复旦大学图书馆期刊回溯项目管理

摘 要 民国期刊是复旦大学图书馆特色馆藏之一.为更好地整合民国期刊馆藏资源,方便读者检索与阅览,复旦大学图书馆利用回溯外包的手段、项目管理的方式对全馆的民国期刊进行回溯整理,对期刊回溯工作做了全面的分析和总结,并提炼出有价值的工作经验,为后续开展院系期刊回溯和报纸回溯工作提供有益的借鉴.

关 键 词 民国期刊 期刊回溯 项目管理资源 整合与利用

期刊回溯是图书馆业务之一,是一个集编目、典藏加工、馆藏组织、储藏管理、剔旧和捐赠于一体的复杂工程,通常具有数量大、工序多、时间紧等特点.在现有条件下,图书馆越来越倾向于将一些基础的、可控的、可量化的和有操作规范的工作从整体业务中抽取出来,交由外部专业单位完成,从而达到节约成本、弥补人力匮乏、提高工作效率和优化人员配置的目的Ⅲ.因此,对大批量期刊的回溯往往需要采取外包的方式.正如中山大学图书馆程焕文馆长所说:尽管学术界,尤其是图书馆界,对图书馆业务外包还存在不同的看法,然而图书馆业务外包已成为一种无法阻挡的发展趋势.

1 期刊回溯项目管理

项目管理是指管理者为完成某个特定的项目,在有限的资源约束下运用系统的观点、方法和理论对项目涉及的全部工作进行有效的管理.项目具有相对独立的特点,而项目管理则具有系统性和综合性的特点.

复旦大学图书馆目前实施的回溯项目管理的组织方式是:通过回溯外包、合同立项的方式,以馆藏地为单位,对特定数量、学科和语种的期刊进行加工整理.通过规范化、流程化管理对回溯项目进行有效的制约和控制.

复旦大学图书馆在整个回溯项目管理中提炼出外包管理、质量控制、加工对象管理和进度控制四个关键点,有效地完成回溯工作.

第一,外包管理.外包管理分为外包人员管理和外包事务管理.期刊回溯外包人员管理要求对参与回溯工作的外包人员进行集中培训,包括熟悉图书馆操作系统和编目规则、了解期刊状况、掌握回溯工作的工作规范、认识到回溯期刊保护的重要性等内容.

外包事务管理包括制定四份必要的文件:项目合同、回溯方案、测试报告、验收报告;还包括制定回溯外包的各种规章制度,拟定回溯工作的基本规范,筹备回溯外包所需要的各种硬件,比如回溯场地的安排、回溯设备、回溯材料等等.

第二,质量控制.质量控制是回溯工作完成质量优劣的关键.项目管理人员要提前制定明确的质量要求和工作规范作为质量控制的依据;还要及时准确地掌握项目的完成情况,发现问题后及时与工作人员进行沟通,确保回溯信息数据准确无误.

第三,加工对象管理.加工对象包括实物对象和信息数据.回溯工作需要把在不同馆藏地的凌乱无序的实物对象期刊进行摸底、规划和定位,使馆藏资源由无序转变为有序流动,及时剔除破损且利用率低的期刊,补充利用率高的期刊,以及区分出有价值的期刊,并按其价值建立相应的馆藏,例如:稀缺期刊、特色期刊等.

回溯工作最终体现为信息数据,因此信息数据是否完整和准确是评判回溯工作完成效果的重要标准.信息数据包括期刊入藏的条码号、给定的期刊排架号、馆藏地、馆藏状态等.只有实物和数据完全对应才算真正地完成好回溯工作.

第四,项目进度控制.工作进度掌握得当才能使回溯管理项目高效流畅地运转起来.工作进度太快,工作中易出纰漏错误,要不断地弥补修正,反而降低了工作效率;工作进度太慢,工作人员容易懈怠,工作效率不高,影响项目正常运转.

四个“关键点”的实施效果直接影响回溯项目的效果.抓好这四个“关键点”就可以把回溯项目管理得井井有条,使每个环节都能按部就班地完成,达到最理想的工作效果.

2 复旦大学图书馆民国期刊回溯项目外包实践

民国期刊是复旦大学图书馆特色馆藏之一.随着时代的进步和学术研究的深入,民国期刊的研究和价值日渐得到重视,民国期刊的收集整理工作也越来越重要.然而由于民国时期处于手工造纸向机械造纸和机械印刷阶段过渡的时期,书刊用纸质量低下且极易老化,这就造成民国书刊的保存和利用需要特别的关注.

从2002年开始,复旦大学图书馆对馆藏的民国期刊进行了详细的清点工作,形成了“解放前期刊检索系统”.2005年,通过参与“大学数字图书馆国际合作计划”(CADAL)一期项目,复旦大学完成了纸质期刊数字化的目标.2010年,为了进一步实现资源整合;方便读者在OPAC检索系统中检索信息,有稳定的阅读保障;明确馆藏民国期刊的种类和数量的具体情况;更好地对民国期刊实物进行保管维护,复旦大学图书馆对馆藏民国期刊进行了全面的回溯整理工作.在回溯工作中图书馆采用业务外包的方式,并运用项目管理的方法,制定科学的操作规范,对整个过程实施严格的质量控制,收到良好的效果.

