文件档案一体化管理

所谓文档一体化管理就是指从文件的产生到运转的每一个环节都体现出档案工作的具体要求,实现文书与档案工作信息共享,规范衔接纳入一个管理系统中,通过采取计算机辅助管理等手段,在文件管理完毕随时随地进行文件整理归档.使用文档一体化计算机管理系统,可做到一次输入,多次输出.随着计算机进入机关办公室,文件处理和档案管理两个阶段工作紧密联系起来.一方面档案管理工作要向前延伸,特别是在接收电子档案时,必须要向文件处理部门提出种种要求；另一方面文件处理部门在应用计算机管理文件时,应考虑档案管理部门对归档的要求.在采用计算机进行辅助设计的单位,从设计图纸、文件的生成到归档,整个过程密不可分.这些情况造就了文件、档案一体化管理已成为必然趋势.文档一体化计算机管理系统,不仅节省大量人力和时间,而且提高了工作效率.实现文档一体化管理是文书与档案工作发展的基础,也是推动档案信息化发展的必然要求.而且,办公自动化为实现文档一体化管理创造了良好的条件.

一、文档一体化管理的重要性

众所周知,文书工作是档案工作的基础,档案工作是文书工作的延伸和发展,两者有机地结为一体,才能实现文书运转的高效率和档案管理的高质量.由于文档一体化有共同之特点,一是信息上的连续性,二是公文上的相关性.无论是现行文件还是非现行文件,他们的源头、户头都是一致性,都可以用统一标准进行管理,做到即输进库.基于二者之间的关系,开展文档一体化将公文处理与档案管理相结合,充分利用文书处理过程中形成的数据信息,避免档案部门的重复劳动,使文书工作中文件的收发、登记、运转、承办、催办以及文件的收集、整理、立卷和归档等工作与档案管理和提供利用形成一个有序的整体,为档案工作与办公自动化联网打下良好的基础.通过文档一体化管理完全可以统一公文登记内容和档案著录项目使著录目录涵盖公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、收发文日期等(见下图).这就为档案部门今后管理不再重复进行著录奠定了基础.

二、文档一体化管理的必要性

近几年来,随着办公自动化程度的提高,出现了大量各种形式的信息文件,纸质文件逐步被电子文件所替代,纸制档案逐步向电子档案过渡,这给传统的档案管理工作带来了新的挑战.文件作为人们进行信息交流和贮存的一种工具,有其相对稳定的物质载体.文件包含有信息、意识、知识内容的一种物质形态,它与其他物质一样是运动的.文件从其形成后的运转,承办和现行、半现行直到转为档案后的管理和利用,经历了一个完整的过程,档案管理理论界称之为文件的生命阶段或文件周期,它将文件形成和存在过程划分为四个阶段,即制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段、永久保存阶段.通常后两个阶段的文件即是档案.企业单位档案室主要保存第三个阶段的文件,其特点是：1文件形成部门刚刚使用完毕,留待以后继续存查和利用,所以说在一段时间内,仍离不开这些文件,具有档案的第一价值；2保密性较强,处于封闭状态；3文件对形成单位依附性大；4有相当部门文件只有一定时期内有利用价值；5具有永久保存价值的文件,一般必须通过这一阶段的保存和利用.

三、文档一体化管理的可行性

为适应市场发展的需要,机构整合,就意味着管理体系、管理模式的整合,就要重新建立新的管理结构、规章制度、利益保障体系,并尽快使各项工作正常运转.“文档一体化管理”工作模式随着新机构的成立而开始了,原文书管理和档案管理这两个程序综合为一人管理.打破了以往文书工作和档案工作使用两套人马的工作模式,文件的收发、登记、传阅、收集、整理、分类、鉴定、检索、保护、利用、信息统计等环节均由文档管理专职统一跟踪管理,中间过程量大而杂,要真正做到有条不紊可真不容易.为了防止文书管理和档案管理脱节,充分发挥“文档一体化”管理的职能,更好地为企业的生产经营服务,通过竞聘考核聘用了经验丰富、综合素质高的文档管理专职来担任此项工作.文档管理专职上岗后,认真总结经验,根据文书管理与档案管理的特点,从企业自身特点出发,制订有效的工作方法,制订出文书、档案管理的各种管理制度、办法,充分利用这些规章制度、文件程序来制定管理框架,规范档案管理,明确管理职责；同时充分地利用现代化管理手段,利用电子文件收发处理,对归档文件进行著录管理,使文书处理和档案管理这两个工作流程很好地整合起来完成.文档管理专职对文件的收发、公文处理、文件归档等过程清清楚楚,利用文书与档案共同的著录信息,既减少交叉登记、重复劳动的现象,更不会再像以往那样出现“两个和尚挑水喝”甚至于“三个和尚没水喝”尴尬现象,大大提高了企业的办公效率.

结语

综上所述,在办公自动化的条件下,实行文档一体化管理体制的好处有三：一是提高效率,信息共享；二是规范管理,统一标准；三是科学合理利用人力、物力等宝贵资源,减少浪费.

目前企业文档一体化管理仍处于一种初期阶段,还有很多地方仍需要我们不断地完善、规范.作为企业文档专职管理人员,要做的工作还很多,关键是不断地提高自身的修养,不断地总结经验.随着时代的发展,科学的进步,对信息化管理要求越来越高,这项工作对我们来说,任重而道远.

作者简介：

陈永利（1977- ）,女,吉林省榆树市人,文学硕士,吉林工商学院助理馆员,研究方向：图书档案.