本站原创摘 要 ：本文通过我国与美国人事档案管理在管理机构、开放性以及利用方面比较,提出应加大人事档案的宣传,扩大公民的知情权,扩大人事档案材料的收集范围,健全人事档案管理制度等,对我国人事档案的管理有一定的借鉴意义.
关 键 词 ： 人事档案 美国人事档案 启发
一、中美人事档案管理的比较
1.管理机构
（1）公务员等档案管理.我国公务员等干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制.县以上（含县）机关、单位的干部档案实行由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理,不具备保管条件或档案很少的单位,其干部档案由上一级单位管理.现职与非现职的公务员档案管理机构相同.美国公立系统的现职人员是集中管理模式,由人事管理总署负责管理.联邦政府各部门统一设置人事机构.州政府以及其他地方政府也设立人事档案的机构――人事办公室或人力资源办公室.美国公立系统的非现职人员,其人事档案由国家人事文件中心管理,它由军职人员文件中心和文职人员文件中心两部门组成.
（2）其他企业、私营组织人员档案管理机构.我国1992年颁布了《企业职工档案管理工作规定》,规定企业职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理.1996年颁布了《流动人员人事档案管理规定》,流动人员人事档案的管理,按照人事管理权限,一律由市、区、县组织部、人事局所属的人才交流服务机构和劳动服务机构负责.美国这类人员的人事档案一般由本单位的人事部门保管,辞职、死亡或工作调动等情况后,其人事档案仍然保留在原供职单位.此外,美国的一些专业部门也保存着大量的个人数据,如社会保障署保存了所有成年人的社会保障号和信誉局发给所有人的社会安全号,通过社会保障号和社会安全号可以查询相关档案数据.
2.管理的开放性
我国《企业职工档案管理工作规定》第十七条规定,查阅档案应凭单位介绍信,档案除特殊情况下一般不借出查阅,任何个人不得查阅或借用,因工作需要从档案中取证的,须单位领导批准后才能复制.美国利用人事档案可以是本人或他人（经本人授权）,一般需提交申请信、全名、出生日期、社会保障号、任职机构的名称,任职时间和离职时间、利用目的等.
3.档案的利用
我国当前的人事档案管理中重“管理”轻“利用”的现象普遍存在.首先人们总是认为人事档案是很神秘的东西,非常封闭.其次以往人事档案收集个人业绩、能力、信用等方面材料比较少,不能及时完全记载和反映一个人的现状或全貌.另外,有的用人单位只看现实能力,而不看个人档案.目前随着已经参加社会保险的人员,退休时当地社保部门需要审核人事档案,核对视同缴费年限,技术职称,特殊工种等,因此人们也越来越意识到人事档案的重要性,但其利用还相当局限.
美国早在上世纪90年代就建立了档案信息导航系统,成为世界上第一个实现档案信息网络一体化的国家.在美国,公民的人事档案除了为人力资源管理和社会保障服务外,还建立了个人信用系统.每个公民有社会安全和社会保障号（成年人）,这个在其申请工作、支取工资、纳税、贷款时,都要使用这个,这些信用记录由专门的征信机构收集整理,形成信用报告,记入其个人信用档案.
二、中美人事档案管理不同带给我们的启示
第一,要采取多种措施增强社会公众对人事档案管理的了解,宣传人事档案管理知识,人事档案可以证实个人的经历、学历、技术职称、社会关系、奖惩等情况.从人力资源开发、管理的角度,人事档案为个人求职、单位求才提供了依据.另外,人事档案是社会保险和退休手续、提供出国政审和公证材料、出具报考研究生的相关材料主要依据等.如退休手续时,就需审核本人人事档案,核定出生时间、参加工作时间、高级职称等；遗产纠纷时也需查当事人的社会关系等.
第二,我国应建立公民个人信用系统,记录个人信用状况,包括个人贷款及偿还记录、房产交易记录、纳税记录、民事或邢事诉讼记录、从业信誉记录等,并将个人信用记录纳入人事档案,使之成为个人立足于社会生活的信用资本,同时使管理个人信用系统的机构和管理人事档案的机构相互对接,确保档案数据的实效性和真实性.
第三,按照“人档分离”和集中统一的改革思路,将国有企事业的人事档案管理权重新收回来,归政府所有.成立政府所属的统一人事档案管理中心,除公务员身份的人事档案仍由党委组织部门管理外,企事业单位人员、大中专毕业生、非公有制单位的人员以及其他社会流动人员的人事档案统一由政府所属的人事档案管理中心管理.档案随人走,应及时取走应转走的档案,在档案底账上注销,在收到档案核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回.