本站原创【摘 要 】在人员信息组织中,人事档案管理是其重要载体,而且在人力资源管理中,人事档案管理是其重要组成部分.妥善的人事档案管理可以促进开发与使用企业人力资源,如果人事档案管理无法与人力资源管理趋势相适应,那么就会对人力资源管理产生负面影响.本文运用一分为二的辩证法对人力资源管理中人事档案管理的重要性进行阐述,提出相关对现阶段人事档案管理予以完善的对策,发挥人事档案管理应有的作用,提高人力资源管理能力.
【关 键 词 】人事档案 管理 人力资源
一、人力资源管理和人事档案管理
所谓人力资源管理,其实就是结合一定物力的人力,通过科学措施进行合理培训、组织以及调配,确保物力、人力可以保持在最佳比例状态,并运用对人思想、心理以及行为等进行控制、协调以及引导,充分发挥人的主观能动性,做到人尽其才、事得其人、人事相宜,最终实现组织目标.从根本上说,人力资源管理的中心是“人”.所谓人事档案管理,其实就是国家机构与社会组织等在进行相关人事活动中逐渐形成,以此反映与记述德才能绩、个人经历及工作表现等材料.人事档案管理具有真实性、动态性、现实性以及机密性等特点,是历史的、全面地对人才进行考察与了解,对人才进行正确选拔与任用的重要依据.就某种意义而言,人力资源管理与人事资源管理具有隶属关系,在企业人力资源管理中,人事档案管理时期重要环节,同时也是对个人进行全面考察的重要依据,同时也是合理管理人才的重要措施.所以要想对人力资源管理进行合理配置,最大限度地使人力资源管理价值得以实现,就一定要对人事档案管理予以完善.人力资源管理的基础是人事档案中的有效信息.因此,人事档案管理质量直接影响着人力资源管理的有效性.
二、人力资源管理中人事档案管理的重要性
在人力资源管理中,人事档案所提供的信息是其识、选、用人才的依据,所以,人力资源管理和人事档案管理关系非常密切.
(一)为开发人力资源提供可靠、真实的数据与信息
通过相关人事档案能够对员工人生轨迹进行动态分析,掌握员工过去与现在,并对员工发展潜力进行预测.人事档案能够将具有价值的相关信息提供给企业,帮助企业及时挖掘人才,防止对人才的埋没与压制,虽然作用各异、类型不同,然而,如果有利于发挥系统功能,则为有用人才.利用人事档案中的相关信息,可以做到人才使用时的扬长避短,充分发挥人才效力.
(二)有利于合理配置人力资源
通过人事档案能够对员工信息进行深入性了解,进而科学管理企业员工.人事管理有效性能够实现人力资源信息共享,企业中配置资源时,依照人才不同的特点与能力,做到因事择人,以人治事,使人才优势得到充分发挥,在各系统、部门以及组织中促进人才有序、合理流动,最终促进企业发展.
(三)更规范、科学地预测人力资源需求
企业组织内部是影响人力资源需求的主要因素,有效分析人力资源档案有助于企业对人才需求进行及时了解,最终对人才资源计划予以合理制定.
三、不善的人事档案管理对人力资源管理的负面影响
(一)档案材料虚假性不利于合理配置人力资源
真实性是档案的基本特质,若档案缺乏真实性,那么人事档案就会不具备利用价值.由于信息缺乏对称性,导致档案频频出现失真的个人信息现象.像假年龄、假学历以及假工龄等等.这些虚假信息会导致人事部门无法对企业职工做正确评估,无法正确制定企业人员补充计划、配置计划、退休及解聘计划等相关工作.
(二)人事档案内容雷同、分散,导致人力资源效力的降低
企业人事档案一定要对员工真实面貌进行历史、全面以及客观反映,但是,目前很多人事档案内容抽象、资料单一,不能体现个性化,此现象导致企业在对人才的选用上缺乏一定参考价值,对企业员工正常晋升与选拔产生直接性影响,不仅会挫伤员工工作积极性,而且还会造成企业经济损失.
(三)落后的档案材料管理,缺乏时效性,阻碍人力资源管理效率
陈旧的人事档案材料都属于记录当事人历史的重要依据,因为不会对已置于人事档案的相关员工材料进行二次审核,而且最新的档案也属于程式化,对近期反映员工工作的档案又很少,所以人力资源管理部门无法从中获取有价值的企业信息.而且随着不断流动的企业人员,对企业进行个人档案的查阅带来不便,造成时间与人力的浪费,从而降低企业工作效率.
四、对人事档案管理予以完善,服务于现代人力资源管理
优化人事档案管理,加强企业人事档案的真实性与动态性.在管理企业人事档案活动中,企业需要及时改革与新情况、新形势不相适应的规章制度,构建与新形势相适应的、新德、更科学与合理的人事档案管理机制,确保人事档案管理的制度化与法律化.对档案材料登记与传递机制予以构建与完善.人事档案内容一定要重视动静结合、横纵结合,便于人力资源管理部门可以准确、及时了解员工实际情况.提高档案管理工作者素质.提高人事档案管理工作者素质是将人事档案管理工作做好的重要举措.人事档案管理需要工作人员一定要具备较高工作素质、良好职业道德及严格企业组织纪律,所以,一定要加强档案管理人员的业务素质与思想建设,不断拓宽其知识领域,保证档案管理人员可以不断适应更高要求、更新的管理档案工作.
五、结语
人事档案是一个组织或者企业对人才进行了解、考察以及合理使用的重要依据,企业基本的人事档案特性对企业人力资源管理具有决定性作用.真实、规范以及健全的人事档案管理对企业建立和开发人力资源具有重要意义.所以,一定要对人事档案管理作用进行充分发挥,最终促进企业人力资源和谐、健康发展.