本站原创【摘 要】 档案管理不仅是组织规范化管理的需要,也是现代人力资源管理体系的基础,能够对员工进行全方位的综合分析,使组织有调理化.新时期的档案管理属于档案管理体系中的一个创新,详细体现了各企业所贡献的劳动价值.对员工的工作分析、绩效考核、职业测评和未来的职业生涯规划都有很好的管理.
【关 键 词 】档案的分类；改革制度；创新与完善
档案是每一个从业人员的各种综合能力和人品的体现,在一个人的职业生涯中占有很重要的位置.而新时期的档案管理,能够分析职位价值,划定职位边界,分析职位如何为组织创造价值,实现整体目标.明确其在现阶段是组织哪部分的构成单元,进行综合评定确定组织的战略、目标和计划.
1.新时期档案数据库的建设
从管理学上讲,任何管理活动,抛开其最终目的,其最基本的目的或者基本要求都是要使被管理对象有序化,档案管理的基本目的就是要使档案有序化,包括档案实体管理和信息管理的有序化.将数量庞大、内容形式复杂多样的档案有序化的具体方法很多,但最基本的方法就是分类.对档案总体进行分割、划分,将其分为若干层次、大小不同的部分或门类、种类、类别,然后对这些不同的部分、门类、类别等实施分别管理.在档案信息管理的范畴内,由于不同门类档案的管理差异,同一全宗内不同类别的档案就要采取分别管理的措施,比较典型的像人事档案、会计档案等由于具有不同于其他档案的管理要求,采取由人事部门、财务部门单独保管的管理方式.
但逻辑分类法在新时期档案数据库的内容管理中有着非常普遍的应用.我们知道,档案的实体整理必须按照其形成时的本来面貌去管理,但档案内容信息是极为丰富多彩的,人们对这些内容的需求也是多样化的,但和现实世界中档案实体的排序只能有一种一样,在数据库中我们一般通过有限的基本表来反映档案实体的记录信息.
2.撇弃传统的档案管理方法
长期以来,档案人员一直从事着以纸质为存储介质的档案管理工作,习惯于传统的管理方法和管理模式,面对现代化技术而形成的新型载体档案,应有充分的思想准备,更新传统的管理观念,对于计算机知识已不局限于计算机基础知识的掌握,更应该了解计算机信息管理和开发利用知识,并要熟悉掌握计算机在档案各业务环节的应用.随着科学技术日新月异地发展,信息技术在档案工作中不断地更新与发展,档案专业人员的专业素质也应及时地改进与提高,还应加强档案专业人员科学研究工作,提高其创新能力,树立高素质档案专业人员新形象.
3.建立新型档案管理制度
新型档案载体的应用与计算机的智能化管理,必然要求其所处理的信息规范、标准.当新型载体档案出现时,整个档案界显得有些措手不及.创立适合于新型载体档案的管理制度、法规已提到议事日程,如制定新型载体档案的管理制度,包括电子文件的归档、整理、鉴定、保管、利用等各个环节；由于电子档案自身的某些缺陷,电子档案的真实性和其法律地位,也需要建立相应的法规来维护与确定.
4.完整与安全的保管档案
无论是纸质档案还是电子档案,都是以一定的物质形态存在的,需要具备相应的保管条件和设施维护其完整与安全.纸质档案是以案卷作为最小的保管单位,构成其基本保管条件有卷皮、卷盒、档案装具、库房,以及档案保管的技术设备,由于纸质档案存储信息量小,形成的案卷较多,随着时间的推移,纸质档案会日益增多,这无疑会给库房增添压力,在目前档案库房紧张的情况下,这无疑是无法克服的矛盾.
5.对档案管理体系要进行创新
要想建立一个完善的档案管理体系,我们就要进行创新,同时这就与电子化、信息化、科学化分不开.目前在我国,电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题.电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录,因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义.电子文件生命周期理论认为,电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程,对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中,包括对其运动全程的状态记录.新时期的档案数据库在电子文件管理环境中能够更好地发挥作用,这与电子文件管理理论是分不开的.
由于电子档案形成与存储介质的特殊性,其管理方法和具体的管理环节上也相应有所改变.电子的档案保管,与纸质档案相同的是都以档案信息的存储介质为对象进行保护管理,只不过是存储介质不同而已.由于两者存储介质不同,档案保护的标准、条件也不相同,所提供的保护设备、防护设施也有差别.
6.新时期档案管理中的人事档案管理
国家人力资源和社会保障部体系中,人事档案管理是重要的一项环节,无论国家还是地方,各地大小企业中都需要人事部门进行档案管理,对整个组织的管理系统进行整理.人事档案管理属于新时期档案管理体系中的分支,人事档案管理不仅随时跟踪人事信息的扩增,也随时跟进人事执行和调动或被裁员.体现个体或群体的工作表现、直接成果和最终效益.测量出组织的多样性和动态性.这种定期化和制度化的原则全面考评个人的素质与能力,这种连续的管理过程为各个组织或企业提供了非常方便的有效信息.不仅对企业有帮助,对个人的职业发展也提供了便利,现今很多猎头公司专门通过人事档案的调查进行选拔人才,使适当的人才为企业谋利.通过人事档案管理,可以了解到员工的工作任务、职责、职权和职务.说明人事档案管理对组织个人以及社会都起到极为重要的作用.提高人事管理档案的方法能够有效地改善管理方面的不足,在档案管理方面进行更革新式的创造是非常必要的,人事档案管理每时每刻都在有大量数据更新,如果有很好的档案管理体系能够随时跟上组织制度,这对企业无疑是有非常大的益处的.人力资源部门也会根据岗位在组织内的相对价值对员工支付薪酬,在量化其考核时,需要标准的人事档案信息,通过绩效目标来导向员工行为,降低管理成本和提高产出,使员工和企业利益均沾,共担风险.
7.档案管理理论的更新与完善
新信息技术在档案工作中的应用与发展,给档案工作带来新的生机和活力,同时也给档案管理提出新的思考.我们可以形成这样的共识：现代信息技术的发展,新型载体档案必然取代传统形式的纸质档案,这是未来档案管理工作发展的基本趋向,但电子档案还没有完全克服其自身缺陷,当纸质档案还没有条件完全适应现代化管理方式时,要经历一段并存发展的过程.在这个时期里,如何处理,协调好电子档案与纸质档案互相依存,共同发展的关系,深入研究和探讨并存时期档案管理的新策略、新方法,这是时代赋予档案工作者的历史职责.
8.结语
在企业当中,我们为了能够清楚的看到所贡献的价值,就不得不进行档案管理.在本文中,对于新时期的档案管理,我们进行了系统的分析,比如档案数据库的建设、档案管理的新制度、档案管理设施的改进与完善等,通过对新时期档案管理的创新与改进,使我们能够更加明确组织的目标,更好更快的发展下去.
【参考文献】
[1]徐敏.纸质档案与电子档案的共存期管理[J].科技资讯,2007,（5）.
[2]张建国.对电子档案与纸质档案在现阶段长期并存的思考[J].科技创新导报,2007,（1）.