高职院校合并后档案管理工作的思路和方法

摘 要：高职院校的合并、重组能偶优化教育资源布局、提高办学层次和办学水平,但为学校的档案管理工作带来了新的问题,本文根据重庆医药高等专科学校的实践,提出了实现院校合并后档案管理实质性融合的思路、方法.

关 键 词 ：高职院校；合并；档案管理

随着我国教育体制改革深人,以优化教资源布局、提高职业教育办学层次和办学水平为日的,高职院校的合并、重组成为高等职业教育发展有效手段.需要注意的是,高职院校合并为档案管理工作提出了新挑战,由于各学校办学规模不同、档案管理体制和手段相同,合并院校实现档案管理的实质性融合需要克服一系列的问题.

2006年重庆市药剂校、重庆市卫校和重庆市第二卫校合并为重庆医药高等专科学校,合并前三所院校均为中专院校,档案管理工作基础薄弱.本文将重庆医药高等专科学校在档案管理中的优秀实践,提出了实现院校合并后档案管理实质性融合的思路和方法.

1.合并高职院校档案管理工作的现状及问题

对于高职院校而言,《中华人民共和国档案法》、《普捅高等学校档案管理办法》是开展档案工作的法律依据,但在实际工作中,进行合并的高职院校在档案管理工作中不同程度的存在以下问题.

1.1 档案保管不善

高积院校一般都是在中专学校的基础上合并产生的,中专学校的档案管理工作基本上处于“领导高度重视,实际投入不足”的状态,软、硬件设施普遍较为落后,有的学校甚至没有专门的档案室,档案资料随处存放.

1.2 档案管理手段落后

在机构设置和人员配备上,部分院校不注重档案人员的知识结构、学历和职称,有些中专学校档案管理人员以为主,档案管理工作主要是“简单的整理文件、装订成册,放入档案柜”,档案管理手段落后,造成档案归档不齐、案卷质量不高、利用效率低、单一等现象.

1.3 档案管理制度不严

合并以前各学校档案是分散管理的,合并阶段人员变动大、管理不严、对档案工作不重视,造成档案移交成了简单的交接 ,导致学院档案移交工作漏洞很多,为今后的档案管理留下了隐患.

2.高职院校合并初期档案管理的重点工作

学校合并初期,各单位档案管理的情况差别较大,很难通过简单的方法“一刀切”的解决所有问题,应该认真做好以下两方面的工作.

2.1加强收集工作

档案的收集工作是高职院校档案形成的重要环节,是院校档案实现集中统一管理的重要途径,是维护院校档案完整、准确、系统的基础.高职院校合并期间,人们往往重视结构合并、权利统一、财产合并,容易忽视档案工作的移交、合并,文件散失的可能性较大.因此,在合并初期要严格制度,督促档案管理人员坚守岗位,在保证原有档案不丢失的同时,实现合并期间产生的新文件、档案及时收集归档.

2.2实行集中统一管理

集中统一管理学校全部档案,是学校档案工作基木原则的核心,是学校档案工作的组织原则.高等院校合并之前,各校都有自己的档案管理部门,配备了专档案员,形成了自身的管理体系.各学校合并后,必须对新组建学校产生的档案实行统一管理,维护档案的完整和安全,要做到统一制度、统一标准、统一使命,学校可以将以前分散的档案部门室合并成综合档案室,集中管理各校原有的档案.由综合档案室按照学校的统一要求,确定文件材料归档范围,然后整理鉴定、开发利用.

3.合并后做好高职院校档案管理工作的有效手段

合并后,高积院校应把“深度融合”作为档案管理的行动目标,要采取行之有效的措施,实现档案管理工作的实质融合、深度融合

3.1管理模式上实现实质性融合

档案管理模式是高职院校档案部门工作运行的脉络,是高职院校合并后档案工作实质性融合的关键因素.合校是档案管理工作者改革创新、超越自我的一个契机,档案工作人员应该抓住院校合并的机会,实现档案的规范化管理.合校前,每所学校的类型、隶属关系、服务对象、办学水平有所不同,其档案管理模式也有所不同,而且具有较强的稳定性和差异性,这种差异性不会随着档案管理工作形式上的合并自然消失,管理模式的整合就是要打破原有学校、原有制度、原有模式和原有习惯的不同,建起了其合并院校档案管理的体制、管理模式和相应的工作模式.应重点打破各校、院系档案部门职能分散、各自为政的旧模式,监理以学校综合档案馆为中心、院系档案室为具体管理部门的纵向业务管理网络,采取统一规划、统一制度、统一管理和分散负责制相结合的管理模式

3.2实行合并高职院校档案工作的目标管理

高职院校合并后,必须制定出新的档案管理发展战略、工作目标,对高职院校档案工作的制度建设、业务建设提出具体的标准,对档案工作的每一个环节都提出具体要求.合并院校应围绕《中华人民共和国档案法》、《普捅高等学校档案管理办法》、《科学技术事业单位档案管理升级办法》的要求,制定档案管理工作的总目标,并进行任务分解,对档案工作的管理体制、制度建设、业务建设、档案信息化建设提出具体的工作目标,并开展严格的绩效考核工作,组建校领导、馆（室）领导和档案骨干共同组成的考核小组,做到公平、客观的奖优罚劣,充分调动广大档案员的积极性.

3.3实现档案工作人员的融合

在实际工作重,档案人员的合作精神缺失,影响档案工作人员的实质性融合的主要阻碍.合作精神的缺失主要由两个原因引起,一是情感因素,档案工作人员均有较为稳定的情感圈,几所学校合并后,面对新的工作环境和人际关系,人们自然会产生不适应,加之档案管理相对封闭,档案工作人员习惯于在自己的学校开展工作,不愿介入其它校区的档案管理工作；二是利益因素,学校合并将带来学校管理体制的改革,将影响每一个人的利益,可能造成档案人员工作产生抵触情绪,影响在工作中的合作.

档案工作人员是档案管理的主体,实现档案管理人员的融合是做好并校后档案管理工作的基础,树立以人为木的思想,在考虑学校整体利益、档案工作日标的同时,要尊重个人追求内在价值、自我实现的诉求,为档案管理工作人员提供公平的机会、平台,调动他们的积极性和创造性.通过开展岗位培训、专题讲座、重点人员脱产进修等方法,提高档案工作者的工作,提高高校档案工作的人力资源水平,在促进档案工作人员能力提升的同时,实现档案工作人员的融合.