过程也是公司管理团队清晰认识公司战略目标,合理精细安排全年工作计划,合理配置优化预算资源的过程,在此过程中,充分有效的沟通需要高效的方式方法,以工作计划为媒介,找到双方的共同语言,可以减少其他职能部门的抵触情绪,避免预算成为财务部门的事情.此外,在预算编制方法上,除了传统的固定预算、定期预算外,财务人员还应从企业实际情况出发,深入分析各种预算编制方法的优缺点,针对不同的业务特点和需要,考虑使用弹性预算、滚动预算、零基预算等方法,并注意方法之间的互补性和综合运用'建立健全行之有效的预算方法体系.
二、预算控制
预算控制过程中的常见问题是过程控制不力,预算执行超标却难寻问题根源,其关键是在预算监控体系中过于依赖财务“拉警报”,而财务由于自身的局限性,收集信息不仅费时费力,需要编制许多分析报表以及大量计算才能得出实际发生额与预算之间的差异,而且由于数据收集的不足可能导致分析结果出现较大的差异.警报是需要的,但适时的报警和全面深入准确的分析至关重要,否则财务有可能因空喊“狼来了”而成为众矢之的.财务作为预算控制的参与者,主要作用是协助分析和负责监督,以过程监督和提供准确的预算差异分析成为重要帮手.
就预算控制而言,可分为事前控制、事中控制和事后控制三个环节.年度预算的控制往往要落实到月度预算上,在月度预算的事前控制中,每月月初财务部门根据月度、年度预算和预算执行进度给各部门下达财务指标,指导业务部门制定本月业务计划.月度计划不是总预算在各月份问的简单分配,而是根据上月度预算的执行情况和总预算的进度,以及实际情况的变化重新作出的更符合实际的安排.月度预算的事中控制主要是支出审批,即各级部门和领导根据下达的预算指标对日常支出业务进行审核,保障预算目标的实现.在审批过程中财务提供预算数、预算已发生数、预算余额等信息,使得审批有据可依.月度预算的事后控制是通过差异分析报告来反映预算执行进度、指标完成情况及分析建议.通过差异分析达到三个目的：提供决策信息,指导下月计划,提供考核依据.因此,预算差异分析虽月度预算的事后控制环节,但同时指导下月初月度计划的制定,从而把每月的预算有机地联系起来,有效保证年度预算目标的实现.
对预算差异的分析,首先是数量化分析,数量化分析可根据不同情况分别采用比例分析法、比较分析法、因素分析法、盈亏平衡分析法等方法,从定量角 度或从产销量,品种结构、、变动成本、边际收益、费用等诸因素的角度分析,充分反映预算执行单位的现状、发展趋势及存在的问题和潜力.如从盈亏的形成过程看,差异的形成可以归为两大方面：销售收入差异和成本差异.根据销售收入和成本的构成,销售收入差异和成本差异又不外乎差异和数量差异两大类.所谓差异,是指由于因素变动而导致的差异额,所谓数量差异.是指由于数量变动而导致的差异额.差异分析是一个循序渐进的过程,即从综合性的财务指标人手,逐步分解,最后落实到具体的生产技术指标上.其次是原因分析,数量分析可以看出数量上、现象上的差异,并不能就此说明差异实质.还必须深入相关的职能部门(车间),分析差异形成的多种原因,找出主要原因,抓住主要矛盾.如利润与预算发生差异,通过时间分析.看各月利润完成程度,哪个月的利润完成不好；通过项目分析,看是销售问题还是成本问题；通过部门分析,看问题出现在哪个部门,导致利润下降.第三是因素分析,在评估与调查差异发生的基本原因时,应当考虑因素：差异可能是微不足道的,如由于报告上的错误所致,因一笔会计分录误记到某部门,便可能促使该部门发生不利差异,而造成另一部门的有利差异,差异可能是由于特定的经营决策所致――为了改善效率,或为了应付某些紧急事故,管理当局下达决策而导致差异的发生.例如管理当局可能决定加薪,对付另一公司挖墙角的挑战,或者进行以往没有规划的特殊广告项目等.这类差异须认真辨认,因为一旦认清,便没有进一步调查的必要,当该项决策做成时,就已认定差异必须发生；还有许多差异是不可控制因素造成的,而这些因素又可加以辨认,例如洪涝损失等：只有不知道真正原因的差异,应该格外关心,并予以认真调查,以采取矫正行动.通过对各类因素的分析,衡量诸因素对预算完成结果的影响程度,才能在相互关系中找出起决定作用的主要因素,抓住问题关键,提出应对措施.
从预算差异分析中可以看出,财务在预算控制环节中,通过对历史数据的分析,可以发现问题,但还要跳出财务数据,深入分析数据背后的规律以及引起变化的真正原因,因为发现问题不是目的,解决问题才是目的.预算差异分析对财务人员的综合素质要求较高,需要财务人员在专业知识之外,对企业的经营、生产、市场等方面都有所了解,才能综合运用各种信息(财务信息、非财务信息、外部市场信息等),对差异进行分解、分析,最终形成有价值的预算差异分析报告.
三、预算考核
预算考核作为预算管理中的关键一环,考核评价的科学与否在很大程度上影响着预算责任人或执行者的行为取向,从而最终决定预算管理的效用大小.预算的好处在于可以量化考核,对于年度工作计划的完成能够用数字说话,但数字本身存在被人为操控的可能,如何避免这种情况的发生或者减少预算指标考核的负面影响是考核评价中的首要问题.业绩导向型考评能够促使执行者追求更高的业绩目标,但却可能加剧讨价还价和预算松弛,从而削弱预算对现实的指导意义；真实导向型预算考评能够增强预算的准确性,使预算更好地发挥规划和现实指导功能,但却可能妨碍执行者努力追求更高、更好的业绩.“鱼”与“熊掌”兼得的可行方法之一是在以财务业绩为主的预算考评指标体系中加入非财务指标.财务指标通常具有结果性、后置性、易操纵性等不足,容易诱发短视行为,而适度、适宜引入非财务指标作为补充辅助指标,有助于预算责任人重视过程,关注长远、整体的价值提升,从而兼顾业绩与真实.
以固定的预算目标尤其是财务指标为依据进行业绩考评,以及传统预算文化的缺失是预算考评失效,进而难以建立良性循环的预算管理体系的原因之一.值得注意的是,在预算考核过程中,财务人员应避免沦为操纵工具甚至主动参与操纵数字,提供真实、可靠、完整的财务信息,不仅是对外部信息需求者而言,对企业预算管理同等重要.财务人员参与操纵预算,直接导致会计信息失真,间接的影响是预算效用降低,预算严肃性丧失,企业文化被破坏,进而加深其他部门对预算的错误认识――预算是财务部门的事情.
四、总结
综上所述,全面预算管理作为一个综合有效的管理工具,建立以财务为核心的预算管理体系有其必然性.就财务人员自身而言,绝不能局限在财务思维中,必须跳出财务,用经营的眼光看待预算编制和差异分析,用通俗易懂的语言来表达财务数据,同时坚守职业道德,才能发挥自身的特有价值,为预算管理的有效实施发挥作用.