加强高职院校专项资金内部管理的

【摘 要 】高职院校如何管好用好上级拨入的专项资金,是当前高职院校财务管理工作中迫切需要解决的问题.本文从高职院校专项资金管理的现状入手,分析专项资金管理过程中出现的问题,提出加强高职院校专项资金内部管理的建议.

【关 键 词 】高职院校；专项资金；管理

近年来,国家及地方各级政府积极支持职业教育的发展,出台了多项创新举措,积极鼓励各高职院校进行人才培养模式改革、特色专业建设、精品课程建设、实训基地建设和师资队伍建设,注重学生创新创业能力的培养,相应地拨给高职院校很多专项项目经费.高职院校专项资金是指除正常事业费以外的,由上级财政部门或主管部门拨入的,专门用于发展高职院校基础设施（如化债资金）、内涵建设或其他指定用途的各项资金.包括示范（骨干）高职院校建设专项资金、科研经费、重点学科（专业）建设专项资金、重点实验室建设专项资金、课程建设专项资金、学生资助专项资金等.这些专项项目是需按照限定的时间,按预算指标和项目任务书规定的质量标准完成的一次性项目任务,其管理工作的核心就是对上级拨入专项项目的资金管理.高职院校如何管好用好这些专项资金,是当前内部管理中迫切需要解决的问题.

一、高职院校专项资金管理的现状及存在的问题

目前高职院校对专项资金的管理相对薄弱,虽然有相关的法律法规制约,但是在实际运行过程中,存在着制度不全、程序不规范、管理不严格等问题.从专项资金运行的全过程来看,主要表现在以下几个方面：

1.专项资金的预算管理缺乏约束力

专项资金项目立项后,由业务主管部门根据资金分配额度,确定预算安排方案.而在项目立项时,对预算的认识理解不足,对资金使用进度和使用方向核算不准确,甚至没有制定详细的管理办法和经费使用方案,导致一些资金在使用时有很大的随意性,资金管理难度大.同时,项目主管部门对预算执行的刚性要求不足,预算执行缺乏约束力,从而导致专项资金使用不规范的现象.

2.专项资金拨付体制影响资金使用效果

专项资金拨付,主要通过财政部门或上级主管部门进行.大部分资金都是通过财政国库网上拨付,少部分专项资金直接由财政或上级主管部门拨付到学校帐户上.目前,高职院校的专项项目大部分以相应的主管部门管理为主,但是由于项目从立项到审批、到资金配套有一个过程,因此,很多专项资金拨付到学校的时间都比较迟,甚至到年底才拨下来.这就造成会计年度终了时形成大量的资金结余,出现项目资金突击支出的现象,有的还要结转到下一会计年度使用,大影响了当年度项目预算的执行效果.

3.专项资金使用存在挤占挪用和浪费现象

一些高职院校以财政拨款不足、经费超支为借口,挤占挪用部分或全部专项资金用于学校的日常公用支出,或是将专项经费购置的设备或固定资产挪作他用.同时,由于专项资金在使用过程中缺乏必要的跟踪监督评价,使得一些专项资金在使用时超出项目任务书规定的开支范围、开支项目,列支费用、重复购置设备的现象.一些不常使用的设备形成或购置后,利用率不高、设备闲置,造成专项资金使用效益低,甚至严重的浪费现象.现有的专项资金拨款一般都是有期限的,到期如果项目院校没有使用的部分按规定是要收回的,因此,有些高职院校就存在年底盲目大量采购、突击花钱的情况,年终账面不留结余,从而达到不上缴财政的目的.

4.会计核算不规范,专项资金财务管理存在漏洞

有部分高职院校的专项资金没有按规定设定项目单独分帐核算,而是与本单位的日常业务合并核算；或是随意将本单位多个专项资金在项目间任意调整、互相占用.由于会计核算往往处于事后阶段,只能视原始凭证是否合法、合理给予报销,在衡量项目资金的支出是否符合效益最大化的原则,有无浪费现象时很难把握.在报销经费时,财务在审核票据时主要是进行票据合法性审核,很难对资金使用的真实性进行核查,项目负责人或项目资金使用人有可能将项目以外的合法票据挪到项目中报销,从而形成挪用挤占专项资金的现象.

