本站原创随着我国改革开放和市场经济的不断深入,外贸企业正面临着诸如经营风险、市场风险以及财务风险等各种各样的风险.笔者结合外贸企业的实务工作,谈谈财务管理在外贸企业风险管理中的重要作用.
一、帮助企业制定完善的内部控制制度并监督其顺利执行
企业控制风险最基本的要求,就是建立比较完善的内部控制制度,也就是企业的规章制度.
笔者所在单位制定了《一般贸易进口业务规程》以及《一般贸易出口业务规程》两个进出口业务中最基本的规章制度,对公司的主要业务进行了全过程的规范.而财务规章制度渗透到业务的每一个流程,许多业务的操作规范就是围绕着财务规章制度展开的.可以说财务规章制度是企业内部控制制度的核心.
在日常的业务操作过程中认真执行是控制风险的关键,几乎公司所有的操作风险最终都会在财务上反映出来,因此财务部是否按照规章制度执行,是否能及时发现操作过程中的风险,对于公司风险管理来说,至关重要.财务部在这个过程中起到了非常重要的监督和保障作用.对于财务人员制定了《财务人员业务操作规程》等制度,从而确保财务部的各项操作符合公司的规章.
根据日常业务操作过程,财务部风险控制内容主要有:
合同签约前,对于风险合同的会签.财务部门的会签可以对业务合规性、业务本身的盈利情况以及对财务资源的需要等情况做出专业判断,从而较早的发现风险.
资金的收付,要有资金收付预算,实际发生时与预算对比,及时发现问题.收到客户货款时,公司要求财务人员按照《票据往来管理办法》登记来款的相关资料并签收,同时注意来款客户抬头是否与合同签约方一致.付款时,要求严格按照《付款通知单使用办法》的规定,审核每笔付款手续是否齐全,是否与合同的规定一致,是否符合公司的有关规定.对于进口信用证项下的对外付款,财务部还要检查客户资金是否足额到位,如果没有到位要督促业务人员催讨货款并填写垫款联系单,并且通知公司货权管理小组控制货权,最后还要将相关信息作为客户不良记录在客户资料库中登记等等.
在放货环节,公司规定放货联系单上必须有财务人员签字,财务人员应核实资金到位情况,做到款到放货.
在开票结算环节,要求业务员、财务以及分管经理同时签字确认,确保每一笔合同的结算符合合同规定.
此外对于核销、出口退税等职能环节,公司也有非常明确的规定.以出口核销为例,首先是要把好领单环节关,保证出口核销单的领用都经过授权并且是必须的,其次是对于退单情况要有预警警告机制,公司规定超过60天未退单的,财务部应告知业务部经理,超过80天未退单的应书面告知分管副总经理,最后是要及时将相关单据交给出口退税员.
二、不断改进和优化管理方法,适应业务的发展
除了日常的内部控制制度之外,针对一些特殊的业务,财务也需要积极参与,在了解业务流程的前提下,制定灵活多样的、适应具体业务开展的管理模式.
对于传统的业务,外贸企业可以根据不垫款、不承担活动之外风险的原则,建立以合同流程表为核心的财务管理模式.业务员每一次付款、收款都必须在合同流程表中登记,财务人员在核实数据的基础上再盖章确认,同时在流程表上还要有开票结算的有关资料.通过严格的合同流程表的登记、流转制度,能够基本确保每笔付款的准确性,较好地控制流和主要风险.建立合同流程表的另一个作用就是即使业务员离职或因为其他原因需要调动岗位时,新接手的人员也能很快地交接手续,防止了业务员一手包办的情况,降低了内部控制风险.
对于自营、新开发或高风险的业务,财务部门应尽早地了解业务,识别业务的风险点,并有针对性地制定相应的财务管理办法.比如,在出口业务中,有些供货商会提出让贸易公司支付一定的预付款作为长期合作的条件,而外贸企业考虑到其出口稳定之后,始终会有已出运而未收汇的货款作为风险的抵冲,因此在衡量收汇风险之后,也会同意支付一定金额的预付款.在这种模式之下,财务部的重点是与业务部紧密配合,把握好货款支付的时机,动态地跟踪、控制预付款的风险.