2.1 项目的准备

在项目准备阶段,主要完成以下几个方面的工作:

(1)摸清民国期刊的基本情况

根据本次摸底,基本掌握馆内民国期刊的情况:包括期刊种类、数量、学科范围、年代等,大致有民国期刊4000余种,单本(包括合订本和单册)16000多册,其中包括《东方杂志》、《文学界》、《大中华》等一批具有重要影响力的刊物.

(2)甄选外包公司

在掌握民国期刊的基本情况并明确回溯目标之后,馆内首先主动查找符合要求的外包公司,并对这些公司进行资质分析,包括考虑外包公司的财务、人力资源、信誉、管理控制、工作效率、服务质量,以及是否熟悉业务、水平等条件.然后根据分析结果,向资质好的外包公司发出邀标函.最后由图书馆组织招标,请收到邀标函的外包公司参与竞标,再从各应标公司中挑选外包经验丰富、有良好的方案策划且合理、能满馆回溯工作多方面要求的外包公司承担外包业务.

(3)制定回溯项目的测试方案以及论证可行性

回溯项目的加工对象是年代较久的民国期刊,根据其特点,制定相应的回溯项目测试方案.首先明确民国期刊的基本情况.其次策划民国期刊回溯的整个过程,掌握在整个过程中可能出现的困难和问题,讨论回溯的流程是否合理,遇到的问题能否解决.再次,通过测试了解回溯工作人员的工作效率,确定需要配备的工作人员数量,测算工作时间、明确工作方式.最后根据测试的结果,制定具体的工作实施方案,责任分工、工作进度,特殊问题的解决方案以及工作中的注意事项等内容.

(4)制定具体回溯项目方案

民国期刊回溯工作的具体方案包括工作流程以及每个流程的工作要求,其中包括编目、核实添加馆藏、粘贴条码、插入磁针、期刊归架等要求,这些内容都将作为工作中质量控制的内容和标准.

(5)审阅并签订回溯外包合同

在审阅外包公司的各方面因素后,认真签订外包合同,作为双方共同遵守及管理的依据.合同的内容包含:工作目标、合作范畴、运作方式、工作细则、责任划分、合同履行期限、付款方式、违约责任、赔偿问题、解决合同争议的方式等.

2.2 项目的具体实施与质量监控

2.2.1 民国期刊回溯工作的具体内容

在具体实施阶段,民国期刊回溯包括编目记录、添加馆藏、增加条形码、添加磁针和期刊入架等四个环节.

第一个环节是编目记录和添加馆藏.复旦大学图书馆民国期刊馆藏录入以实物为准,馆藏的民国期刊实物原先只是按种类排放,在回溯工作前要先将所有期刊按照卷期年的先后顺序依次排列,然后在系统中查重数据,根据实际情况套录CAMS记录或国图记录编目,再按照本馆的编目规则修改记录,最后根据整理好的馆藏数据,将每种期刊 0340;合订本或者没有做成合订本的单册信息依次添加到馆藏系统.

第二个环节是增加条形码.为了准确地定位民国期刊的各项信息,与其他类型的中文期刊区分,便于在系统中查找和抽调相关数据,准确掌握民国期刊的馆藏情况,图书馆对民国期刊馆藏条码做出特别规定:条码号由14位组成,第一到第四位是民国期刊种类区分号,用“MGQK”(民国期刊四字的首字母)表示,中间9位是流水号,末位是校验码.

第三个环节是添加磁针,磁针的插入主要是为加强对期刊的流动管理.

第四个环节是期刊入架.复旦大学图书馆民国期刊排架号统一采用“乙”开头,可以在OPAC系统中准确辨识,并方便在系统中查找统计民国期刊的各类数据.期刊入架根据每种刊物的排架号和卷期年月的时间先后顺序从小到大的顺序排列.发现同刊异号、异刊同号或排架号有明显错误时,及时收回重新进行回溯整理.

2.2.2 民国期刊回溯工作遇到的问题

(1)编目规则问题

复旦大学图书馆编目记录主要套录自CALIS和国图,两家记录在规则上有一定的差别,图书馆结合两家记录和实际情况,制定出符合馆内需要的规则.遵照客观著录的要求,民国期刊编目采用繁体字著录,外包人员必须做繁体转化工作,这个工作很考验外包人员的态度和耐性.有些不常见的繁体字经常容易输人错误,项目管理人员在质量控制时特别关注这一问题的处理.


(2)多种不同名刊装订在一起

由于各种原因,馆内所藏许多民国期刊的装订不规范,经常出现若干本不同名期刊装订在一起的情况,给添加馆藏带来了很大的麻烦.这一问题最好的解决方法是,拆分合订本,但是这样极易损坏本已老化严重的期刊,因此工作人员采取做多条记录跟一个馆藏的方式,以尽量减少对期刊的损害.