5.项目院校承诺的配套资金不配套或不足

上级财政或主管部门在项目立项时,很多项目都要求项目院校落实一定比例的配套资金,如果项目院校不能落实配套资金,就不能立项,自然也应得不到专项资金拨款了.一些项目院校在立项时承诺的配套经费,在项目立项资金下达后却难以落实或不能足额配套,从而使得整个项目不能顺利实施,项目任务也应难以顺利完成.

6.缺乏有效的绩效评价机制和监督机制

项目主管部门和项目院校往往“重立项、轻管理”,在专项资金拨付后,缺乏有效的绩效评价机制和监督管理机制,没有跟踪问效保证专项资金使用的经济性和效益性.少数项目虽然进行绩效评价,但是评价的时间往往也是在项目完成后,评价的结果只是作为项目主管部门项目档案保存,对项目本身没有什么影响.同时,由于专项项目的多样性,进行绩效评价的项目所应用的指标体系的设置也缺乏科学性、合理性.这些问题的存在使得绩效评价的作用不能发挥,不利于调动项目负责人的积极性.

二、加强高职院校专项资金内部管理的建议

专项资金拨付到位后,如何管好用好这部分资金,看似简单,却是当前高职院校管理工作中普遍存在的问题.高职院校专项资金的管理,涵概了从项目立项、项目实施到项目完工验收的全过程,包括立项审批、资金的拨付、资金的使用和管理,以及事后的监督等等.从财务管理角度来看,高职院校对专项资金的管理,重点是要做好专项资金的使用管理和绩效评价.首先应尽量保持资金使用进度与项目实施的进度保持一致,避免因资金缺乏影响项目进展或是突击花钱现象的发生；其次财务部门应按财政下达的经济科目和预算项目严格遵循专款专用的原则,划清与日常经费开支的界限,不得占用、变更项目支出范围和支出内容.在审核凭证的过程中进行分析判断,对项目支出的真实性、合法性、合理性进行核查,严格控制费用（会议费、差旅费、办公费、交通费、专家劳务费等）支出,确保专项资金的专款专用.

根据有关法律法规规定,结合一些院校的管理经验,当前高职院校对专项资金的管理重点要做好以下几个方面的工作： 1.加强专项资金的预算管理,增强项目预算执行的约束力

从财务管理的角度来看,专项资金一般都是金额较大的支出,其政策性强,合法性、合规性要求很高.项目院校应统筹安排使用不同渠道下达或筹集的专项资金,科学、合理编制本校建设项目的总预算及年度预算,要从预算编制的规范性、预算执行的约束力等方面加强专项资金铁预算管理.专项资金预算是项目院校综合预算的组成部分,应纳入学校总体预算.高职院校项目预算一般实行“统一领导、归口管理”的原则,由学校组成项目建设领导小组,负责学校年度项目预算的申报、实施、考核,同时根据预算申报类别,按职能分工确定相应部门作为项目预算的归口管理单位,负责组织相关类别项目预算的申报、论证、实施及绩效考核.项目任务书中对资金的安排是从项目出发对项目总预算和年度预算的安排,在编制校内预算时,应将专项资金分别纳入学校各个建设年度的总预算,并与日常经费分帐核算,通过会计核算来实现对项目资金的管理.应该确立“按项核算、专款专用”的原则,规范项目支出范围,合理分配专项资金,加强对专项资金的管理,规范专项资金的核算.通过财务系统的项目管理功能,将项目任务书的每一个子项目与会计的日常核算建立起对应关系,从而把对项目建设总目标的控制落实到对具体建设项目的控制上.通过财务系统的项目编码,对专项资金的来源、建设目标、建设内容等指标进行管理.这样做,不仅能满足预算管理和会计核算的要求,而且还能满足建设项目管理、项目验收时专项资金审计的要求.