三、建立防范流动性风险的管理对策
从公司整体上来看,对于外贸企业来说,防范流动性风险也是财务管理非常重要的内容.
对于一般日常的交易,外贸企业可根据自身的资金情况或资金支付性质,设定不同的大额支付预算机制.比如对于进口信用证付款,可以要求在开证时,就根据装运日期粗略地预计付款日期,到信用证到单时,再编制准确的付款预算.对于性质的进出口业务,应严格控制外贸企业垫资情况的发生.即便是先收款后支付的业务,最好也应制定严格的支付预算制度,从而保证企业对流的严格控制.
除了日常交易的,企业还应留有一定的预防性和投资性,一般来说外贸企业可以根据业务性质、自有资本以及自身的融资能力等多项因素来保留一定的,以备不时之需.
当然除了管理之外,外贸企业还可以利用财务弹性,以备处理财务危机或者抓住某些突然出现的业务(投资)机会.对于许多外贸企业来说,财务弹性主要依靠充足的银行授信来提供.由于不同的银行给予企业的授信品种和授信条件不同,因此企业必须对日常银行授信的使用有一个统筹规划.对于有些授信品种较多、使用方便的银行也不能全部用足,要留有余地.而对那些品种单一或使用不便的银行,也应尽可能地利用起来.
四、积极利用金融工具,消除或减少利率、汇率风险
近几年来,汇率及利率的波动对外贸企业经营的影响显著增强,外贸企业应熟悉和利用各种金融工具,为企业消除或减少利率、汇率风险对企业经营的影响.
从利率来看,如果在合同中约定了垫款并明确了垫款利息的,或者是我们垫款但在报价时考虑到垫款利息的,这类合同我们都会承担利率风险.避免利率风险要求我们在签订这类合同时,最好将利率锁定,但是实际上人民币贷款利率、外币贷款基准利率(比如:LIBOR)以及商业银行的上浮点数都是很难锁定的.对于外贸企业来说,通过贸易融资可以比较方便地得到资金融通,而且可以比较自由地选择人民币贷款或是外币贷款,从中挑选利率较低的币种进行融资.应当指出,在选择外币贷款时,我们不仅仅要比较名义利率,更要考虑远期的汇率,从而得到实际利率,然后在此基础上再进行比较、选择.
从汇率来看,外贸企业首先应正确识别汇率风险,分清哪些汇率风险是自身承担的,哪些是客户承担的.在正确识别的基础上,将自身承担的汇率风险进行登记及汇总,这些汇率风险不仅反映了信用贸易所形成的应收和应付账款、外币资金的借入和贷出,还要反映像远期合同、已开立的信用证、已签订的未来销售合同等不在会计报表上反映的交易.对于相同时间、相同币种的汇率风险可以互相轧抵,然后得出外汇汇率风险的敞口.对于暴露的外汇汇率风险敞口,外贸企业应在综合考虑汇率影响的基础上,决定是否采用购买银行远期结售汇的产品予以冲销.
最后就是利率与汇率组合的产品,该类产品将贸易融资与汇率风险组合在一起,如果操作得当就可以较好地回避汇率风险或者降低融资成本.在目前人民币汇率看涨的情况下,该类产品大致有4种做法:一是以人民币存单作为抵押,向银行借入外币,再以远期购汇的方式锁定汇率,从而套取利润,这种做法的作用仅限于套利,与风险防范无关.二是以人民币存单作为抵押,向银行借入外币,但不进行远期汇率的买卖以锁定汇率,这类产品是纯粹的避免汇率风险,其风险大小为外币贷款与人民币存款之间的利差.这种方式主要用于出口结汇货款的汇率锁定,有时候得到的结果要优于银行的远期结汇.三是直接向银行申请外币贸易融资,在人民币远期汇率看涨的前提下,再向银行购买远期购汇产品,从而降低了实际融资成本.四是向银行申请外币贸易融资,但不购买远期购汇产品锁定汇率,这类产品的优点是在解决汇率问题的同时也解决了资金问题.