(3)同一种刊有多个排架号

外包工作人员对民国刊不了解,遇到这种情况经常会添加多条重复记录,回溯时管理员需要认真判断具体情况采用正确的排架号,然后删除重复记录并修改错误内容.

(4)影印版问题

出于出版和保护的目的,解放后,国家刊印多种影印版的民国期刊.这种情况原版和影印版不能使用同一条记录,必须另做新的记录,并要求区分排架号.但因馆藏中原版和影印版混排,做编目和馆藏时容易忽略这个问题,项目管理员及时地补充了影印版期刊的工作方法并且指导外包人员如何区分和添加记录.

(5)刊物出版项不明确

民国期刊出版在特殊的历史时期,再加上保护不周,很多期刊的出版项都不明确,比如:卷期不清、前后刊的变化不明,停复刊的时间不确定以及同名期刊的出版地无法确认等等.工作人员需要查阅大量的资料并请有经验的编目员一条一条地加以确认、补充.

(6)重复记录问题

民国期刊回溯项目聘请了5位工作人员同时做记录.因一些期刊卷期非常多,出现了几个工作人员同时做到一种刊的情况,这种情况容易造成重复记录.项目管理员及时提出同种期刊应先归架,然后再统一由一位人员完成的解决方案.在质量控制时也特别监控这一问题,尽量避免在系统中产生大量的冗余数据.

2.2.3 民国期刊回溯工作的质量控制

在整个回溯项目中,项目管理员始终把质量控制放在第一位.图书馆利用数据管理系统对外包人员的工作进行数据质量监控,及时纠正和修改有问题的记录.为了配合这项工作,图书馆为回溯外包人员在系统中开设了专门的工作,项目管理员可以根据每个调取回溯的相关数据,检查套录记录的准确性和录入馆藏的完整性,这样便于对数据进行及时的质量监控.项目管理将质量控制分为三个不同的阶段:项目前期,考虑外包工作人员对工作的熟悉程度,实施逐条逐本检查,出现问题认真总结,避免再出现类似问题.项目中期进行抽检,外包工作人员每做好一批数据后交给项目管理员抽检是否合格.结项前总量抽检,即任务全部完成后,以全部数据为准抽检合格率,以确保整个项目高质量地完成,同时也可以为检查是否履行合约内容提供准确的依据.

项目管理对错误问题的处理也制定了严格的处理标准,错误率不得超过3%.错误率低于3%时,按错误内容进行逐条修改处理并根据合同要求扣除项目款;错误率超过3%时,整批数据退回重新加工,并以该批数据款的10%作为违约金扣除.

2.3 项目验收

项目结束后,项目管理员根据回溯工作的实际情况,总结汇报情况,撰写验收报告,包括回溯外包的管理状况、回溯目标的完成情况、出现问题的处理情况等等.最后检验各项指标后结算归档.3期刊回溯项目管理工作的经验总结

第一,项目管理的全方位综合策划.高质量的项目策划可以减少错误的产生、提高工作效率、规避项目风险.项目的策划是一个动态的过程,要及时地根据项目的进展情况,调整策划方案,使整个项目策划形成一个有序而完整的系统.

第二,选择优秀的外包公司.外包公司选择的好坏直接关系到图书馆外包业务成功与否.外包项目要选择性价比高的公司,以使整个项目物超所值.外包人员队伍的稳定也至关重要,中途换人或者增减人数都会给项目的完成带来一定影响,所以在合同中明确把人员稳定作为项目管理的一项重要规范.

第三,行之有效的质量控制措施.图书馆把业务外包出去之后,应密切关注并配合外包公司进行各项活动.在执行合同过程中,要对外包公司进行有效的监督,要求对方严格执行本馆为回溯外包业务制定出的各项要求和规范,并且当工作中出现违规行为时要有明确的解决办法和标准,按照办法和标准处理问题.套用法律中常用的话讲,项目管理中也要“有法可依”、“有法必依”、“执法必严”才能保证优质的回溯质量.当然这些“法”一定是和外包公司协商有效的,同时遇到新的“无法”问题,我们要及时“立法”.这样质量控制才能产生实质性的监督管理效果.

第四,不断地补充更新工作规范细则.回溯经常会面临许多问题,涉及到馆藏建设的方方面面,比如:回溯后的期刊在哪里,如何利用率低的期刊如何处理,是否剔旧剔旧后的期刊如何处理,是捐赠还是报废,标准是什么回溯期刊缺刊如何弥补,如何保证的连续性这些细节在回溯中都是很重要的内容,需要不断地把细节内容补充完整,形成可执行的并被认可的工作规范,使今后的回溯工作都能按照这些规范高效运转.民国期刊的回溯项目管理工作的完成,为复旦大学图书馆后续开展各个院系期刊回溯和报纸回溯工作提供了有益的借鉴和成功的范例.

作者单位:复旦大学图书馆,上海.200433

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