2.加强内控体制机制建设,保证专项资金使用的安全性

专项资金具有政策性、专用性、效益性等特点,高职院校应充分考虑专项资金的特殊性,健全内部控制制度.首先,要健全立项申报制度.成立由分管校领导、财务、资产、招投标等部门负责人,以及专项项目负责人或熟知项目技术的专家组成的样钠评审小组；其次,要加强专项资金使用的过程控制与管理.财务部门应将专项资金支出管理作为重点监管对象,将支出预算、支出审批程序、支出内容、专项使用进度、结余资金管理、资金使用的监督检查及绩效考评等内容,纳入学校的专项管理办法和财务管理办法中予以规范；再次,应当建立健全高职院校内部控制制度,严格专项资金支付流程控制,确保专项资金的安全.最后,还应加强高职院校内部牵制制度,使项目归口管理部门、财务部门、纪监审部门既相互独立的开展工作、又相互牵制,一起对项目的申报、专项资金的使用、项目的实施、项目完工验收等各环节全程参与,防止违法、违规现象的发生.

3.加强内部审计的监督管理,提高专项资金管理的执行力

加强高职院校专项资金内部审计工作,规范高职院校专项资金的使用和管理,提高高职院校专项资金支出的科学性和有效性,是高职院校专项资金管理的努力目标和方向.高职院校应充分发挥内部审计的监督管理职能,加强内部审计责任制建设,保证内部审计的独立性.根据内部审计的结果,对专项资金绩效考评办法中的考核指标体系进行调整和修正,同时建立内部审计结果公示制度,并将审计结果和项目负责人的业绩评价挂钩.只有这样,才能提高专项资金管理的执行力.因此,高职院校应强化内部控制与监督机制,完善管理制度,掌握不同类别专项资金管理的相关规定,切实做好内部审计工作.改进审计方法和审计手段,发挥内审的过程控制功能、预防功能,强化专项资金全过程监督意识,实现内部审计由事后监督向事前、事中监督的转变.

4.建立绩效评价指标体系,提高专项资金使用的效益性

规范高职院校专项资金的使用和管理,使有限的资金产生最大的使用效益,着重应从两个方面着手：首先,要构建高职院校专项资金管理体制、机制,用科学、规范的程序来约束专项资金使用行为,用制度来管事,使专项资金的管理有章可循；其次,要完善项目资金使用的绩效评价指标体系,从定量和定性两方面对高职院校专项资金绩效进行科学的计量和评价,对专项资金的使用和归口管理部门进行绩效评定.再次,要依据不同的项目,设计不同的评价指标,并根据项目任务书、项目实施方案、项目完工验收报告以及项目预决算等资料,按照定量分析和定性分析相结合的方法,和“按项核算、专款专用”的原则,对项目资金使用的合法性、经济性、效益性进行综合评价.

5.加强专项资金的信息化管理,增强专项资金使用的透明度

目前,专项项目的信息主要是由项目主管部门和项目院校的归口管理部门掌握,这些部门与高职院校之间存在着信息资源的不对称,有很多项目信息在项目实施阶段项目院校和监管部门是很难掌握的.项目主管部门可以在部门网站上、财政国库网上支付平台上和财政预算管理系统上、项目院校的门户网站上公布相应的项目信息,条件成熟时还可以与财政业务应用系统及高职院校财务管理系统对接,将项目的相关数据信息导入该系统,对专项资金实施动态监管,随时掌握专项资金流向,将对专项资金的事后监督,改为事前控制和事中监督,增强专项资金使用的透明度,防止专项资金被违规置换或挪作他用,利用信息化手段,改变目前专项资金的滞后的管理模式.