本站原创【摘 要 】重点建设项目是国家投资、对国民经济和社会发展有重要影响的建设项目.重点建设项目档案是重点建设项目的提出、可行性研究、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收全过程中形成文字、图表、声像等等形式的应当归档的全部文件材料,包括项目前期准备阶段、项目施工阶段、项目试运行阶段形成各种文件材料.重点建设项目档案的质量是项目质量的重要组成部分,只有做好项目档案每一个环节的工作,才能确保档案的齐全、完整与准确,确保重点项目档案工作的质量.我省每年都有数百项重点项目,笔者所在单位的病房门诊综合楼即为福建省重点项目之一,下面笔者就谈谈我院病房门诊综合档案管理工作中的一些体会.
【关 键 词 】档案管理 项目 招标 一、项目概况
我院病房门诊综合建设项目于2004年开始调研,并形成可行性研究报告,2007年立项,2008年被列入省重点预备项目,2009年被列为福建省重点项目之一,并正式动工,至今仍在紧张地施工中,距竣工验收投入使用尚有一年多的时间,工程耗时长,其档案形成的周期也很长.同时档案形成涉及到拆迁安置、规划、设计、监理、施工等诸多部门,档案的载体有纸质、照片、录像、电子光盘等,因此如何高效地做好病房门诊综合楼的档案管理就成了摆在我们面前的一项重要工作.
二、健全管理组织和制度
医院自项目开始调研,就指定基建办专职人员负责档案的收集,并按规范要求及时向医院综合档案室移交.项目立基后即成立病房门诊综合楼建设项目领导小组,领导小组下设项目办,具体负责重点项目的建设有关工作.同时成立项目档案管理工作领导小组,制定下发了《病房门诊综合楼建设项目档案管理网络及岗位职责》、《病房门诊综合楼建设项目文件归档要求与档案整理规范》,医院综合档案室对项目档案进行统一管理,项目办和施工、监理单位均设有专人负责建设项目档案管理,形成了由医院分管理领导、项目办、综合档案室、各相关职能科室、相关勘测、设计、监理、施工等单位专档案管理人员组成的档案管理网络体系,明确各相关人员的岗位职责.对工程档案资料实和行分级管理,由建设、勘察、设计、施工、监理单位的主管或技术负责人主持各自单位的工程资料管理的全过程工作,使档案管理与项目建设同步进行,保证了资料的完整性.
三、加强档案管理人员的业务能力
医院先后派出专职档案员和档案员参加全省重点项目档案管理培训班,培训内容包涉及建设项目档案管理法规、规章及有关标准解读；重点建设项目档案的收集、分类、整理原则与方法；重点建设项目档案管理基础知识和重点建设项目档案验收与移交等.相关人员参加培训回来后,医院组织相关部门人员和设计、监理、施工等单位专档案管理人员进行座谈,交流学习心得.通过重点项目档案管理的重要性通过培训和座谈,工程管理人员和专档案管理人员在增强档案意识的同时也提高了档案业务水平,为保证建设项目档案的质量打下良好的专业基础.
四、归档关口前移,确保重要档案材料的完整
医院在与勘察、设计、监理、施工等相关单位签订合同、协议时,即对建设项目档案的收集、整理、移交以及档案资料的质量等提出明确要求,确保建设项目档案管理工作在建设各个阶段初始就能得到足够的重视.同时在病房门诊综合楼建设过程中,许多文字材料、合同等需通过办公室文秘人员编辑、用印等,因此为确保档案材料的完整、真实性,医院办公室指定文秘人员在这些文字材料形成时即保留一份原件,并用专柜保管.并在项目办设档案员,负责病房门诊综合楼各类档案材料的收集,一些重要的上级来文均要求及时送交办公室.办公室文秘人员每年年底对一年来收集的进行整理,并编制目录,移交医院综合档案室保管,综合档案档案管理人员根据规范要求对档案进行整理分类.为更好地做好档案管理工作,医院定期召集各相关单位召开的项目建设专题工作会议均邀请医院办公室综合档案室专职档案员参加,同时专职档案员经常现场向工程技术人员和施工人员宣传指导档案工作,在加强与相关单位工作人员联系的同时,增强了他们的档案管理管理意识,使他们有意识地做好项目工程档案资料的收集,确保档案资料的完整性.
五、档案管理人员全过程参与
为确保重点项目档案完整、准确、系统地归档,医院综合档案室档案管理人员直接参与到项目建设全过程的监督、检查和指导工作.如在重点项目建设伊始,档案管理人员就参与项目的调研,为可行性研究报告的拟写提供馆藏资料,协助基建办相关工作人员到市城建档案馆等处查阅医院有关建设图纸、资料等.在建设过程中,档案管理人员直接参与相关建设专题会议、参与合同或协议的会签、相关设备的开箱、验收等.通过全程参与项目建设,档案人员及时掌握了解工程进度,及时介入,定期到现场指导、督办,并根据工程关键节点进行阶段性档案资料收集检查,为重点项目档案的质量提供了强有力的保证.