本站原创干部档案作为一个重要的信息载体,它承载着个人的历史,记录着个人成长、认知的历程,它是人事、组织工作开展的重要依据.随着学习科学发展观活动的深入,在新时期新形势下,高校干部档案管理工作也随之进入到深层次的探索与发展之中,它将面临前所未有的机遇与挑战.高校教育改革、网络信息的共享将成为干部档案工作发展的双刃剑,制约与促进呼吸共存.
一、高校干部档案之现状
迄今为止高校的干部档案一般由组织部、人事处或校党办等机关职能部门负责管理工作,并经由专人负责档案信息的整理、电子信息的录入,纸质档案的装订及更新.现将档案工作相关问题总结如下：
1.档案管理工作缺乏制度性
干部档案工作是干部管理及人才选拔任用的重中之重,但据调研大部分高校未建立干部档案管理的相关制度.因缺乏制度,干部档案的管理会出现随意性,很难避免资料缺失,问责困难等问题的出现.因此,各高校为保证档案工作的正常运转并形成良性循环,应及时根据自身实际情况建立健全完备的干部档案管理制度及措施,进一步规范干部档案查借阅、转递、材料收集补充、保管、保密等工作内容及程序,并将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任进行考核,使依法治档工作纳入了法制化的管理轨道.明确学校组织、人事等部门对干部人事档案的管理职责,要求其在做好档案立卷、整理等工作的基础上,进一步加强对干部人事档案利用方面的监督和指导工作.
2.档案管理工作缺乏连贯性
高校干部档案一般包括学籍档案、人事档案、党团档案等,所包含的信息相对较为复杂.在职教育的相关明、学位证明由本人提供,职称材料、考评结果、干部任免表、干部履历表则由单位人事处或组织部门提供,党团材料由单位组织部门提供,这些档案的收集较为分散,为干部档案的更新录入造成了一定的困难,难免发生档案更新滞后甚至遗失的情况.同时,单位对干部档案管理工作缺乏重视,档案管理人员的流动性,各部门缺乏沟通都直接导致干部档案的连贯性缺乏.因此必须加大对干部档案管理工作的重视,将其作为干部工作的一项常规性工作来抓,使干部人事档案的内容更新及时、连贯.
3.档案管理工作缺乏专业性
各高校从事干部档案管理工作的人员绝大多数非档案管理专业科班出身,因此干部档案缺乏规范化,专业化的管理是各高校的通病.仅仅靠经验操作而没有理论支持的档案工作将止步不前,理论的缺乏将抑制档案工作的长远发展.更有甚者,由于人事管理的相关问题,部分高校的干部档案管理人员是人员而非专职,这为干部档案管理工作埋下了相当大的安全隐患.
二、高校干部档案之挑战
1.档案管理工作的电子信息化
当纸质档案在逐渐退出历史舞台的同时,人事档案面临强烈的信息化冲击.纸质档案在传统维护、保存上都需要消耗相当大的人力物力,纸质文档的存放空间对温度、湿度、甚至空气酸碱度等都有严格的要求.实际操作中,很多单位的档案存放完全无法达到标准要求,纸质档案有些由于时间久远已开始腐蚀甚至严重毁坏.而电子档案相对纸质档案有安全、保管便捷、储备量大、易于检索等优势,计算机操作是电子档案管理的主要途径,软件化的管理使文书档案输入与检索变得简易快捷,很大程度上提高了工作效率并降低了错误率.因此电子档案已逐渐开始被大家所接受并逐步运用到工作中来.
电子档案对管理人员的专业素质提出了更高的要求,理论知识的学习是档案管理的基础,而职业操守则是档案管理的灵魂.档案管理人员应具备较高的职业操守,他们的服务对象是人,档案涉及到个人的隐私,因此要加强职业道德意识和安全操作规范的培训,要让档案工作的安全成为一种工作的本能和意识.同时在管理上,要设置电子文档检索、编辑、查阅的分级权限,并由各级管理干部进行操作,使档案查阅也需相应权限,更不能被随意删改,这在一定程度上保障了干部档案的安全.
电子信息在资源共享上有着得天独厚的优势,它便捷高效的操作方式使各职能部门或者相关单位能更直接的进行信息交换,机械化操作避免了人与人沟通时产生的不必要错误并极大地提高工作效率.但与此同时,它带来的负面效应就是人为的依赖以及保密隐患,因此要正确利用其优势来处理档案工作.
2.档案管理工作的服务意识
高校规模在不断扩大,基础建设也在逐步加速,诸多工作的开展都必须依赖干部档案信息,档案信息的利用率也越来越高.高校干部档案工作应该以服务教学为中心,以自身建设为主导,以人为本的可持续性发展.长久以来,档案工作缺乏主动的服务意识,一直都是在被动的接收各类信息再进行分类整理,使档案管理人员养成了依赖性和惰性.这个问题应该从管理者的意识上进行培养和改进,化被动为主动努力提高服务水平,使管理者有意识地进行信息的主动收集.积极主动地为领导决策和学校各方面的利用者着想,积极努力创造各种服务的条件,主动提供多种服务；积极创造开发利用的现有的物质条件,提高管理水平.