高校财务档案管理工作

摘 要：在阐述高校财务档案管理特征的基础上,对高校财务档案管理的现状进行了分析,并提出了加强高校财务档案管理的四项措施.

关 键 词：财务档案管理高校

一、高校财务档案管理的特征

1.档案内容的专业性

高校日常财务活动有两根收支主线,与之相对应的财务档案包含两个内容：一是财务收支票据类,如学生学费收据、助学金和奖学金发放清单、科研和教学经费支出单据、办公支出单据、服务业统一收据、行政事业单位往来款票据等；二是财务核算专业凭据,如工资奖金福利津贴发放表、单据账表类、银行对账单、银行存款余额调节表以及财务档案保管、移交、销毁清册等.财务档案完整地反映了高校经济活动过程和财务状况.

2.存储载体的多样性

高校财务档案采用纸质实物和电子媒介两种形式保管,纸质档案和电子档案同步归档.计算机技术的运用,使财务档案的存储不再局限于传统的纸质数据文件,还拓展到以光盘、U盘等形式存储的电子数据文件.电子文件可随时传输和读取、内存空间小,保存期长、解决了大量财务档案难以保存和利用的问题,但同时也带来了信息安全隐患.

3.管理过程的政策性

财务档案管理的政策性强.高校财务档案的管理从档案的收集、整理、归档乃至查阅、销毁等全过程,都必须依照财务工作和财务档案管理工作的各项政策规定严格执行,比如档案管理人员的操作权限、存档内容、存档方式、移交时间、借阅手续、保管期限、销毁监控等.如果因管理不善造成财务档案信息泄密或毁损,给学校带来损失的,必须按规定从严追究相关人员的责任.

4.综合办学水平的体现

作为高校日常管理的基础性工作,财务档案管理是反映高校经济活动的重要信息资源,其管理水平决定了财务档案工作的成效,并直接影响到学校的综合管理水平.高校财务档案是学校办学规模、经济业务、教学科研活动、社会活动等发展历程的重要见证,直接体现学校的综合办学水平.

二、高校财务档案管理的现状

1.重纸质档案轻电子档案

财务档案管理中纸质档案和电子档案应同步归档.但有些高校财务档案的管理仍依赖传统的手工操作,财务信息资源习惯以纸质介质保管,电子档案管理意识淡薄,对财务数据文件没有以电子文档的形式及时备份和归档,造成财务信息资源的散失和毁损.

2.重行为习惯轻制度规范

高校财务档案管理人员大多不是科班出身,也没有进行过专门的业务培训,因而他们不具备财务方面的知识结构、档案管理水平较低、对档案管理软件的运用能力不够,仅凭过去的经验或习惯进行日常财务档案的管理,没有将电子档案纳入其管理的范畴,对财务档案信息载体中的电子文档、程序文件等无法采取相应的保护措施.

3.重后续管理轻前期基础

原始凭证和记账凭证的填制和审核、财务报表的编制等前期工作是否及时、真实和完整直接决定财务档案管理的质量.有些高校由于档案管理人手不足,只重视财务档案移交的后续管理,忽视财务档案的前期基础管理,过程控制意识淡薄,认为原始财务凭证的整理、归档工作是可有可无的,不重视对日常财务信息资料的收集处理、归档、传递和控制等,财务档案的真实性和完整性难以保证.

4.重保管轻利用

管理好财务档案是为了更好的利用财务档案.通过对财务数据信息的分析,可以把握高校财务活动的特点,了解高校办学规模、办学水平、教学科研状况及不足之处,有利于学校的健康持续发展.但有些高校对财务档案重保管轻利用.财务档案的管理只停留在收集、整理和归档等工作上,忽视了档案信息资源的开发利用,缺乏多元化的信息资源开发利用和服务的功能,开发利用程度有待提高.

三、加强高校财务档案管理的措施

1.健全规章制度

完善财务档案的内控制度,做到安全可靠、保密严格；规范财务档案的保管制度,做到专人专管、职责分明、权限清晰,防止财务档案资料分散保管、归属不明的现象发生；完善财务档案的调阅和移交制度,做到程序合法、手续严格、监管到位,实物档案原件原则上不得外借,电子文件未经批准严禁擅自复制,防止财务档案资料的流失和损坏；健全财务档案的销毁制度,做到事先造册、先审批后销毁.

2.重视手工会计

计算机技术的应用大大提高了财务工作效率和财务档案管理水平,但这并不等于可以因此摒弃手工会计工作,因为手工会计是财务会计的最基本最严密的形式,是已经成熟的严格的管理制度.计算机技术环境下财务档案的管理采取人机分工,合理规定哪些流程由人工完成,哪些程序由计算机操作、哪些过程应在操作人员的干预下由计算机完成、哪些手工操作方式应凭借信息技术得以体现.

3.夯实硬件和软件基础

硬件设施和软件设施是财务档案管理工作的基础,是提升财务档案利用效率的保证.硬件设施主要包括档案库房、计算机房以及各种现代化办公设备等.大部分高校财务档案库房、计算机房设备简陋,有些甚至没有专门的财务档案库房,软件设施档次低.为此要逐步加大财务档案管理的硬件投入,配置档次高的专门的财务档案库房和计算机房,及时更新硬件设备,保障财务档案规范化管理的硬件条件.要逐步提升财务档案管理软件的档次,所使用的财务软件和财务档案管理软件应能迅速、准确、全面地提供管理信息,又能满足系统升级、换代、联网的要求.

4.提高管理人员素质

财务档案管理人员的整体素质直接决定会计信息的质量.为此,高校必须加强财务档案管理队伍建设,提高其整体素质.应培养财务档案管理人员事业心与责任感,发挥其积极性、主动性.适当引进计算机信息技术专业的优秀人才,并鼓励其进修培训,使之尽快适应财务档案管理工作.对财务档案管理在职人员进行针对性的培训,更新其知识结构,提高其业务素质.