本站原创摘 要：档案信息主要记载着人类在各个阶段的社会实践活动,对于档案信息的管理有利于经济文化的建设,促使社会朝向更好的方向发展.在社会新形势下,档案信息的规模不断扩大,形式也逐渐趋于多样化,这就要求档案人员对档案进行保密管理.本文就新时期档案保密管理的措施进行分析与研究,以供参考.
关 键 词 ：档案工作；保密管理；问题；措施；研究
档案记录着人类在各个阶段进行社会实践活动时的重要事件,对档案信息开展保密管理工作有利于维护单位、集体的利益,保障国家的安全,因此档案保密管理工程是档案管理工作中的关键环节.目前,在社会新形势下,档案资料逐渐向多元化方向发展,并从传统的封闭性转变为开放型管理,这就给档案信息保密管理工作加大了难度,使档案管理部门面临着严峻的挑战.在档案管理工作中,我们不仅要充分发挥档案信息的利用价值,为用户提供优质的服务,还需要加强档案信息管理的保密工作,避免因重要档案信息的泄露而对国家、集体造成不利的影响.
一、新时期下档案保密管理工作的特点
1.开放的网络环境不利于档案信息保密管理工作的开展
目前,电子信息技术、网络技术的普及与应用,档案信息的管理模式、利用形式都发生了巨大的变化,为了满足用户的需求,档案人员利用网络技术达到了资源共享的目的.但是从另一个方面来讲,开放的网络环境必将会引起一些不法人员对重要的档案信息入侵,威胁到了档案信息管理的安全性.
2.管理模式的改变加重了档案人员管理工作的工作任务
在新时期社会发展中,信息技术在档案管理工作中得到了广泛的应用,在对档案信息进行保密管理工作的过程中,档案人员必须要对信息的保密级别进行确认、采取合理的解密方法等,这一系列工作越来越复杂,不利于保密管理工作的安全性,也加大了保密管理工作的难度.
3.多样化的档案信息利用形式要求档案信息开展保密管理工作
在新时期社会发展中,档案资料的利用形式朝向多样化的方向发展,用户在利用档案资料的过程中已不再局限于查阅以及复印,而是通过身份认证直接在互联网上查询,在这一过程中,档案信息资料经常会被不法人员获取,严重威胁到档案资料的安全性,甚至导致档案信息出现失真问题.
二、当前我国档案保密管理工作的现状
1.档案人员的保密意识浅薄,对档案保密管理工作认识度不高
自改革开放以来,各个单位之间在交流的过程中充分利用道路档案信息,这就要求档案信息在管理过程中朝向开放化方向发展,提高了信息资源的利用率.与此同时,开放的档案信息对于重要档案信息造成了巨大的威胁.由于有些档案人员没有深刻的保密意识,没有结合档案资料制定明确的、完善的保密规定,这就导致档案信息存在各种安全性问题,不利于档案信息开展保密管理工作.
2.缺乏健全的档案管理制度
有些档案管理部门并没有根据我国现行的相关法律制定健全的档案保密管理制度,这就导致档案信息在管理过程中缺少相应的依据,即使有些部门已经建立了保密管理制度,但是由于没有落实到位,执行力度不够,导致档案保密管理工作无法正常开展.
3.技术手段不够先进,无法提高档案保密管理工作水平
随着社会的发展以及技术水平的提高,档案信息的载体也从单一的纸张向多媒体转变,要想提高档案保密管理工作水平,我们就需要采用先进的管理技术.但是从当前我国发展现状来看,档案保密管理工作所采取的技术手段都相对比较落后,并且没有将防盗加密技术应用在实际工作中,威胁到档案管理工作的安全性.
三、新时期档案保密管理完善措施研究
1.开展档案保密管理普法宣传,强化档案保密管理意识
为了实现涉密档案资料的安全可靠,应该通过开展法律宣传等手段,对档案资料的管理者以及利用者进行宣传教育,使其明确档案保密管理的重要性,并在档案资料的保存或者是利用过程中,严格按《保密法》的要求管理使用档案资料.其次,档案管理部门应该建立一支专业的档案保密管理工作队伍,通过选拔法律意识强、责任意识高的档案管理人员,对涉密档案资料进行重点的管理,实现档案保密管理工作的规范化与完善化.
2、建立健全档案保密管理规章制度,强化档案保密管理监督体系的建设档案保密管理规章制度作为开展档案资料保密管理的主要依据,对于保障档案资料的安全可靠具有重要的指导作用.档案保密管理规章制度的制定,应当结合档案管理工作部门的实际情况以及档案借阅使用群体的情况,能够规范查阅者的档案利用行为,形成具有档案保密保存制度、档案库房管理、档案借阅查询以及档案利用管理为一体的档案管理制度体系,确保档案资料的安全性.其次,应该建立完善档案资料保密管理监督管理体系,对于涉密档案资料的使用,必须完善监管流程,通过多层次的审批制度,避免档案资料的泄密现象的发生.同时,应该针对档案管理工作部门定期开展监督检查,对于各种违法违规行为,应该及时按照相关法律以及政策要求进行处理,通过强有力的监管确保档案资料的安全性.
四、做好档案管理工作的几点建议
随着经济的快速发展、档案管理信息化、规范化、电子化建设的持续推进,基层部门档案管理工作面临新的形势,被赋予新的内函.
1.建立健全科学的档案管理制度
档案种类较多,形式各有不同,有日常文书档案、会计档案、人事档案、纸质档案、照片档案、录音录像档案、电子档案、房产档案,档案管理要实现规范化、系统化和现代化,就必须建立健全科学的档案管理一系列制度.
2.严格公文的制定和分发
公文是档案的前身,档案是由公文等文字材料积累汇总成形的.可以说公文制发的质量,既决定着自身的质量,也决定了形成档案后案卷的质量,决定了档案管理工作实现规范化、系统化和标准化的进度和质量.
3.科学合理的做好纸质公文以及电子公文的存储和整理工作
公文是档案的来源,档案是公文的归宿,所以,两者都是文档工作程序中密切相关的工作环节.因此,要有系统统一观念、科学发展意识,坚持公文处理工作规范化、系统化和标准化与档案管理工作的规范化、系统化和标准化齐头并进的指导思想,在工作中,严把公文处理工作的规范化、系统化和标准化的入口关,为实现档案管理工作的规范化、系统化和标准化打下坚实基础.
五、结束语
综上所述,要实现规范化、系统化和标准化的档案管理,要以科学发展观为指导,坚持与时俱进、改革创新、对标赶超、创先争优,才能适应新形势的需要,使档案管理工作有长足的进步和发展.展望未来,机遇和挑战共存,机遇大于挑战,只要我们抢抓机遇,避免消极因素带来的不利影响,充分发挥我国特有的管理优势,坚持走中国特色社会主义档案管理道路,一定会实现档案管理工作的规范化、科学化、法制化,这样才能使档案管理工作立于不败之地.