本站原创摘 要 ： 随着社会的发展,文书档案管理工作越来越具有挑战性.本文对高校文书管理工作的现状和问题进行分析,探讨了如何才能做好高校文书档案管理工作,最终提出解决对策.
Abstract： With the development of the society, archives management work is being more and more challenging. This article analyzes the current situation and problems of university archives management and discusses how to work well, finally provides countermeasures.
关 键 词 ： 高校；文书档案管理；现状；对策
Key words： university；archives management；current situation；countermeasures
中图分类号：G472.4 文献标识码：A 文章编号：1006-4311（2013）29-0160-02
0 引言
文书档案作为信息的最原始记录,具有重要作用,虽然现代化计算机具有同样存储的功能,由于文书档案本身具有安全性、隐私性和不易管理等因素,因此目前来讲计算机存储不可能完全替代文书管理,尤其是在高校的行政管理事务活动中文书管理是必不可少的.所谓的文书档案即由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓,文书档案是档案的重要组成部分,它既是对一个单位过去发展历程的缩影,又是现在建设状况的记录,因此在整个行政管理工作中有着至关重要的作用.
另外,衡量文书档案价值的关键因素是文书档案的质量,文书档案在行政管理中有着非常重要的作用.在高校机关的文书档案管理工作中,或多或少地也存在一些问题,影响着文书档案管理工作的正常进行,接下来将讨论高校文书档案管理的现状和存在的问题.
1.高校文书档案管理现状与问题
1.1 文书档案管理存在的主要问题
1.1.1 文件材料收集不太齐全 文书档案是为了保存学校在各项工作与活动中所形成的有价值的文件材料的原始记录,供后人查阅借鉴.高校对文书档案管理较为苛刻,但是想保存齐全的档案资料非常困难,一般的文书档案都缺乏完整性,很难真实有效的反映出高校的全部信息.一些档案支离破碎会影响后续的编史修志工作.如果文书档案得到了修复,就能系统而准确地反映学校的发展历史和过程,为学校下一时期的发展提供依据.而目前高校文书材料收集不齐全体现在以下几个方面：①文件存储量小、不完整；②短时间内的材料全,距离久远的少；③大部门文件比较全,小部门的文件较少；④红头文件较全,一般资料不全；⑤归档的档案文件载体较小；⑥行政办公室材料保存齐全,图书馆收集资料样本少；⑦缺乏有效的变化记录.
1.1.2 公文格式不规范 文书档案都需要有一定的格式,与企业公文不同,需要具备相关的学校管理工作专业知识.参照《国家行政机关公文格式》撰写公文才具备相关的格式规范,而高校公文格式不规范主要体现在以下几个方面：①公文撰写标题不规范；②文件用纸不规范；③撰写字体不规范；④公文撰写复制粘贴严重；⑤公文公章不规范.
1.2 造成高校文书档案问题的主要原因
1.2.1 一方面是管理意识薄弱、管理手段落后,部门的管理员岗位设置不合理,使得文书管理并不规范,档案收集效率也大大降低.
1.2.2 另一方面,高校档案管理队伍不稳定,文书管理人员流动性较大,使得文书管理并不连续,长此以往会使得文件材料的缺失和不完整,不能系统完整地反映单位的历史全貌.
1.2.3 随着高校办学条件的改善和计算机技术在学校各项工作中的广泛推广和应用,高校档案部门都配置了现代化管理设备,购置了档案管理软件,实现了微机化管理.目前,在文件材料的归档上往往有两种倾向：①只存软盘,不打印文字材料进行留底保存,就某些档案室目前的保管情况来看,恐怕很难达到长久保存的目的,这就是多媒体资料存储的缺陷.②有些文件资料存入软盘,但只是通过计算机打印出来,却未经档案室登记、盖章和编号等,因此档案室就无法掌握资料的进出,使得整个档案入档过程变得很不规范.除此之外,计算机的系统问题也会导致资料的丢失以及无法补回,资料的齐全度也会受到影响.
1.2.4 文书档案管理人员素质不高 文书档案管理是衡量单位档案管理水平的一个重要标准,档案工作质量如何完全取决于档案管理人员自身的素质和对工作的责任感.缺乏档案管理的知识会使得档案管理不符合原则性,案卷保管期限划分混乱或者全宗档案收集不齐全导致文书档案管理工作不能顺利进行.部分档案管理人员不注重提高职业道德修养,业务上不精益求精,缺乏知识更新的主动性与自觉性,严重影响了档案管理水平的持续提升.
2.提高高校文书档案管理工作效率对策
2.1 档案管理应重视突破 一直以来,传统管理方法一直束缚着管理,导致高校的档案管理工作变得简单而死板.管理人员总是以旧有的意识来看待文书档案管理工作觉得档案管理工作即是收发档案和存档保管,只要资料不泄密就算是做好了档案管理工作.想要突破固有的低效率档案管理现状就必须寻求突破创新.首先就应该从普通的管理人员开始,采取科学的管理方法来克服管理中的缺陷,克服传统的思维.创新才可以使得档案管理方法来适应时代的需求.只有足够重视档案管理以及制度的创新,才能使高校文书档案管理工作质量得到提高.因此,在新时代的形势下,高等院校的领导者和文书档案管理工作人员就必须突破旧观念,创新对文书档案管理工作的认识.只有这样,才能提高文书档案管理工作的质量和效率,也才能够发挥其在整个管理工作中应有的作用. 2.2 走创新之路,做好内部改革 文书档案管理的工作人员不能循规蹈矩,坚持走创新之路就是打破循规蹈矩找到解决问题的新方法.想要做到档案管理工作的创新就必须基于内部的改革,通过绩效考评给予工作人员一定的物质奖励有利于档案管理人员更好地为高校内部档案管理服务.
管理方法的创新,使我国在政治、经济、文化各方面都得到了长期有效的发展,在这新形式下,高校各学院的领导更需要趁着这股东风在文书档案工作管理的方式方法上谋求创新,科学的管理方法和创新的管理方式才能提高工作效率,促进文书档案管理工作的有序进行.比如档案管理加入现代信息化设备,提高效率的同时降低档案管理工作的难度.打造一个“文档一体化”信息化管理系统,通过资料备案和系统管理的方法,把文件资料自动录入到档案库中,从而实现公文处理和档案归档的全程管理.这在保证工作质量的前提下有效地提高了工作人员的工作效率,节约人力资源的同时,文书档案管理工作人员的素质也可以通过培训得到提高.
管理制度是另一大创新内容,通过管理制度的创新推动档案管理工作的质量和效率两不误.高等院校要想做好文书档案工作必须采取科学合理的管理制度,就要严格实行部门立卷的归档制度.西南民族大学就采取了加强档案规范化管理来提高管理工作的效率和质量.在2004年建立了集“文书、教学、学生”等档案管理为一体的综合档案馆,加大经费的投入给办公条件巨大的支持,学校还成立了专门的档案管理工作小组,大大提高了工作人员的积极性和管理效率,这证明了管理制度的创新是提高档案管理效率和质量的保证.
3.结语
文书档案管理工作是各个高等院校管理工作中不可缺少的一部分.新时期面临新的挑战和发展机遇,高校文书档案管理工作应继续完善管理制度,为文书档案管理提供制度保障.档案管理人员也应突破旧观念的束缚,寻求文书档案管理方法的创新,并不断提高自身的专业技能水平,这样才能更好地发挥档案的作用,为学校的教学、科研和管理服务.