如何改进办公室档案管理工作

摘 要 ：办公室作为一个单位中的重要组成部分,在单位中发挥了重要的作用.随着单位部门之间分工不断的细化,办公室的功能和职责也更加清晰,办公室工作的性质对办公室工作人员自身的素质要求也有了一定的要求和提高.为了进一步强化办公室的职能,应该采取措施改进办公室档案管理工作的效率.

关 键 词 ：办公室；档案管理；工作效率

中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）11-00-01

一、办公室档案管理现存的问题

1.档案管理的意识不强,管理方式有待更新

由于我国档案管理专业人才的培养还没有跟上社会需求的脚步,因此,很多单位中的档案管理工作都是单位里面的人员在从事,很少有单位的档案管理工作是专业的人士来从事,这就导致现公室档案管理的意识不强.很多办公室档案管理的工作只是停留在表面,缺乏对日常材料的搜集和保存,工作中的责任心有待进一步加强.另外,很多单位的档案管理方法还停留在比较传统的模式,并没有跟上时展的步伐,将现代信息技术引入办公室档案管理的程度不够,特别是一些欠发达地区在办公室档案管理模式上更是落后,缺乏对档案管理重要性的认识.

2.办公室档案管理工作人员的素质有待提高

由于我国教育体制培养出来的专业档案管理人才还不能满足社会的需求,因此,在现代社会中很多单位的办公室档案管理工作人员都是从事这项工作的,这就产生了工作人员的专业知识不够的问题.首先,很多办公室档案管理工作人员缺乏专业的知识和必要的工作技能,这也是办公室档案管理中亟待解决的重要问题.其次,随着时代的发展,信息技术的不断更新也要求办公室档案管理跟上时代的步伐,在档案管理工作中运用现代技术协助工作的完成,这也要求办公室档案管理工作人员具备相应的现公软件操作技能.在面对这些问题的时候,现公室档案管理工作人员中很多人都显得专业技能相对缺乏、专业水平相对较低、缺乏足够的运用现公软件的能力等问题.因此,认真对待办公室档案管理工作人员的素质问题是必须的,也是现公室档案管理发展中必须解决的问题.

3.办公室档案管理的信息化建设有待加强

现公室档案管理的发展使得档案的种类比较繁杂,也给办公室档案管理工作人员提出了更高的要求.面对不同的档案类型以及档案记录的不同阶段,都要采取有效的方式进行记录和整理.由于现阶段档案管理的信息化建设还没有完全成熟,很多硬件设施没有完全能够支撑工作的需求,这也使得很多单位的档案管理工作还停留在纸质文件管理的方式.其次,国家的档案行政机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范,使得对纸质文件依赖成为制度性的选择.多种类型数字化信息的档案化在总体上处于随机状态,有些数据累计存储在业务数据库中,有些被定期销毁,有些则被迁移到临时载体上,没有建立系统型的管理模式.

二、如何改进办公室档案管理工作,提高工作效率

办公室的档案管理十分重要,因为它跟办公室各项业务工作的开展具有直接的联系,　办公室的档案管理工作效率影响到整个单位的工作的开展,因此,有必要加强对办公室档案的管理.其次,办公室档案管理的工作主要在于资料的收集和保存,档案的种类比较繁杂,所以给档案管理工作带来了一定的难度.　所以,要提高办公室档案管理的效率,必须从以下几个方面加以改进：

1.完善现公室档案管理体系

现公室档案管理中的档案管理和文件管理是紧密联系的,因此不能单独将这两个工作分开,应该将其结合在一起进行管理.为了减少档案管理工作人员在文件管理的后期遇到更大的工作难度,因此建议档案管理工作人员在文件管理的前期就参与到工作中,这样既可以对文件管理工作有一定的熟悉和了解,也便于档案管理工作人员在档案管理过程中更能适应,更能够便于单位档案管理系统的建立和完善.另外,应该完善单位的档案管理制度和操作程序,确保单位档案管理工作能够按照相应的程序进行,促进单位档案管理的体系建设.

2.增强单位档案管理的意识,更新档案管理理念

由于我国现阶段的单位档案管理中管理意识不够强,而且管理的理念也有待更新,这都使得我国档案管理工作难以得到较大的进步,因此,增强单位档案管理的意识,更新档案管理理念就显得十分重要.首先就是要提高单位对于办公室档案管理规范化关系的正确认识,立足于我国办公室档案管理的发展现状,结合办公室档案管理的目标,应该坚持“以人为本”的办公室档案管理理念,不断建立和完善符合社会发展需求和单位自身发展目标的办公室档案管理意识.无论是从单位的管理决策还是单位的服务意识树立,都需要包含单位档案管理的意识.在单位的档案管理运行中强化岗位责任制,尽量改善单位管理中不合理的规章制度、强化档案管理工作人员的爱岗敬业意识,强化单位档案管理体系建设.

3.加强单位档案管理工作的培训,提高工作人员的管理技能

由于我国单位档案管理中的很多工作人员都是的,大部分都缺乏专业的档案管理技能,因此,加强单位档案管理工作的培训工作是十分重要的.笔者认为应该采用不同的方式通过不同的渠道对办公室档案管理工作人员进行专业技能的培训,尽量提高工作人员的专业档案管理工作能力.根据档案管理规范化的要求,办公室档案管理工作人员首先是要加强专业技能的培训；其次还要加强自身对于办公室档案管理工作的责任心；再次就是要认真做好部门的文件档案的形成、积累、保持和整理、归档等工作.因此,应该根据办公室档案管理工作的相关要求以及档案管理专业人才的要求,组织单位档案管理工作人员进行专业的技能培训,以提高工作人员的档案管理技能.

4.强化档案收集

档案的收集是办公室档案工作中最重要的环节,因此,要改进档案管理工作,必须得加强档案的收集管理工作.　首先,要规范档案的范文,对档案进行分类和编排,再将收集到的档案按类目进行整理和保管；　然后,　要规范档案的文书范文工作,在将收集到的档案进行分门别类之后,要对档案再进行文字编号和正文提料,对档案提取主题词,再做好附件处理,方便以后使用和管理档案；再次,第二步实现以后,要对档案再进行目录编号,以方便后期的检索工作,再在计算机系统中输入档案的管理信息,建立检索体,在各种管理软件的帮助下实现对档案的网上管理.